WA Auto Respon: 3 Cara Buat Pesan Otomatis di WhatsApp

WhatsApp adalah salah satu pesan populer digunakan untuk berinteraksi antara bisnis dengan pelanggan. Namun, terkadang banyaknya pesan pelanggan kerap membuat bisnis kerepotan untuk respon WA tersebut satu persatu.

Maka banyak bisnis mengadopsi fitur WA auto respon untuk menyelesaikan masalah tersebut. WhatsApp auto respon membantu bisnis membalas pesan pelanggan secara otomatis.

WA auto respon juga memudahkan bisnis melakukan aktivitas marketing dan sales. Melalui aplikasi auto chat WA, bisnis dapat menyebarkan notifikasi penting lainnya. Lalu, bagaimana cara membuat WhatsApp auto respon?

Pelajari selengkapnya cara menentukan WA auto respon pada artikel di bawah ini.

Apa itu WA Auto Respon?

WA auto respon adalah fitur WhatsApp Business yang mampu mengirimkan pesan balasan secara otomatis. Isi pesan balasan tersebut sesuai dengan konteks yang pengirim pesan tanyakan.

Apabila WhatsApp autoresponder tidak memiliki jawaban yang tepat, maka pesan akan diteruskan ke customer service. Dengan begitu, pesan pelanggan dapat diselesaikan secara efisien.

Anda memang dapat menemukan aplikasi auto WhatsApp sender pada Google Play Store atau App Store secara gratis. Namun, aplikasi auto chat WA tersebut memiliki banyak keterbatasan. Oleh karena itu, tidak cocok untuk bisnis yang memiliki banyak pelanggan.

Berbeda dengan WhatsApp autoresponder berbasis API bekerja lebih baik terutama untuk keperluan bisnis. WhatsApp auto respon berbasis API memiliki fitur pendukung aktivitas bisnis lainnya.

Siapa yang Membutuhkan WA Auto Respon?

Pada dasarnya, semua bisnis memerlukan WhatsApp auto respon. Sebab, fitur aplikasi auto chat WA ini bisa untuk customer service, marketing, dan penjualan sekaligus.

Berikut beberapa tanda bahwa bisnis Anda membutuhkan aplikasi ini:

Anda memiliki sebuah bisnis atau perusahaan.
Menggunakan WhatsApp untuk berkomunikasi dengan pelanggan Anda.
Tidak mampu lagi membalas pesan dari pelanggan melalui WA karena jumlah pesan yang masuk cukup banyak.
Anda memiliki beberapa admin atau beberapa agen customer service untuk melayani pelanggan (multiple users).

Jika Anda memenuhi satu atau sebagian dari kondisi di atas, artinya Anda mungkin saja membutuhkan aplikasi auto chat WA, maka kami sarankan Anda untuk terus membaca artikel ini sampai akhir.

Apa Manfaat WA Auto Respon Bagi Penggunanya?

Aplikasi auto chat WA bermanfaat untuk memeberikan pesan balasan pelanggan secara otomatis. Inilah manfaat lain dari WhatsApp auto respon bagi penggunanya:

Membalas pesan secara otomatis kepada pelanggan sehingga pelanggan tidak perlu menunggu balasan dalam waktu yang lama.
Mengirimkan tanggapan atau informasi sesuai dengan yang pelanggan tanyakan.
Menyimpan data pelanggan (seperti nama, nomor telepon, dan sebagainya) serta percakapan yang terjadi secara otomatis.
Membuat tiket otomatis untuk pertanyaan atau permintaan yang lebih kompleks, yang kemudian diteruskan kepada tim customer service.
Membantu proses penjualan dengan adanya otomatisasi respon kepada pelanggan.
Tugas untuk tim customer service dan tim sales dapat diatur dengan lebih baik dan sistematis melalui integrasi dengan aplikasi CRM.
Menjamin keamanan pesan dengan adanya verifikasi dan otentikasi pada pesan WhatsApp.

Bagaimana Cara Membuat WhatsApp Auto Respon Di WhatsApp Business?

WhatsApp auto respon bisa diperloleh melalui mengunduh aplikasi WhatsApp Business di Play Store atau App Store. Setelah memiliki aplikasi auto chat WA, Anda bisa mengikuti langkah-langkah membuat WA auto respon dengan WhatsApp Business berikut:

1. Buat Akun WhatsApp Business

Buat akun WhatsApp Business, kemudian login sama seperti cara login pada akun WhatsApp messenger. Setelah itu klik tiga titik pada pojok kanan atas akun WhatsApp Anda lalu pilih opsi “Setelan/Setting”.

2. Lengkapi Profil dan Katalog Bisnis

Setelah masuk laman Setting, klik fitur bisnis. Opsi ini memuat beberapa fitur untuk keperluan bisnis Anda, seperti: profil bisnis, katalog, fitur perpesanan, label pesan, serta opsi untuk membagikan tautan akun WA bisnis Anda.

Lengkapi profil dan katalog dengan informasi bisnis. Hal ini memudahkan pelanggan mengenali bisnis Anda.

3. Aktifkan WhatsApp Auto Respon

Atur fitur perpesanan untuk mengaktifkan WA auto respon. Anda dapat mengedit isi pesan sesuai yang ingin Anda kirimkan pada prospek/pelanggan.

Pesan di luar jam kerja

Fitur ini akan otomatis mengirimkan pesan ke orang yang menghubungi bisnis Anda di luar jam kerja/operasional. Sebaiknya tulis pesan yang memberitahu mereka, jam operasional bisnis berakhir. Pelanggan akan dihubungi kembali keesokan harinya.

Pesan Salam

Fitur ini akan menyambut prospek/pelanggan baru secara otomatis. Pesan salam akan otomatis muncul sesat pelanggan mulai berinteraksi dengan Anda.

Balas cepat

Anda dapat mengatur dan menyimpan jawaban yang sering ditanyakan kepada Anda. Selain iut, Anda dapat mengatur jadwal pengiriman pesan dan siapa saja penerima pesan auto respon pada akun WhatsApp Business Anda.

Sayangnya, aplikasi auto chat WA hanya bisa merespon saat jam operasional dan perangkat utama terkoneksi internet. Berbeda dengan WhatsApp auto respon berbasis API yang akan selalu menjawab setiap pelanggan butuhkan.

Selain itu, masih banyak kelebihan lain seperti chatbot, routing dan sebagainya. Karena itu, Anda perlu mempertimbangkan lebih lanjut untuk menggunakan WhatsApp Business API agar proses perpesanan pada bisnis Anda dapat berjalan lebih baik.

Perbedaan WA Autoresponder Biasa dan WA Auto Respon Berbasis API

Perbedaan antara autoresponder pada aplikasi auto chat WA Business biasa dan aplikasi auto chat WA berbasis API

*WA Auto Respon* Biasa**	WA Auto Respon Berbasis API
Hanya bisa untuk 2 admin (1 HP dan 1 Laptop)	Jumlah admin tak terbatas
Sinkronisasi dan penyimpanan chat secara manual	Sinkronisasi dan penyimpanan riwayat chat secara otomatis
Menyimpan nomor secara manual	Nomor dan nama otomatis tersimpan
Memiliki fitur yang terbatas, seperti tidak mampu mengirimkan pesan blast	Bisa mengirimkan pesan blast, dan fitur-fitur canggih lainnya
Koneksi terputus saat perangkat utama offline	Akun WhatsApp selalu aktif selama nomor masih aktif
Tidak bisa diintegrasikan dengan aplikasi lain	Dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain
Tidak ada centang hijau	Terdapat centang hijau yang meningkatkan kepercayaan pelanggan

Bagaimana Cara Membuat WhatsApp Auto Respon?

Untuk memiliki aplikasi auto chat WA yang lebih canggih dengan berbagai fitur penting lainnya, Anda perlu mendapatkan WhatsApp Business API terlebih dahulu. Cara membuatnya sangat mudah, yakni dengan langkah berikut:

Step 1. Daftarkan bisnis Anda ke Facebook Business Manager

Anda harus melengkapi informasi mengenai bisnis Anda, seperti:

Nama bisnis
URL situs web
E–mail bisnis
Dokumen bisnis resmi, seperti: SIUP/NIB/NPWP

Selain itu, bisnis Anda juga harus memenuhi kriteria pihak WhatsApp.

Step 2. Bermitra dengan BSP WhatsApp

BSP atau Business Solution Provider akan mendaftarkan bisnis Anda ke pihak WhatsApp. Anda hanya bisa memperoleh aplikasi ini melalui BSP WhatsApp. Salah satu BSP WhatsApp terbaik di Indonesia adalah Mekari Qontak.

Step 3. Aktifkan satu nomor telepon

Setelah terverifikasi, nomor bisnis Anda akan aktif untuk akun WhatsApp Business API. Catatan bahwa Anda tidak dapat mengganti nomornya dengan bebas dan mengubahnya kembali menjadi nomor WhatsApp biasa.

Step 4. Lengkapi profil bisnis Anda

Isilah profil bisnis Anda dengan lengkap dan jelas. Hal ini dapat membantu prospek dan pelanggan untuk lebih mengenal bisnis Anda serta aturan yang Anda buat, seperti: hari dan jam operasional, ketentuan pemesanan, ketentuan retur, dan lain sebagainya.

Step 5. Masuk ke panel chat Qontak

Anda akan memperoleh kredensial yang dapat Anda gunakan untuk melakukan login ke chat panel Qontak. Tampilan menu chat panel milik admin dan manajer akan berbeda.

Pengoperasian chat panel, Admin hanya akan mampu membalas pesan yang masuk. Sedangkan manajer juga dapat memantau pesan yang masuk serta melakukan beberapa pengaturan.

Step 6. Atur isi pesan WA auto respon

Auto WhatsApp sender dapat diatur di menu ‘Setting’ di sebelah kiri, kemudian klik opsi ‘Chat’. Anda dapat mengatur respon apa saja yang ingin Anda berikan untuk setiap pertanyaan yang dikirimkan pelanggan ke akun WhatsApp Business API Anda.

Step 7. Lakukan uji coba pesan

Untuk menguji apakah semuanya berjalan dengan baik, lakukanlah pesan percobaan sebelum digunakan secara bebas dengan pelanggan Anda.

Bagaimana Cara WA Auto Respon Bekerja?

Cara menggunakan autoresponder WhatsApp tidaklah sulit. WA auto respon bekerja dengan memindai trigger yang telah Anda buat. Selanjutnya, aplikasi auto chat WA akan mengirimkan pesan balasan secara otomatis sesuai dengan trigger yang telah dibuat.

Berikut ini cara menggunakan autoresponder WhatsApp untuk mengoptimalkan peningkatan bisnis Anda:

– Memindai Kata Kunci

Cara kerja auto respon ini adalah dengan memindai kata kunci dari pesan pengguna. Respon akan diberikan setelah ditemukan kata kunci yang sama atau mirip dengan pesan jawaban yang Anda telah diatur sebelumnya.

Apabila sistem tidak dapat menemukan kata kunci serupa, maka WA auto sender tidak akan membalas pesan. Maka sebaiknya masukkan kata kunci yang umum pelanggan tanyakan saat menghubungi Anda.

– Pemberian Opsi Jawaban dengan Menyediakan FAQ

Autoresponder WhatsApp akan mengirimkan pesan berisi opsi pertanyaan di awal percakapan yang dapat dipilih langsung oleh pelanggan. WA auto respon akan memberikan jawaban dari pertanyaan pelanggan.

Biasanya pada pilihan akhir disediakan opsi yang mengatakan pelanggan dapat menghubungi call center apabila tidak pertanyaan yang sesuai.

– Kontekstual

Cara kontekstual lebih canggih karena dapat membalas pesan menggunakan bahasa layaknya manusia. Oleh karenanya dibutuhkan database yang cukup besar untuk dapat menjawab segala bentuk pertanyaan atau permintaan pelanggan.

Caranya adalah dengan mengumpulkan data pelanggan dan transkrip percakapan. Semakin banyak data yang terkumpul, maka kemampuan WA auto respon semakin berkembang pula.

Apa yang Bisa Saya Lakukan dengan fitur WA Auto Respon?

Ada begitu banyak hal yang dapat Anda lakukan setelah memiliki WA auto respon. Kemampuan atau fitur WhatsApp berbasis API lainnya yang membantu mengoptimalkan bisnis Anda, seperti:

– WhatsApp Notification API

WA auto respon bisa untuk mengirimkan pesan kepada pelanggan secara otomatis untuk berbagai kepentingan. Misalnya notifikasi pengingat, pelacakan pengiriman, status pengiriman barang, dan lain-lain.

– WhatsApp Masking

Nama bisnis Anda akan tetap muncul pada layar chat penerima/pelanggan Anda walaupun mereka tidak menyimpan nomor Anda. Selain nama bisnis, akan ada tanda centang hijau sebelah nama bisnis di WA yang dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan pada bisnis Anda.

– WhatsApp Blast

Anda dapat mengirimkan pesan ke banyak nomor sekaligus secara bersamaan tanpa harus menyimpan kontak penerima terlebih dahulu. Anda dapat memanfaatkan aplikasi blast WA untuk mengirimkan promosi (sebagai marketing tools) terbaru kepada pelanggan Anda.

Baca Juga: 4 Cara Membuat WhatsApp Blast

– WhatsApp Rotator

Dengan fitur ini, Anda dapat mengatur perutean tugas agen dari leads yang masuk melalui WA auto respon berbasis API Anda.

– Chat Widget dan Live Chat

Anda dapat memasang WhatsApp chat widget pada situs web atau WordPress Anda, sehingga pelanggan dapat langsung menghubungi admin Anda tanpa harus berpindah gadget atau aplikasi. Dalam hal ini WA auto respon untuk pc akan sangat berguna bagi bisnis Anda.

– Integrasi dengan CRM

Jika Anda mengintegrasikan aplikasi ini dengan sistem CRM, maka Anda akan mampu melacak pertumbuhan bisnis serta kinerja admin WhatsApp Anda secara otomatis.

Informasi tersebut disimpan dan dianalisis dalam satu platform. Selain itu masih terdapat manfaat integrasi CRM dan WhatsApp API lainnya yang sayang jika dilewatkan begitu saja.

– WA Auto Respon untuk PC

Anda juga dapat menggunakan fitur WhatsApp auto respon untuk melakukan PC atau personal chat sesuai dengan kebutuhan pelanggan Anda berdasarkan riwayat interaksi dan komunikasi mereka.

Hal ini dapat dilakukan menggunakan kemudahan WhatsApp yang terintegrasi dengan Omnichannel CRM. Sehingga memudahkan Anda untuk melacak riwayat interaksi pelanggan secara mudah di berbagai saluran, dan menggunakannya untuk membuat PC.

Buat WA Auto Respon Anda Sendiri Sekarang

Anda dapat dengan mudah mendapatkan WhatsApp Business API beserta fitur-fitur canggihnya seperti WA auto respon untuk pc hanya melalui Mekari Qontak. Mengapa harus Mekari Qontak?

Karena Mekari Qontak merupakan salah satu BSP WhatsApp resmi di Indonesia yang juga merupakan penyedia aplikasi CRM Omnichannel. Anda dapat mengintegrasikan keduanya untuk mengoptimalkan bisnis Anda.

Mekari Qontak telah berpengalaman dalam melayani 3500+ bisnis untuk mengelola pemasaran, penjualan, dan meningkatkan hubungan pelanggan mereka. Qontak juga tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan.