WhatsApp Ticketing System untuk Bisnis di Indonesia

WhatsApp ticketing system meningkatkan pelayanan pelanggan terutama pelanggan yang berasal dari aplikasi obrolan WhatsApp. Sangat penting bagi sebuah bisnis untuk memiliki WhatsApp support system untuk tiket ini karena jumlah pengguna WhatsApp yang terus bertambah hingga saat ini, seperti yang dilansir oleh Liputan6.com.

Dengan menggunakan sistem tiket WhatsApp, bisnis Anda dapat menjangkau dan melayani lebih banyak pelanggan yang datang melalui WhatsApp. Untuk itu, kenali terlebih dulu semua hal yang berkaitan dengan WhatsApp support system berikut ini.

Apa Itu WhatsApp Ticketing System?

WhatsApp ticketing system adalah sebuah sistem yang dapat mengenali serta memisahkan jenis permintaan pelanggan yang berasal dari WA untuk kemudian diubah menjadi tiket. Sistem ini digunakan untuk meningkatkan layanan dan kepuasan pelanggan (customer service).

Dalam hal ini kami merujuk pada sebuah sistem yang dapat terintegrasi dengan WhatsApp, yaitu sistem Omnichannel CRM. Inilah yang menjadi salah satu alasan perlunya menerapkan aplikasi CRM pada sebuah bisnis atau perusahaan.

Integrasi WhatsApp dengan CRM ini memungkinkan sistem untuk melacak dan mengelola tiket masuk yang berasal dari WhatsApp dengan lebih baik. Dengan demikian, aplikasi CRM terintegrasi WhatsApp ticketing system dapat membantu tim customer service untuk berkomunikasi dan menyelesaikan permintaan atau keluhan pelanggan lebih efektif dan efisien.

Apa Fungsi dan Manfaat WhatsApp Ticketing System?

WhatsApp support system memiliki beberapa fungsi dan manfaat bagi bisnis Anda, di antaranya adalah sebagai berikut:

• Semua jenis interaksi pelanggan (pertanyaan, permintaan atau keluhan pelanggan) yang berasal dari saluran obrolan WhatsApp secara otomatis dapat diubah menjadi tiket yang telah terfilter berdasarkan jenisnya.
• Aplikasi CRM terintegrasi WhatsApp ticketing system ini memungkinkan adanya pengelolaan tiket dalam satu platform sehingga tidak perlu berpindah aplikasi.
• Karena adanya integrasi WhatsApp dengan CRM, maka tiket yang masuk dapat dengan mudah diserahkan atau didelegasikan kepada tim support yang berkompeten menanganinya.
• Tim support dapat mengetahui adanya tiket baru yang masuk dalam sistem karena adanya fitur untuk memunculkan notifikasi.
• Integrasi WhatsApp dengan CRM juga memungkinkan pengguna untuk mengetahui segala informasi yang berkaitan dengan status tiket pelanggan dengan jelas, sehingga dipastikan tidak ada tiket yang terlewatkan.

Baca Juga: Top 19 Aplikasi CRM Terbaik 2023

Bagaimana Cara Kerja WhatsApp Ticketing System?

Berikut ini merupakan cara kerja WhatsApp ticketing system dalam sebuah bisnis yang jika berjalan dengan baik maka dapat meningkatkan kinerja tim customer service:

– Ticket Category and Filter

Sistem melacak setiap interaksi perusahaan dengan pelanggan, terutama melalui aplikasi obrolan WhatsApp. Interaksi tersebut kemudian dipisahkan berdasarkan jenisnya, apakah pertanyaan, permintaan, keluhan, saran, dan sebagainya.

Tiket juga dipisahkan berdasarkan statusnya, apakah itu tiket yang telah ditanggapi atau belum sehingga tidak ada tiket yang terlewatkan. Sistem juga mengkategorikan tiket berdasarkan urgensinya, yaitu harus segera ditangani atau tidak sesuai skala prioritas.

– Support System

Integrasi WhatsApp dengan CRM bertujuan untuk membangun support system sehingga terdapat sebuah otomatisasi untuk penelusuran, FAQ, dan sebagainya yang memungkinkan pelanggan untuk memperoleh informasi yang relevan sesuai kebutuhannya secara mandiri.

– Pengelolaan Data

Aplikasi CRM terintegrasi dengan WhatsApp support system mengelola data yang berhubungan dengan pelanggan, seperti: kontak, informasi atau riwayat layanan, serta produk dan jasa yang pelanggan butuhkan.

– Customer Satisfaction Survey

Sistem akan secara otomatis melakukan survei terkait kepuasan pelanggan terhadap layanan pelanggan yang mereka dapatkan. Survei ini penting dilakukan untuk perbaikan tingkat layanan pelanggan di masa yang akan datang.

– Ticketing Team

Akan lebih baik jika Anda membentuk tim khusus yang menangani tiket yang berasal dari integrasi WhatsApp. Hal tersebut akan membantu tim Anda untuk lebih fokus dalam bekerja.

– Service Level Agreement

SLA atau Perjanjian Tingkat Layanan membantu penggunanya untuk menetapkan target serta mengukur kinerja agen customer service.

Siapa yang Membutuhkan WhatsApp Ticketing System?

Berikut ini ialah siapa saja yang membutuhkan WhatsApp support system, yaitu:

• Bisnis atau perusahaan yang telah memiliki banyak pelanggan.
• Perusahaan atau bisnis yang mengalami kesulitan dalam mengelola dan merespon pertanyaan, permintaan atau keluhan dari pelanggan.
• Pelaku bisnis yang menggunakan saluran obrolan WhatsApp Business sebagai media komunikasi dengan pelanggannya.

Bagaimana Cara Mendapatkan WhatsApp Ticketing System di Indonesia?

Kami telah menyebutkan siapa saja atau kondisi apa saja yang memerlukan aplikasi CRM terintegrasi WhatsApp support system, apakah Anda merupakan salah satunya? Jika ya, itu tandanya Anda harus memiliki WhatsApp support system.

Bagaimana langkah-langkahnya?

1. Dapatkan WhatsApp Business API melalui Qontak.com sebagai Business Solution Provider
2. Lakukan Verifikasi Bisnis pada Facebook Business Manager
3. Aktifkan Nomor WhatsApp dan Lengkapi Profil Bisnis Anda
4. Request Integrasi WhatsApp dengan CRM
5. Gunakan WhatsApp ticketing system!

Mengapa harus Qontak.com? Inilah beberapa alasannya:

• Qontak.com menyediakan aplikasi CRM yang bersifat Omnichannel sehingga pengguna dapat melakukan integrasi WhatsApp.
• Aplikasi CRM Qontak.com memiliki fitur wajib terlengkap di kelasnya dengan harga yang terjangkau.
• Qontak.com juga merupakan Official Business Solution Partner WhatsApp di Indonesia sehingga dapat membantu Anda memperoleh WhatsApp Business APi (WhatsApp API) yang banyak memiliki manfaat bagi bisnis Anda.
• Integrasi WhatsApp dengan CRM Qontak.com dapat dilakukan dengan mudah serta dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

Integrasi WhatsApp Ticketing System dengan CRM Qontak.com

Integrasi WhatsApp ticketing system dengan CRM Qontak.com dapat meningkatkan dan memaksimalkan kinerja tim customer service dalam menanggapi tiket pelanggan dengan lebih efisien. Fitur CRM Qontak.com yang mendukung ticketing system adalah sebagai berikut:

• Omnichannel memungkinkan para pengguna untuk mengintegrasikan saluran-saluran bisnis yang diperlukan.
• Manajemen SLA membantu pengguna untuk memantau progress pelayanan pelanggan di setiap tahapan.
• Business Intelligence Dashboard yang dapat menampilkan laporan analitik bisnis dalam bentuk Spreadsheet atau grafik yang dapat dipersonalisasi.
• Drag and Drop yang membantu pengguna untuk menyelesaikan dan mengkategorikan tiket di sepanjang pipeline.
• Eskalasi dan Pengingat yang membantu pengguna dalam menetapkan poin eskalasi untuk dilanjutkan pada tahap kesepakatan (closing deal).
• Integrasi ChatBot yang memungkinkan pelanggan untuk menerima dan menanggapi pesan dan tiket dari WhatsApp secara otomatis sehingga pesan dapat ditanggapi dengan cepat.