Qontak WhatsApp

Whatsapp untuk Customer Service Lebih Baik

WhatsApp-untuk-customer-service

Bagaimana cara membangun Whatsapp untuk Customer Service?

Pelayanan terhadap pelanggan atau customer service merupakan hal yang sangat penting dalam bisnis. Tanpa pelanggan tidak akan terjadi penjualan. Salah satu platform yang diminati untuk customer service saat ini adalah WhatsApp (WA).

Berikut cara menmbangun WhatsApp (WA) untuk customer service:

Pada artikel sebelumnya kita telah mempelajari apa itu Whatsapp Business API, fitur, dan dasar-dasar lainnya. Pada artikel ini mari pelajari bagaimana Whatsapp dapat digunakan sebagai alat untuk membantu CS di perusahaan Anda.


Apa itu Whatsapp (WA) untuk Customer Service?

WhatsApp untuk customer service adalah penggunaan platform WA sebagai media layanan pelanggan. Seperti yang diketahui, Whatsapp mengeluarkan versi khusus untuk bisnis yang dinamakan Whatsapp for Business. Versi ini digunakan oleh bisnis untuk mempermudah interaksi dengan pelanggan.

Terdapat dua jenis Whatsapp for Business, yaitu Whatsapp Business biasa dan Whatsapp Business Official. Pada artikel ini kami akan secara khusus membahas mengenai Whatsapp Business Official atau Whatsapp API.

Whatsapp Business Official merupakan integrasi dari Whatsapp Business Official atau Whatsapp Business API dengan sistem CRM Sales, dan sistem Customer Service untuk mengembangkan dan mengotomatisasi bisnis Anda. Whatsapp Business API dapat digunakan oleh berbagai jenis bisnis untuk meningkatkan komunikasi dengan pelanggan di seluruh dunia.

Perbedaan WhatsApp Busniess Biasa dan WhatsApp Business API

WhatsApp Business

WhatsApp Business API

Profil Bisnis Ya Ya
Template Pesan Ya Ya
Jumlah Agen hingga 2 agen CS / 1 nomor multiple agen (lebih dari 2) dalam 1 nomor
Manajemen Basis Data Pelanggan dan Obrolan Ya
Pesan Keluar Massal Ya
Laporan Kinerja Ya
Tanda Centang Hijau Resmi Ya
Integrasi CRM Ya

Apa saja yang bisa dilakukan Whatsapp untuk customer service?

Whatsapp API membantu bisnis untuk berkomunikasi dengan calon klien, pelanggan, dan karyawan. Integrasi Whatsapp dengan sistem CRM akan mempermudah pengelolaan dalam mengirimkan notifikasi dan mengatasi customer service, di antaranya yaitu:

  • Memudahkan pelanggan untuk berinteraksi dengan bisnis. Pelanggan dapat memulai percakapan dan meminta bantuan terkait detail pembelian, update pengiriman, dll
  • Meningkatkan respon terhadap keluhan pelanggan
  • Sistem CRM memungkinkan agen CS untuk mengirimkan Outbond Whatsapp Message
  • Adanya chatbot sebagai autoresponder untuk menjawab FAQ dan memberikan informasi umum lainnya
  • Mempermudah melacak transaksi pembelian dan pemesanan yang terintegrasi dengan aplikasi CRM
  • Software CRM memungkinkan agen CS untuk membuat invoice pembelian dan detail bill hanya dengan 1 klik
  • Mengirimkan reminder atau pengingat terkait pembayaran maupun event/promo terbaru
  • Semua database pelanggan (nama, nomor telepon, pesanan) akan disimpan dalam satu platform yang mempermudah manajemen untuk menggunakan database tersebut dalam strategi marketing. (Baca: 5 Metode CRM untuk Meningkatkan Marketing Anda)

Saya Mau Coba Gratis Qontak.com Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak.com Sekarang!


Bagaimana Cara Kerja Whatsapp untuk Customer Service?

Untuk mengetahui bagaimana menggunakan Whatsapp untuk customer service, mari pelajari bagaimana alur Whatsapp Official Business dalam menerima dan mengirim pesan serta integrasinya dengan sistem CRM.

1. Pesan Masuk

Pesan masuk dari pelanggan akan dibedakan menjadi 4 kategori sebelum diproses, yakni: Customer service, FAQ (frequently asked questions), Inquiry billing/history, Tracking. Setelah sistem memilah pesan tersebut akan diproses seperti dibawah ini:

  • Pesan Whatsapp pelanggan masuk ke panel obrolan multi CS, kemudian diterima oleh agen CS yang sedang bertugas
  • Percakapan berlangsung antara agen CS yang ditugaskan dengan pelanggan
  • Database profil pelanggan dan riwayat obrolan akan disimpan dalam sistem CRM untuk pemantauan dan pengelolaan data

WhatsApp-Cutomer-Service-Cara-Kerja-Pesan-Masuk

2. Pesan Keluar

Pesan keluar yang dikirimkan oleh tim customer service dapat berupa faktur (invoice), Pengingat, Notifikasi, OTP dan Konfirmasi. Sementara untuk proses pengiriman pesan customer service WA sebagai berikut:

  • Pesan keluar akan dikirim dari Sistem CRM ke Whatsapp pelanggan. Satu pesan keluar dapat dikirim ke banyak pelanggan tanpa batas
  • Pesan terkirim akan ditampilkan juga di panel obrolan multi CS

WhatsApp-Cutomer-Service-Cara-Kerja-Pesan-Keluar

Seperti telah dijelaskan pada artikel sebelumnya, terdapat 2 jenis pesan yang dapat dilakukan pada Whatsapp Business Official atau Whatsapp Business API: Message Template dan Session Message. Dalam mengirim pesan keluar, Anda dilarang untuk mengirim pesan yang berisi promosi/campaign.


Bagaimana Cara Memperoleh WhatsApp untuk Customer Service?

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, customer service WA bisa didapatkan melalui WhatsApp Business API. Sementara untuk tahapannya bisa mengikuti langkah-langkah dibawah ini:

Step 1. Bergabung dengan Official Business Partner (BSP)

Langkah-1-Cara-Mendapatkan-WhatsApp-untuk-Customer-Service

Pertama Anda perlu bermitra dengan BSP terbaik di Indonesia yaitu Qontak.com. Tahapan ini merupakan syarat wajib sebelum mulai menggunakan WA sebagai customer service. Setelah bergabung, Qontak.com akan membantu Anda untuk mengoperasikan customer service WA.

Step 2. Aktifkan Facebook Business Manager

Langkah-2-Cara-Mendapatkan-WhatsApp-untuk-Customer-Service

Selanjutnya Anda perlu mengaktifkan  Facebook Business Manager cukup menggunakan akun Facebook Messenger Anda. Setelah itu ajukan verifikasi ke pihak Facebook untuk mendapatkan WhatsApp API Business.Persyaratannya Anda perlu menyiapkan beberapa hal seperti

  • Nama bisnis,
  • URL website bisnis,
  • E–mail resmi bisnis,
  • Izin SIUP/NIB/NPWP bisnis

Namun, proses ini cukup sulit dan memakan waktu lama. Terlebih tidak semua akun yang diajukan disetujui oleh Facebook. Untuk mempermudah, Anda bisa meminta bantuan Qontak.com.

Step 3. Gunakan Customer Service WA

Langkah-3-Cara-Mendapatkan-WhatsApp-untuk-Customer-Service

Terakhir, akun WA yang berhasil diverifikasi akan memunculkan centang hijau di samping nama bisnis (masking). Nama bisnis akan otomatis muncul meski pelanggan tidak menyimpan kontak bisnis Anda. Hal ini membuktikan akun resmi, sehingga dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan pada brand Anda. Dengan begitu Anda dapat mulai menggunakan WhatsApp sebagai media customer service.

Jika Anda mengalami kesulitan, maka tim dari Qontak.com siap untuk membantu Anda. Informasi yang lebih lengkap tentang WhatsApp API, fitur-fiturnya, proses pendaftarannya, serta pelayanan yang akan Anda dapatkan dari Qontak.com, dapat dibaca disini.

Saya Mau Coba Gratis Qontak.com Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak.com Sekarang!


Gunakan WhatsApp untuk Customer Service Anda Sekarang!

Whatsapp Business Official atau Whatsapp API dapat melakukan banyak hal untuk membantu bisnis dalam menangani customer service. Membangun Whatsapp untuk customer service dapat meningkatkan layanan terhadap pelanggan sehingga menciptakan kepuasan dan loyalitas pelanggan. Dengan demikian, Anda dapat mempertahankan pelanggan (customer retention) yang akan berujung pada meningkatnya penjualan.

Tidak banyak perusahaan di Indonesia yang memiliki lisensi Whatsapp Official Business Partner. Selain itu, salah satu kekhawatiran bisnis adalah dari segi biaya. Walaupun ada cara tertentu seperti menggunakan WhatsApp Business API, hal ini akan berisiko pada perusahaan.

Salah satu Whatsapp Business API Indonesia yang paling banyak digunakan dan sudah terjamin adalah Qontak.com. Qontak.com dapat memberikan solusi Whatsapp, Sales, dan CRM terlengkap untuk mengembangkan dan mengotomatisasi bisnis Anda. Segera hubungi kami untuk konsultasi bisnis Anda lebih lanjut.

Hubungi Qontak.com sekarang atau dengan mengisi form COBA GRATIS di bawah ini:

You may also like

By