Qontak WhatsApp

WhatsApp Auto Reply: 5 Cara Balas Pesan Otomatis

Apa Itu WhatsApp Auto Reply?

WhatsApp auto reply adalah sebuah fitur pada WhatsApp Business yang digunakan untuk menjawab pesan masuk secara otomatis. Contoh auto reply WhatsApp Business yaitu seperti greeting message, harga produk, membantu transaksi, memberikan gambar produk, dan lainnya. Alur percakapan atau balasan auto reply dapat diatur atau didesain sesuai kebutuhan bisnis.

Chat template atau contoh auto reply WhatsApp Business disiapkan dengan membuat teks balasan yang sering ditanyakan melalui fitur Quick Replies. Sementara apabila pertanyaan tidak dapat dijawab, Anda dapat meneruskannya ke tim CS melalui fitur WA rotator.

Selain itu, bisnis juga dapat mengatur jawaban pesan otomatis saat sedang tidak beroperasi melalui fitur Away Message. Fitur tersebut akan otomatis mengirim pesan pemberitahuan bahwa tim CS tidak tersedia, dan akan menghubungi mereka setelah aktif kembali.

Whatsapp Auto Reply


Apa Keuntungan dari WhatsApp Auto Reply?

WA auto reply sangat penting bagi bisnis Anda, terutama dalam meningkatkan bisnis. Alasannya karena bisnis dapat mengirimkan tanggapan secara otomatis kapan pun dibutuhkan pelanggan.

Berikut alasan lainnya bisnis Anda memerlukan auto WhatsApp sender:

– Solusi Layanan Pelanggan 24/7

WA Business auto reply akan memberikan respon setiap kali pelanggan butuhkan, tanpa dibatasi jam operasional bisnis. Pertanyaan tersebut dibalas cepat dan real time yang mempercepat penyelesaian masalah pelanggan.

– Aman Digunakan

WA dilengkapi keamanan enkripsi end-to-end encryption dimana semua pesan yang masuk dan keluar dijamin kerahasiaannya. Pengguna dan bisnis yang terlibat dalam percakapan yang dapat melihat isi obrolannya.

– Meningkatkan Customer Relation

Auto reply membangun percakapan responsif dan proaktif dengan pelanggan. Alur percakapan dapat didesain personalisasi salah satunya dengan fitur greeting message untuk menciptakan hubungan dengan pelanggan lebih baik.

– Mengumpulkan Feedback

Auto reply WA Business dapat dimanfaatkan tim CS untuk meminta feedback atau masukan dari pelanggan. Hal ini berguna bagi bisnis untuk lebih memahami kebutuhan pelanggan yang dapat menjadi bahan dalam menyusun strategi peningkatan bisnis.

– Hemat Biaya

Auto reply mampu merespon secara otomatis selama 24 jam non-stop. Dengan demikian, membuat bisnis mengurangi pengeluaran biaya operasional customer service seperti biaya telepon dan gaji karyawan.

– Meningkatkan Sales

Sebagian besar pelanggan mendapatkan rekomendasi dan solusi dari pertanyaan dari jawaban auto reply, tanpa melalui tim CS. Hal ini menunjukan peningkatan pada customer experience yang berpengaruh pada reputasi lebih baik. Dengan reputasi bisnis yang baik, kesempatan untuk menambah jumlah penjualan lebih besar.

Whatsapp Auto Reply


Bagaimana Langkah Membuat WhatsApp Auto Reply?

Ada dua cara auto reply WhatsApp yang bisa digunakan bisnis, yakni pada WhatsApp Business biasa dan WhatsApp Business API. Masing-masing cara auto reply WhatsApp memiliki tahapannya tersendiri hingga bisa digunakan oleh bisnis.

Langkah membuat auto reply pada WA Business biasa

  1. Buka aplikasi WA Business dan klik ‘Business Settings’
  1. Klik tombol di sebelah ‘Send away message
  1. Ketuk pesan dan isi pesan yang ingin dikirimkan ke pelanggan, kemudian klik ‘OK’
  1. Jadwalkan pesan Anda berdasarkan pilihan berikut:
    • Always send: Opsi jika bisnis tidak tersedia untuk waktu yang lama.
    • Custom schedule: Opsi jika bisnis ingin mengirim pesan otomatis saat waktu tertentu.
    • Outside of business hours: Opsi jika bisnis ingin mengirim pesan di luar jam kerja. Anda perlu mengatur jam kerja pada profil bisnis terlebih dulu.
  1. Pilih kontak yang ingin Anda kirimi pesan berdasarkan:
    • Everyone: Mengirimkan pesan otomatis ke semua orang yang menghubungi setelah jam kerja.
    • Everyone not in address book: Otomatis mengirim pesan ke nomor yang tidak ada dalam daftar kontak.
    • Only send to: Mengirimkan pesan ke kontak tertentu.
    • Everyone except: Mengirimkan pesan ke semua orang kecuali beberapa kontak.

Perlu dicatat bahwa auto reply WhatsApp Business biasa memiliki beberapa kekurangan, yaitu:

  • Dikhususkan untuk bisnis berskala kecil
  • Tidak bisa membantu menghasilkan leads atau memberikan customer support
  • Memerlukan jaringan internet aktif
  • Hanya satu template auto reply
  • Hanya dapat diatur pada jam yang tersedia saja
  • Fitur ‘Quick Replies‘ hanya dapat digunakan dengan mengetik secara manual

Auto reply yang lebih canggih bisa Anda dapatkan dengan chatbot WhatsApp atau auto WhatsApp sender dengan API WhatsApp. Dengan chatbot API, Anda mengotomatiskan respon pada pertanyaan yang paling sering diajukan dan menjawab pelanggan selama 24/7. Jika Bot tidak dapat menjawab pertanyaan, agen Anda dapat melanjutkan percakapan dengan mulus dan memberikan jawaban tambahan.

5 langkah membuat WhatsApp auto reply dengan WA API

Step 1. Daftarkan bisnis Anda ke Facebook Business Manager

Pada langkah ini Anda perlu mempersiapkan beberapa informasi sebagai berikut:

  • Nama bisnis
  • Website
  • E-mail bisnis
  • SIUP/NIB/NPWP

Step 2. Bermitra dengan BSP resmi seperti Qontak.com

WhatsApp Auto Reply

BSP atau Business Solution Provider akan mendaftarkan nomor Anda ke WhatsApp untuk mendapatkan API dan membantu Anda dalam setiap proses memiliki akun WA bisnis yang baik. Maka dari itu, Anda perlu memilih vendor atau mitra resmi WhatsApp yang terpercaya dan solutif.

Step 3. Aktifkan nomor dan lengkapi profil WA Anda

Setelah mendapatkan API, aktifkan satu nomor yang ingin Anda gunakan sebagai nomor bisnis. Nomor ini tidak dapat diganti kembali menjadi nomor WhatsApp biasa. Lengkapi profil dengan mengisi informasi detail bisnis, seperti jam operasional, katalog produk, dan sebagainya.

Sebagai BSP, selanjutnya Qontak.com yang akan bekerja untuk Anda. BSP akan mengajukan centang hijau atau akun verified dan membantu Anda mengintegrasikannya dengan aplikasi CRM atau sistem lainnya yang bisnis Anda sudah gunakan.

Step 4. Masuk ke chat panel Qontak.com

Whatsapp Auto Reply

Anda akan diberikan kredensial untuk digunakan saat login di chat panel Qontak.com. Tampilan menu milik agen/admin dan supervisor setelah login akan berbeda. Hal ini karena agen hanya akan mampu membalas pesan yang masuk sedangkan supervisor juga dapat memantau pesan masuk serta melakukan beberapa pengaturan.

Step 5. Pilih opsi ‘Settings‘ untuk mengatur sistem auto reply dan template

WhatsApp Auto Reply

Pada tahapan ini, Anda dapat masuk ke opsi ‘Setting‘ di sebelah kiri, kemudian klik opsi ‘Chat‘ seperti yang terlihat pada gambar. Dengan bantuan tim Qontak.com, Anda dapat membangun sistem auto responder, jam kerja, berbagai template, dan juga tags dengan praktis.


Bagaimana Mendapatkan WhatsApp Auto Reply dengan Mudah?

Seperti yang telah dijelaskan di atas, untuk mendapatkan fitur auto WhatsApp sender memerlukan langkah awal yaitu membangun sistem API melalui BSP / official partner WhatsApp. Qontak.com dapat membantu Anda mendapatkan fitur terdepan WhatsApp yang Anda butuhkan, seperti mengintegrasikan WhatsApp Anda dengan omnichanel CRM dan sistem lainnya.

Anda juga dapat memiliki satu dashboard yang menampilkan seluruh touch point pelanggan. Qontak.com merupakan solusi lengkap all-in-one untuk peningkatan bisnis Anda.

Coba GRATIS WhatsApp auto reply sekarang juga, atau hubungi tim kami yang selalu siap membantu Anda!


Frequently Asked Question tentang WhatsApp Auto Reply

Apakah membutuhkan API untuk fitur auto reply ini?
    • Untuk auto reply yang lebih canggih bagi bisnis menengah ke atas, Anda memerlukan WhatsApp API. Qontak.com akan membantu proses pendaftaran dan juga mengupgrade akun Anda, sehingga Anda tidak perlu repot melakukannya.
Apa perbedaan antara WhatsApp Business dan WhatsApp API?
    • Tidak ada API di WhatsApp Business biasa, oleh karena itu Anda tidak dapat mengintegrasikan WhatsApp API Anda dengan sistem lain atau melakukan otomatisasi apa pun di dalam WhatsApp Business. Sedangkan pada WhatsApp API, Anda dapat mengintegrasikannya dan memiliki auto reply yang lebih baik.
Dapatkah saya melakukan upgrade dari WhatsApp Business saya ke WhatsApp Business API?
    • Anda dapat melakukannya dengan menggunakan nomor yang sudah Anda punya.
Bisakah saya melakukan blast promosi dengan WhatsApp API?
    • Anda hanya diizinkan untuk memberikan info promosi / kampanye ketika diminta oleh pelanggan.

Tonton penjelasan selengkapnya mengenai auto reply Whatsapp Business API pada video berikut ini:

You may also like

By