Qontak WhatsApp

WhatsApp Multi Agent: Begini Cara Kerjanya

Apakah Bisa Satu Akun WhatsApp Digunakan Multi Agent? Bagaimana Caranya?

Saat ini WhatsApp menjadi media termudah untuk bisnis berkomunikasi dengan pelanggan. Namun penggunaan akun untuk satu admin tidak efektif lagi, terutama untuk bisnis dengan traffic penjualan dan customer service yang ramai. WhatsApp multi agent menjadi solusi tepat, dimana satu akun WA API dapat digunakan banyak admin sekaligus.

Cara membuat WhatsApp multi agent melayani pelanggan Anda, seperti berikut:

  1. Buat akun Facebook Business Manager
  2. Mendaftar Business Solution Provider (BSP) terbaik (Qontak.com)
  3. Pilih nomor WhatsApp API
  4. WhatsApp Multi Agent Siap Digunakan

Cara menggunakan WhatsApp Multi Agent


Apa yang Dimaksud dengan WhatsApp Multi Agent?

WhatsApp multi agent adalah satu akun WhatsApp Business API dapat diakses oleh banyak admin dalam waktu bersamaan. Bisnis diizinkan untuk menambahkan agen tanpa batas untuk mengelola akun mereka. Berbeda dengan versi WhatsApp Business sebelumnya yang hanya membatasi 2 admin.

Fitur WhatsApp multi user ini banyak dicari bisnis sebagai helpdesk online untuk merespon pelanggan lebih cepat. Hal ini membuat bisnis fokus melayani pelanggan yang masuk dari satu nomor, banyaknya jumlah admin yang ditambahkan membuat waktu respon lebih cepat. Dengan begitu ada lagi tumpang tindih permintaan pelanggan sama yang menghubungi ke nomor bisnis berbeda atau pelanggan yang terabaikan karena slow respon.

Perbedaan WhatsApp Business dan WhatsApp Business API

WhatsApp Business

WhatsApp Business API

Profil Bisnis Ya Ya
Template Pesan Ya Ya
Jumlah Agen hingga 2 agen CS / 1 nomor multiple agen (lebih dari 2) dalam 1 nomor
Manajemen Basis Data Pelanggan dan Obrolan Ya
Pesan Keluar Massal Ya
Laporan Kinerja Ya
Tanda Centang Hijau Resmi Ya
Integrasi CRM Ya

Apa Keuntungan Bisnis Menggunakan WhatsApp Multi Agent?

Penggunaan WhatsApp multi device akan membantu bisnis melayani lebih cepat. Dengan banyaknya admin yang tersedia, semakin banyak juga permintaaan pelanggan yang terselesaikan tanpa menunggu waktu lama.

Selain itu masih banyak keuntungan yang akan bisnis dapatkan setelah menggunakan WhatsApp multi agent, diantaranya:

– Mempercepat Layanan Pelanggan

WhatsApp multi user sangat cocok digunakan bisnis yang memiliki banyak pelanggan. Mereka diizinkan menambahkan agen CS tak terbatas, sehingga dapat merespon pelanggan lebih cepat. Tidak ada lagi antrian pelanggan yang menunggu. Pesan yang masuk akan terpusat dalam satu platform secara otomatis, artinya tidak ada tumpang tindih permintaan sama.

– Memantau Permintaan Pelanggan lebih Mudah

WhatsApp multi device hanya menggunakan satu nomor bisnis. Artinya semua pesan yang masuk akan terkumpul pada platform, bisnis akan lebih mudah memantau pesan tersebut. WhatsApp Business API dapat diintegrasikan dengan saluran CS lain seperti call center, email, media sosial dan lainnya. Semua permintaan pelanggan yang masuk akan tersimpan otomatis dan ditampilkan dalam satu dashboard.

– Otomatisasi Database

WhatsApp API multi User dilengkapi fitur otomatisasi yang menyimpan dan mengelola data pelanggan. Data tersebut akan disimpan secara otomatis pada sistem database. Jadi bisnis tidak perlu lagi backup data atau sinkronisasi riwayat percakapan antara satu dengan lainnya.

– Pembagian Tugas Otomatis

WhatsApp multi agent dilengkapi fitur rotator yang dapat membagi tugas CS ke admin secara dan otomatis. Pengaturan alokasi agen dilakukan secara adil sesuai kemampuannya baik secara manual atau otomatis melalui round robin. Dengan begitu tidak ada agen yang kewalahan menangani pesan yang masuk.

Routing Agen tingkat lanjut

Bisnis dapat menyesuaikan routing agen dan percakapan untuk memenuhi kebutuhan manajemen bisnis secara otomatis atau dikustomisasi sesuai kebutuhan mereka. Dengan demikian, pelanggan dapat diarahkan langsung ke bagian yang tepat untuk ditangani.

– Pelaporan Analitik

WhatsApp Business multi user mencatat data seperti riwayat percakapan, waktu respon agen dan lainnya otomatis dan real time. Data tersebut akan dilaporkan dalam dashboard interaktif. Dengan begitu mempermudah bisnis untuk menghitung KPI customer service, kinerja tiap agen dan menyusun strategi meningkatkan percakapan lebih baik.

– Integrasi dengan Aplikasi lain

WhatsApp Business multiple agents dapat diintegrasikan dengan aplikasi chatting populer lainnya, seperti Telegram, Line dan Facebook Messenger. Hal ini membantu bisnis menciptakan interaksi yang mulus dengan pelanggan. Seluruh percakapan keduanya dapat dilihat pada dashboard interaktif yang saling terhubung.


Bagaimana Cara Mendapatkan WhatsApp Multi Agent?

Cara membuat WhatsApp multi agent yang utama adalah dengan menggunakan WhatsApp API (WhatsApp Official Business Account).  Setelah itu Anda akan mendapatkan WhatsApp Business multi user, berikut rincian tahapan yang perlu Anda lakukan:

Step 1. Buat akun Facebook Business Manager

FBM-for-kategori-Whatsapp-Business-API

Mungkin Anda tidak asing dengan FB Ads atau IG Ads. Artinya Anda juga tahu mengenai Facebook Business Manager. Bisnis harus memiliki akun Facebook Business Manager untuk dapat menggunakan FB Ads, IG Ads, juga WA API. Kemudian akun Facebook Business Manager Anda harus diajukan verifikasi ke Facebook.

Proses ini cukup sulit dan memakan banyak waktu. Untuk mempermudah, Anda dapat meminta bantuan official partner WhatsApp API seperti Qontak.com.

Step 2. Mendaftar Business Solution Provider (BSP) terbaik (Qontak.com)

WhatsApp-Multi-Agents-BSP-qontak

Bermitra dengan BSP sebagai WhatsApp Official Business Partner wajib bagi Anda yang ingin menggunakan API WhatsApp. Salah satu BSP terbaik di Indonesia adalah Qontak.com.

Qontak.com akan membantu Anda memperoleh centang hijau WhatsApp dengan mudah. Selanjutnya, mitra resmi tersebut akan membantu mengajukan permohonan untuk WA API berlisensi yang dapat diintegrasikan dengan teknologi apa pun.

Saya Mau Coba Gratis Qontak.com Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak.com Sekarang!

Step 3. Pilih nomor WhatsApp API

Aktifkan-Nomor-untuk-WhatsApp-Business-Multiple-Users

Setelah memilih BSP, Anda cukup memberikan nomor WhatsApp yang Anda ingin jadikan untuk WhatsApp API. Nomor ini bisa merupakan nomor baru atau nomor WhatsApp existing.

Selanjutnya, Anda perlu melengkapi profil bisnis. Isi profil tersebut dengan informasi penting seperti jam operasional, alamat, katalog, website dan lainnya. Informasi profil ini bisa menjadi branding.

Step 4. WhatsApp Multi Agent Siap Digunakan

whatsapp-multi-agen-qontak

Setelah selesai mengikuti tahapan diatas, artinya Anda sudah memiliki akun WhatsApp. Anda bisa menambahkan banyak agen yang mengelola akun tersebut dan mulai melayani pelanggan.


Bagaimana Melakukan Pengaturan Agent dalam WhatsApp Multi Agent?

Setelah memiliki WhatsApp Business API melalui Qontak.com, Anda bisa menambahkan lebih dari satu agen sesuai kebutuhan bisnis untuk mengoperasikannya. Sehingga Anda dapat berkomunikasi dengan konsumen Anda berjalan secara optimal.

Cara menggunakan WhatsApp multi agent secara bersamaan adalah sebagai berikut:

1. Login Melalui Chat Panel Qontak.com

login-panel-Qontak

Anda akan diberikan credentials untuk login di chat panel Qontak.com berupa username dan password. Ada dua jenis credentials yang diberikan untuk agen dan supervisor. Semua credentials dapat digunakan secara bersamaan pada berbagai device.

Tampilan menu setelah login antara agen dan supervisor akan berbeda. Agen hanya diizinkan untuk membalas pesan yang masuk sedangkan supervisior dapat memantau pesan masuk serta melakukan beberapa pengaturan.

Saya Mau Coba Gratis Qontak.com Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak.com Sekarang!

2. Setting Chat Assignment

WhatsApp-Multi-Agent-chat-assignment

Atur chat assignment (penerima pesan) yang dapat ditemukan pada login supervisor. Agen bisa mengubah status online dari bagian atas panel. Status ini akan digunakan untuk menjalankan fungsi Auto Agent Allocation atau Custom Agent Allocation.

3. Atur Template Pesan, Balasan Otomatis dan Jam Kerja Agen

WhatsApp-Multi-Agent-Atur-Template-pesan

Supervisior dapat menciptakan sistem kerja lebih efektif dan efisien dengan mengatur template pesan dan balasan otomatis. Dengan begitu agen tidak perlu menulis ulang jawaban yang sama.

4. Login Melalui Aplikasi Qontak Chat Mobile

WhatsApp-Multi-Agent-moblie-phone

Saat Anda berada diluar kantor, Anda tetap bisa menggunakan smartphone. Caranya adalah unduh aplikasi Qontak Chat di Appstore atau Playstore. Setelah itu login menggunakan credentials yang diberikan sebelumnya.

5. Mengatur Pengambilan dan Pengiriman Pesan

Uji-Coba-WhatsApp-Multi-Agent

Semua pesan masuk akan tampil di menu inbox pada barisan pertama halaman menu. Semua pengguna akan mendapatkan notification saat mengaktifkan fitur Allow Notification. Manajer dapat memilih akan membalas pesan, menginterupsi pesan, atau memilih chat room yang ingin dibaca atau dibalas.

Setelah memilih chat room dan mendapat pesan, pengguna dapat mengirimkan file yang diminta atau sesuai dengan pertanyaan konsumen, seperti foto, video, atau file dalam format lainnya. Manajer dapat menambahkan atau mengeluarkan agen ke dalam chat room yang sama. Beda halnya dengan agen, mereka hanya dapat memberikan pesan ke sesama agen.

Apabila percakapan telah diselesaikan, maka agen dapat menutup sesi percakapan tersebut dengan menekan tombol Resolve. Pesan yang telah berakhir ini tidak dapat diedit kembali atau diteruskan kembali walaupun sesi belum berakhir (expired) dan langsung tersimpan dalam menu Resolved.

Baca juga: Cara Menggunakan WhatsApp Business Multiple Users


Apakah WhatsApp Multi Agent dapat Berfungsi sebagai Customer service?

Ya, WhatsApp multi agents dapat dimanfaatkan untuk melayani pelanggan dengan berbagai kebutuhan, seperti ticketing customer service, mengingatkan dan konfirmasi pembayaran, OTP, melacak pembelian dan pengiriman serta notifikasi lainnya. Hal ini sangat membantu customer service dalam melayani pelanggan.

Pelanggan tidak perlu bingung untuk menghubungi bisnis karena hanya tersedia satu nomor bisnis. Melalui WhatsApp juga Anda untuk berbagi file multimedia, audio dan dokumen, memperkaya permintaan bantuan dengan informasi yang berguna untuk memecahkan masalah pelanggan.

Apabila interaksi kedua terjadi dengan pengguna yang sama dan agen tidak lagi tersedia, algoritma akan menetapkan ulang obrolan ke agen online pertama yang tersedia. Selain itu juga ada sistem balasan otomatis, yang akan mengirim pesan selamat datang otomatis dan pesan penutup, yang dapat dikirim setelah waktu yang telah ditentukan (jangka waktu 24 jam).


Miliki WhatsApp Multi Agent Sekarang Juga!

WhatsApp multi agent hanya dapat dimiliki melalui WhatsApp Business API. Setelah itu satu nomor WhatsApp API dapat digunakan oleh banyak admin dalam waktu bersamaan. Untuk dapat memanfaatkan WhatsApp multi users, Anda perlu bermitra dengan partner resmi WhatsApp Indonesia seperti Qontak.com.

Qontak.com akan membantu Anda mendapatkan WhatsApp API yang terkoneksi dengan sistem Omnichannel CRM. Hal ini akan menghubungkan WhatsApp dengan sistem bisnis Anda dan aplikasi lainnya. Dengan begitu memudahkan Anda dalam mengelola customer service.

Hubungi Qontak.com sekarang atau dengan mengisi form COBA GRATIS di samping kanan!

Tonton Video ini untuk mempelajari WhatsApp Multi Agent lebih lanjut:

 

 

0 comments

By