Qontak WhatsApp

WhatsApp Auto Reply: 5 Cara Balas Pesan Otomatis

Whatsapp-Auto-Reply-5-Cara-Balas-Pesan-Otomatis

WhatsApp Auto Reply Membalas Pesan secara Otomatis, Begini Cara Menggunakannya!

WhatsApp auto reply memungkinkan Anda membalas pesan pelanggan secara otomatis setiap saat berkat hadirnya chatbot pada API WhatsApp. Dengan chatbot API, Anda dapat mengatur dan mengotomatiskan jawaban atas pertanyaan yang paling sering diajukan. Jika Bot tidak dapat menjawab pertanyaan yang diajukan, maka agen Anda dapat melanjutkan percakapan serta memberikan jawaban yang dibutuhkan. Pelajarilah beberapa hal dibawah ini agar Anda dapat memanfaatkan fitur WhatsApp Business API ini dengan baik.

5 cara membalas pesan menggunakan WhatsApp auto reply pada WhatsApp Business API:

Step 1. Daftarkan bisnis Anda ke Facebook Business Manager

Step 2. Bermitra dengan BSP resmi seperti Qontak.com

Step 3. Aktifkan nomor dan lengkapi profil WA Anda

Step 4. Masuk ke chat panel Qontak.com

Step 5. Pilih opsi Settings untuk mengatur sistem auto reply dan template

Cara Menggunakan WhatsApp Auto Reply


Apa Itu WhatsApp Auto Reply?

WhatsApp auto reply adalah sebuah fitur pada WhatsApp Business yang digunakan untuk menjawab pesan masuk secara otomatis. Contoh auto reply WhatsApp Business yaitu seperti greeting message, harga produk, membantu transaksi, memberikan gambar produk, dan lainnya. Alur percakapan atau balasan auto reply dapat diatur atau didesain sesuai kebutuhan bisnis.

Chat template atau contoh auto reply WhatsApp Business disiapkan dengan membuat teks balasan yang sering ditanyakan melalui fitur Quick Replies. Sementara apabila pertanyaan tidak dapat dijawab, Anda dapat meneruskannya ke tim CS melalui fitur WA rotator.

WhatsApp Auto Reply Agen Rotating

Selain itu, bisnis juga dapat mengatur jawaban pesan otomatis saat sedang tidak beroperasi melalui fitur Away Message. Fitur tersebut akan otomatis mengirim pesan pemberitahuan bahwa tim CS tidak tersedia, dan akan menghubungi mereka setelah aktif kembali.

Bot-Whatsapp-Auto-Reply


Siapa yang Membutuhkan WhatsApp Auto Reply?

WhatsApp Auto Reply Pebisnis Online

WhatsApp auto reply sangat dibutuhkan oleh para pelaku bisnis yang menggunakan aplikasi WhatsApp sebagai media komunikasinya dengan para pelanggan. Fitur WhatsApp ini memang lebih dibutuhkan oleh para pelaku bisnis bisnis online, namun tidak menutup kemungkinan jika fitur ini juga dibutuhkan oleh para pelaku bisnis offline yang juga menggunakan WhatsApp untuk melayani pertanyaan pelanggannya. Tidak ada batasan untuk bidang usaha atau industri yang digeluti, semua bidang usaha yang dijalankan melalui WhatsApp dapat membutuhkan fitur ini.


Bagaimana Cara WhatsApp Auto Reply Bekerja?

Sistem WhatsApp auto reply bekerja secara otomatis mengirimkan pesan berupa balasan sederhana dari pertanyaan yang diajukan pelanggan. Jawaban tersebut berdasarkan dari chat template yang telah dibuat oleh Anda sebelumnya.

Terdapat 3 macam pola yang digunakan pada WhatsApp auto reply, yaitu:

– Penyesuaian Kata Kunci

WhatsApp Auto Reply Kata Kunci Pesan

Sebelum memberikan jawaban, Fitur ini akan memindai kata kunci yang dimasukan oleh pengguna. Setelah terdeteksi akan direspon dengan jawaban yang paling sesuai atau mirip dengan kata kunci yang digunakan  pelanggan. Apabila kata kunci tersebut tidak ditemukan, maka sistem auto reply tidak dapat memberikan jawaban yang sesuai.

– Pemberian Opsi Jawaban

WhatsApp Auto Reply Opsi Jawaban

Autoresponder WhatsApp juga menyediakan opsi pertanyaan di awal percakapan yang dapat dipilih langsung oleh prospek. Auto reply hanya dapat memberikan jawaban setelah pelanggan memilih opsi pertanyaan yang telah disediakan oleh sistem. Apabila pertanyaan yang diajukan prospek/pelanggan tidak terdapat pada opsi yang disediakan, maka prospek/pelanggan tersebut akan diarahkan untuk menghubungi call center.

– Kontekstual

WhatsApp Auto Reply Pesan Kontekstual

Pola terakhir ini membutuhkan perencanaan yang strategis dan terarah, supaya dapat membalas pesan menggunakan bahasa layaknya manusia. Auto reply membutuhkan database yang cukup besar untuk dapat menjawab segala bentuk pertanyaan atau permintaan pelanggan. Caranya adalah dengan mengumpulkan data pelanggan dan transkrip percakapan. Semakin banyak data yang terkumpul, maka kemampuan auto reply merespon semakin berkembang pula.


Siapa yang Dapat Menggunakan WhatsApp Auto Reply?

Fitur ini hanya dapat dimiliki pada WhatsApp Business, baik WhatsApp Business biasa maupun WhatsApp API. Namun WhatsApp auto reply pada WhatsApp API bekerja dengan lebih canggih dan lengkap. Untuk dapat menggunakannya, Anda harus memiliki akun WhatsApp Business API terlebih dahulu melalui BSP resmi WhatsApp. Cara membuat WhatsApp auto reply akan dijelaskan di bawah ini.


Bagaimana Langkah Membuat WhatsApp Auto Reply pada WhatsApp Business API?

Cara membuat WhatsApp auto reply pada WhatsApp API hingga bisa digunakan oleh para pelaku bisnis terbilang cukup mudah. Berikut ini merupakan 5 langkah membuat WhatsApp auto reply pada WhatsApp Business API:

Step 1. Daftarkan bisnis Anda ke Facebook Business Manager

verifikasi-whatsapp-api-auto-reply

Pada langkah ini Anda perlu mempersiapkan beberapa informasi sebagai berikut:

  • Nama bisnis
  • Website
  • E-mail bisnis
  • SIUP/NIB/NPWP

Step 2. Bermitra dengan BSP resmi seperti Qontak.com

auto-reply-whatsapp-business-BSP

BSP atau Business Solution Provider akan mendaftarkan nomor Anda ke WhatsApp untuk mendapatkan API dan membantu Anda dalam setiap proses memiliki akun WA bisnis yang baik. Maka dari itu, Anda perlu memilih vendor atau mitra resmi WhatsApp yang terpercaya dan solutif.

Saya Mau Coba Gratis Qontak Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak Sekarang!

Step 3. Aktifkan nomor dan lengkapi profil WA Anda

Bot-WhatsApp-API-profil

Setelah mendapatkan API, aktifkan satu nomor yang ingin Anda gunakan sebagai nomor bisnis. Nomor ini tidak dapat diganti kembali menjadi nomor WhatsApp biasa. Lengkapi profil dengan mengisi informasi detail bisnis, seperti jam operasional, katalog produk, dan sebagainya.

Sebagai BSP, selanjutnya Qontak.com yang akan bekerja untuk Anda. BSP akan mengajukan centang hijau atau akun verified dan membantu Anda mengintegrasikannya dengan aplikasi CRM atau sistem lainnya yang bisnis Anda sudah gunakan.

Step 4. Masuk ke chat panel Qontak.com

Login-for-Whatsapp-Auto-Reply

Anda akan diberikan kredensial untuk digunakan saat login di chat panel Qontak.com. Tampilan menu milik agen/admin dan supervisor setelah login akan berbeda. Hal ini karena agen hanya akan mampu membalas pesan yang masuk sedangkan supervisor juga dapat memantau pesan masuk serta melakukan beberapa pengaturan.

Step 5. Pilih opsi Settings untuk mengatur sistem auto reply dan template

WhatsApp-Auto-Reply-Templates

Pada tahapan ini, Anda dapat masuk ke opsi ‘Setting‘ di sebelah kiri, kemudian klik opsi ‘Chat‘ seperti yang terlihat pada gambar. Dengan bantuan tim Qontak.com, Anda dapat membangun sistem auto responder, jam kerja, berbagai template, dan juga tags dengan praktis.


Bagaimana Langkah Membuat WhatsApp Auto Reply pada WhatsApp Business Biasa?

Pembuatan auto reply pada WhatsApp Business biasa tidak sama dengan cara membuat auto reply pada WhatsApp API. Untuk memperoleh akunnya, Anda tidak perlu mendaftarkan bisnis Anda melalui mitra resmi WhatsApp, namun dapat langsung mengunduh aplikasinya di Play Store atau App Store.

Setelah Anda memiliki aplikasinya, Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini untuk membuat WhatsApp auto reply, yaitu:

Step 1. Login pada akun WhatsApp Business, buatlah pengaturan

WhatsApp Auto Reply Setelan

Cara login pada akun WhatsApp Business sama seperti cara login pada akun WhatsApp biasa. Setelah login, klik tiga titik pada pojok kanan atas akun WhatsApp Anda lalu pilih opsi “Setelan/Setting”.

Step 2. Klik opsi “Fitur Bisnis” pada Setelan

WhatsApp Auto Reply Fitur Bisnis

Opsi ini memuat beberapa fitur yang dapat Anda manfaatkan untuk keperluan bisnis Anda, seperti: profil bisnis, katalog, fitur perpesanan, label pesan, serta opsi untuk membagikan tautan akun WA bisnis Anda.

Step 3. Edit isi pesan pada “Fitur Perpesanan”

WhatsApp Auto Reply Fitur Perpesanan

Untuk mengaktifkan WhatsApp auto reply, Anda dapat mengedit isi pesan yang ingin Anda kirimkan pada prospek/pelanggan yang menghubungi Anda.

  • Pesan di luar jam kerja

Pesan yang Anda tulis akan dikirimkan kepada orang yang menghubungi diluar jam kerja Anda secara otomatis.

  • Salam

Fitur ini akan menyambut prospek/pelanggan baru secara otomatis.

  • Balas cepat

Anda dapat mengatur dan menyimpan jawaban yang sering ditanyakan kepada Anda sehingga Anda tidak perlu repot mengetik jawaban yang sama untuk setiap pertanyaan sama yang masuk ke akun Anda.

Selain dapat mengatur jadwal pengiriman pesan, Anda juga dapat mengatur siapa saja penerima pesan auto reply pada akun WhatsApp Business Anda. Jika dibandingkan dengan kemampuan auto reply pada WhatsApp Business API, tentu saja kemampuan WhatsApp Business biasa masih kalah jauh. Karena itu, Anda perlu mempertimbangkan lebih lanjut untuk menggunakan WhatsApp Business API agar proses perpesanan pada bisnis Anda dapat berjalan dengan lebih baik.


Bagaimana Cara Menggunakan WhatsApp Auto Reply?

Cara menggunakan autoresponder WhatsApp tidaklah sulit. Meski begitu Anda akan mendapatkan banyak keuntungan terutama dalam peningkatan layanan pelanggan. Berikut ini cara menggunakan autoresponder WhatsApp untuk mengoptimalkan peningkatan bisnis Anda:

  • Melengkapi semua informasi bisnis pada akun WhatsApp Anda seperti nama, merk, Produk/ jasa yang ditawarkan, website, lokasi atau alamat, jam operasional dan lainnya.
  • Rancang semua jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan yang paling sering diajukan oleh pelanggan dalam bentuk FAQ. Hal ini akan memudahkan kerja auto reply dalam memberikan jawaban tepat.
  • Jangan lewatkan fitur berbagi foto, dokumen dan video untuk pelanggan. Fitur ini akan membantu pelanggan lebih mudah memahami informasi/balasan yang disampaikan auto reply. Selain itu fitur ini juga lebih menarik pelanggan untuk mencoba produk/jasa yang ditawarkan.

Saya Mau Coba Gratis Qontak.com Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak.com Sekarang!

 


Mengapa Anda Membutuhkan WhatsApp Auto Reply? Apa Manfaatnya bagi Bisnis Anda?

WA auto reply sangat penting bagi bisnis Anda, terutama dalam meningkatkan bisnis. Alasannya karena bisnis dapat mengirimkan tanggapan secara otomatis kapan pun dibutuhkan pelanggan.

Berikut alasan lainnya bisnis Anda memerlukan auto WhatsApp sender:

– Solusi Layanan Pelanggan 24/7

WhatsApp Auto Reply Pesan diluar jam kerja

WA Business auto reply akan memberikan respon setiap kali pelanggan butuhkan, tanpa dibatasi jam operasional bisnis. Pertanyaan tersebut dibalas cepat dan real time yang mempercepat penyelesaian masalah pelanggan.

– Aman Digunakan

WhatsApp Auto Reply End to End Encryption

WA dilengkapi keamanan enkripsi end-to-end encryption dimana semua pesan yang masuk dan keluar dijamin kerahasiaannya. Pengguna dan bisnis yang terlibat dalam percakapan yang dapat melihat isi obrolannya.

– Meningkatkan Customer Relation

WhatsApp Auto Reply Meningkatkan Customer Relation

Auto reply membangun percakapan responsif dan proaktif dengan pelanggan. Alur percakapan dapat didesain personalisasi salah satunya dengan fitur greeting message untuk menciptakan hubungan dengan pelanggan lebih baik.

– Mengumpulkan Feedback

WhatsApp Auto Reply Feedback

Auto reply WA Business dapat dimanfaatkan tim CS untuk meminta feedback atau masukan dari pelanggan. Hal ini berguna bagi bisnis untuk lebih memahami kebutuhan pelanggan yang dapat menjadi bahan dalam menyusun strategi peningkatan bisnis.

– Hemat Biaya

WhatsApp Auto Reply Menghemat Uang

Auto reply mampu merespon secara otomatis selama 24 jam non-stop. Dengan demikian, membuat bisnis mengurangi pengeluaran biaya operasional customer service seperti biaya telepon dan gaji karyawan.

– Meningkatkan Sales

Whatsapp-auto-reply-with-API

Sebagian besar pelanggan mendapatkan rekomendasi dan solusi dari pertanyaan dari jawaban auto reply, tanpa melalui tim CS. Hal ini menunjukan peningkatan pada customer experience yang berpengaruh pada reputasi lebih baik. Dengan reputasi bisnis yang baik, kesempatan untuk menambah jumlah penjualan lebih besar.


Bagaimana Cara Mendapatkan WhatsApp Auto Reply dengan Mudah?

Qontak.com BSP Resmi WhatsApp

Seperti yang telah dijelaskan di atas, untuk mendapatkan fitur auto WhatsApp sender memerlukan langkah awal yaitu membangun sistem API melalui BSP / official partner WhatsApp. Qontak.com dapat membantu Anda mendapatkan fitur terdepan WhatsApp yang Anda butuhkan, seperti mengintegrasikan WhatsApp Anda dengan omnichanel CRM dan sistem lainnya.

Anda juga dapat memiliki satu dashboard yang menampilkan seluruh touch point pelanggan. Qontak.com merupakan solusi lengkap all-in-one untuk peningkatan bisnis Anda.

Saya Mau Coba Gratis Qontak.com Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak.com Sekarang!

 


Frequently Asked Question tentang WhatsApp Auto Reply

Apakah membutuhkan API untuk fitur auto reply ini?
    • Untuk auto reply yang lebih canggih bagi bisnis menengah ke atas, Anda memerlukan WhatsApp API. Qontak.com akan membantu proses pendaftaran dan juga mengupgrade akun Anda, sehingga Anda tidak perlu repot melakukannya.
Apa perbedaan antara WhatsApp Business dan WhatsApp API?
    • Tidak ada API di WhatsApp Business biasa, oleh karena itu Anda tidak dapat mengintegrasikan WhatsApp API Anda dengan sistem lain atau melakukan otomatisasi apa pun di dalam WhatsApp Business. Sedangkan pada WhatsApp API, Anda dapat mengintegrasikannya dan memiliki auto reply yang lebih baik.
Dapatkah saya melakukan upgrade dari WhatsApp Business saya ke WhatsApp Business API?
    • Anda dapat melakukannya dengan menggunakan nomor yang sudah Anda punya.
Bisakah saya melakukan blast promosi dengan WhatsApp API?
    • Anda hanya diizinkan untuk memberikan info promosi / kampanye ketika diminta oleh pelanggan.

Tonton penjelasan selengkapnya mengenai auto reply Whatsapp Business API pada video berikut ini:

You may also like

By