Qontak WhatsApp

WA Auto Respon: Cara Mudah Balas Chat WhatsApp

Apakah WA bisa Mengirimkan Balasan Otomatis? Pelajari Juga Cara Membuat WA Auto Respon Disini!

WA auto respon memudahkan bisnis melakukan marketing dan sales. Melalui WA autoresponder, bisnis dapat merespon atau membalas pesan pelanggan secara otomatis. Selain itu juga dapat menyebarkan notifikasi penting lainnya, lalu bagaimana cara membuat WhatsApp auto respon?

Inilah langkah-langkah dan cara membuat WhatsApp auto respon:

  1. Daftarkan bisnis Anda ke Facebook Business Manager
  2. Bermitra dengan BSP seperti Qontak.com
  3. Aktifkan satu nomor telepon
  4. Lengkapi profil bisnis Anda
  5. Masuk ke panel chat Qontak.com
  6. Atur isi pesan WA auto respon
  7. Lakukan uji coba pesan

Apa Itu WA Auto Respon?

WA auto respon adalah fitur WhatsApp Business yang mampu mengirimkan pesan balasan secara otomatis. Isi pesan balasan tersebut sesuai dengan konteks yang ditanyakan oleh pengirim pesan. Apabila WhatsApp autoresponder tidak memiliki jawaban, maka pesan akan diteruskan ke customer service untuk diselesaikan.

Anda memang dapat menemukan aplikasi auto WhatsApp sender pada Google Play Store maupun App Store secara gratis. Namun aplikasi tersebut memiliki banyak keterbatasan, sehingga tidak cocok untuk bisnis yang memiliki banyak pelanggan. Berbeda dengan WhatsApp autoresponder yang berbasis API bekerja dengan lebih baik terutama jika digunakan untuk keperluan bisnis.

Baca Juga: WhatsApp Automation: Cara Baru Mempercepat Bisnis


Siapa yang Membutuhkan WA Auto Respon?

Pada dasarnya, semua bisnis memerlukan WhatsApp auto respon. Sebab fitur ini dapat digunakan sebagai customer service, marketing dan penjualan sekaligus.

Tanda yang menunjukan bahwa bisnis Anda membutuhkan aplikasi ini jika Anda berada dalam salah satu kondisi di bawah ini:

  • Anda memiliki sebuah bisnis atau perusahaan.
  • Menggunakan WhatsApp untuk berkomunikasi dengan pelanggan Anda.
  • Tidak mampu lagi membalas pesan dari pelanggan melalui WA karena jumlah pesan yang masuk cukup banyak.
  • Anda memiliki beberapa admin atau beberapa agen customer service untuk melayani pelanggan (multiple users).

Jika Anda memenuhi satu atau sebagian dari kondisi di atas, artinya Anda mungkin saja membutuhkan WA autoresponder, maka kami sarankan Anda untuk terus membaca artikel ini sampai akhir.

Artikel Terkait: Ini Cara Mendaftar WhatsApp Corporate


Apa Manfaat WA Auto Respon Bagi Penggunanya?

Inilah beberapa manfaat dari WA auto respon bagi penggunanya:

  • Membalas pesan secara otomatis kepada pelanggan sehingga pelanggan tidak perlu menunggu balasan dalam waktu yang lama.
  • Mengirimkan tanggapan atau informasi sesuai dengan apa yang ditanyakan oleh pelanggan.
  • Menyimpan data pelanggan (seperti nama, nomor telepon, dan sebagainya) serta percakapan yang terjadi secara otomatis.
  • Menghasilkan tiket yang dibuat secara otomatis untuk pertanyaan atau permintaan yang lebih kompleks, yang kemudian diteruskan kepada tim customer service untuk ditanggapi dengan cepat.
  • Membantu proses penjualan dengan adanya otomatisasi respon kepada pelanggan.
  • Tugas untuk tim customer service dan tim sales dapat diatur dengan lebih baik dan sistematis melalui integrasi dengan aplikasi CRM.
  • Menjamin keamanan pesan dengan adanya verifikasi dan otentikasi pada pesan WhatsApp.

Bagaimana Langkah Membuat WhatsApp Auto Reply pada WhatsApp Business Biasa?

WA-Auto=Respon-Messege

WhatsApp auto respon didapatkan dengan mengunduh aplikasi WhatsApp Business di  Play Store atau App Store. Setelah Anda memiliki aplikasinya, Anda dapat mengikuti langkah-langkah di bawah ini untuk membuat WA auto respon dengan WhatsApp Business Biasa, yaitu:

1. Buat Akun WhatsApp Business

Buat akun WhatsApp Business, kemudian login sama seperti cara login pada akun WhatsApp messenger. Setelah itu klik tiga titik pada pojok kanan atas akun WhatsApp Anda lalu pilih opsi “Setelan/Setting”.

2. Lengkapi Profil dan Katalog Bisnis

WA-Auto-respon-business-profile

Setelah masuk laman Setting, klik fitur bisnis. Opsi ini memuat beberapa fitur yang dapat Anda manfaatkan untuk keperluan bisnis Anda, seperti: profil bisnis, katalog, fitur perpesanan, label pesan, serta opsi untuk membagikan tautan akun WA bisnis Anda. Lengkapi profil dan katalog dengan informasi bisnis. Hal ini memudahkan pelanggan mengenali bisnis Anda.

3. Aktifkan WhatsApp Auto Respon

WA-Auto=Respon-Messege

Atur fitur perpesanan untuk mengaktifkan WA auto respon. Anda dapat mengedit isi pesan sesuai yang ingin Anda kirimkan pada prospek/pelanggan.

  • Pesan di luar jam kerja

Fitur ini akan mengirimkan pesan kepada orang yang menghubungi diluar jam kerja/operasional bisnis Anda secara otomatis. Sebaiknya tulis pesan yang memberitahu mereka, jam operasional bisnis Anda berakhir. Pelanggan akan dihubungi kembali keesokan harinya.

  • Pesan Salam

Fitur ini akan menyambut prospek/pelanggan baru secara otomatis. Pesan salam akan otomatis muncul sesat pelanggan mulai berinteraksi dengan Anda.

  • Balas cepat

Anda dapat mengatur dan menyimpan jawaban yang sering ditanyakan kepada Anda sehingga Anda tidak perlu repot mengetik jawaban yang sama untuk setiap pertanyaan sama yang masuk ke akun Anda.

Selain dapat mengatur jadwal pengiriman pesan, Anda juga dapat mengatur siapa saja penerima pesan auto respon pada akun WhatsApp Business Anda. Sayangnya WA autorespon ini hanya bisa merespon saat jam operasional dan perangkat utama terkoneksi internet.

Berbeda WA auto respon berbasis API akan selalu menjawab setiap pelanggan membutuhkan. Selain itu masih banyak kelebihan lain seperti chatbot, routing dan sebagainya. Karena itu, Anda perlu mempertimbangkan lebih lanjut untuk menggunakan WhatsApp Business API agar proses perpesanan pada bisnis Anda dapat berjalan dengan lebih baik.

Perbedaan antara autoresponder pada WA Business biasa dan WA auto respon berbasis API

WA Autoresponder Biasa WA Auto Respon Berbasis API
Hanya bisa digunakan untuk 2 admin (1 HP dan 1 Laptop) Jumlah admin tak terbatas
Sinkronisasi dan penyimpanan chat secara manual Sinkronisasi dan penyimpanan riwayat chat secara otomatis
Menyimpan nomor secara manual Nomor dan nama otomatis tersimpan
Memiliki fitur yang terbatas, seperti tidak mampu mengirimkan pesan blast Bisa mengirimkan pesan blast, dan fitur-fitur canggih lainnya
Koneksi terputus saat perangkat utama offline Akun WhatsApp selalu aktif selama nomor masih aktif
Tidak bisa diintegrasikan dengan aplikasi lain Dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain
Tidak ada centang hijau Terdapat centang hijau yang meningkatkan kepercayaan pelanggan

Bagaimana Cara Membuat WhatsApp Auto Respon?

Untuk memiliki WhatsApp auto respon yang lebih canggih dengan berbagai fitur penting lainnya, Anda perlu mendapatkan WhatsApp Business API terlebih dahulu. Cara membuatnya adalah sebagai berikut:

Step 1. Daftarkan bisnis Anda ke Facebook Business Manager

Anda harus melengkapi informasi mengenai bisnis Anda, seperti:

  • Nama bisnis
  • URL situs web
  • Email bisnis
  • Dokumen bisnis resmi, seperti: SIUP/NIB/NPWP

Selain itu, bisnis Anda juga harus memenuhi kriteria yang telah ditentukan oleh pihak WhatsApp.

WA Auto Respon

Step 2. Bermitra dengan BSP seperti Qontak.com

BSP atau Business Solution Provider akan mendaftarkan bisnis Anda ke pihak WhatsApp. Anda hanya bisa memperoleh aplikasi ini melalui BSP (tidak dapat diunduh secara bebas seperti WhatsApp Business biasa).

WA Auto Respon by Qontak

Step 3. Aktifkan satu nomor telepon

Setelah verifikasi bisnis Anda disetujui, nomor bisnis Anda akan diaktifkan untuk WhatsApp Business API. Anda tidak dapat mengganti nomornya dengan bebas dan mengubahnya kembali menjadi nomor WhatsApp biasa.

WA Auto Respon

Step 4. Lengkapi profil bisnis Anda

Isilah profil bisnis Anda dengan lengkap dan jelas. Hal ini dapat membantu prospek dan pelanggan untuk lebih mengenal bisnis Anda serta aturan yang Anda buat, seperti: hari dan jam operasional, ketentuan pemesanan, ketentuan retur, dan lain sebagainya.

WA Auto Respon

Step 5. Masuk ke panel chat Qontak.com

Anda akan memperoleh kredensial yang dapat Anda gunakan untuk melakukan login ke chat panel Qontak.com. Tampilan menu chat panel milik admin dan manajer akan berbeda. Admin hanya akan mampu membalas pesan yang masuk, sedangkan manajer juga dapat memantau pesan yang masuk serta melakukan beberapa pengaturan.

WA Auto Respon

Step 6. Atur isi pesan WA auto respon

Auto WhatsApp sender dapat diatur pada menu ‘Setting’ di sebelah kiri, kemudian klik opsi ‘Chat’. Anda dapat mengatur jawaban atau respon apa saja yang ingin Anda berikan untuk setiap pertanyaan atau permintaan yang dikirimkan pelanggan ke akun WhatsApp Business API Anda.

WA Auto Respon

Step 7. Lakukan uji coba pesan

Untuk menguji apakah semuanya berjalan dengan baik, lakukanlah pesan percobaan sebelum digunakan secara bebas dengan pelanggan Anda.

Artikel Terkait: Begini Cara Membuat WhatsApp Bot Indonesia


Bagaimana Cara WA Auto Respon Bekerja?

Cara menggunakan autoresponder WhatsApp tidaklah sulit. Wa auto respon bekerja dengan memindai trigger yang telah Anda buat sebelum memberikan jawaban. Berikut ini cara menggunakan autoresponder WhatsApp untuk mengoptimalkan peningkatan bisnis Anda:

– Memindai Kata Kunci

Chatbot Decision Tree-Based

Cara kerja auto respon ini adalah dengan memindai kata kunci dari pesan pengguna. Respon akan diberikan setelah ditemukan kata kunci yang sama atau mirip dengan pesan jawaban yang Anda telah diatur sebelumnya. Apabila sistem tidak dapat menemukan kata kunci serupa, maka WA auto sender tidak akan membalas pesan. Maka sebaiknya masukkan kata kunci yang umum digunakan pelanggan saat menghubungi Anda.

– Pemberian Opsi Jawaban dengan Menyediakan FAQ

bot-WhatsApp-Customer-Service

Autoresponder WhatsApp akan mengirimkan pesan berisi opsi pertanyaan di awal percakapan yang dapat dipilih langsung oleh pelanggan. WA auto respon akan memberikan jawaban dari pertanyaan yang dipilih pelanggan. Biasanya pada pilihan akhir disediakan opsi yang mengatakan pelanggan dapat menghubungi call center apabila tidak pertanyaan yang sesuai.

– Kontekstual

Bot-WhatsApp-Order

Cara kontekstual lebih canggih karena dapat membalas pesan menggunakan bahasa layaknya manusia. Oleh karenanya dibutuhkan database yang cukup besar untuk dapat menjawab segala bentuk pertanyaan atau permintaan pelanggan. Caranya adalah dengan mengumpulkan data pelanggan dan transkrip percakapan. Semakin banyak data yang terkumpul, maka kemampuan WA auto respon semakin berkembang pula.


Apa yang Bisa Saya Lakukan dengan fitur WA Auto Respon?

Ada begitu banyak hal yang dapat Anda lakukan setelah memiliki WA auto respon. Hal lain yang dimaksud disini adalah kemampuan atau fitur WhatsApp berbasis API lainnya yang membantu mengoptimalkan bisnis Anda, seperti:

WhatsApp Notification API

wa-auto-respon-notifikasi

Digunakan untuk mengirimkan pesan kepada pelanggan secara otomatis untuk berbagai kepentingan, seperti: pengingat, pelacakan pengiriman, status pengiriman barang, dan lain-lain.

WhatsApp Masking

Wa-auto-respon-masking-qontak

Nama bisnis Anda akan tetap muncul pada layar chat penerima/pelanggan Anda walaupun mereka tidak menyimpan nomor Anda. Selain nama bisnis, akan ada tanda centang hijau di samping nama bisnis yang dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan pada bisnis Anda.

WhatsApp Broadcast/ WhatsApp Bulk/ WhatsApp Blast

Wa-auto-respon-masking-qontak

Anda dapat mengirimkan pesan ke banyak nomor sekaligus secara bersamaan tanpa harus menyimpan kontak penerima terlebih dahulu. Anda dapat memanfaatkan fitur ini untuk mengirimkan promosi (sebagai marketing tools) terbaru kepada pelanggan Anda.

WhatsApp Rotator

Wa-auto-respon-masking-qontak

Dengan fitur ini, Anda dapat mengatur perutean tugas agen dari leads yang masuk melalui WA auto respon berbasis API Anda.

Chat Widget dan Live Chat

WA-Auto-Respon-live-chat

Anda dapat memasang WhatsApp chat widget pada situs web atau WordPress Anda, sehingga pelanggan dapat langsung menghubungi admin Anda tanpa harus berpindah gadget atau aplikasi. Dalam hal ini WA auto respon untuk pc akan sangat berguna bagi bisnis Anda.

Integrasi dengan CRM

WA-Auto-Respon-Integrasi

Jika Anda mengintegrasikan aplikasi ini dengan sistem CRM, maka Anda akan mampu melacak pertumbuhan bisnis serta kinerja admin WhatsApp Anda secara otomatis. Informasi tersebut disimpan dan dianalisis dalam satu platform. Selain itu masih terdapat manfaat integrasi CRM dan WhatsApp API lainnya yang sayang jika dilewatkan begitu saja


Gunakan WA Auto Respon dengan Mudah Sekarang!

Setelah membaca uraian diatas, apakah Anda tertarik untuk menggunakannya?

Anda dapat dengan mudah mendapatkan WhatsApp Business API beserta fitur-fitur canggihnya seperti WA auto respon untuk pc hanya melalui Qontak.com. Mengapa harus Qontak.com? Karena Qontak.com merupakan salah satu BSP WhatsApp resmi di Indonesia yang juga merupakan penyedia aplikasi CRM Omnichannel. Anda dapat mengintegrasikan keduanya untuk mengoptimalkan bisnis Anda.

Qontak.com telah berpengalaman dalam melayani berbagai bisnis di Indonesia sehingga Qontak.com mengerti akan kebutuhan bisnis Anda. Anda juga dapat bebas berkonsultasi tentang cara menggunakan autoresponder WhatsApp atau hal lainnya. Tim dari Qontak.com akan selalu siap melayani Anda.

Saya Mau Coba Gratis Qontak.com Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak.com Sekarang!

 


Frequently Asked Question tentang WA Auto Respon

Mengapa saya membutuhkan API untuk membuat WA auto respon?
    • Untuk mendapatkan fitur responder yang lebih canggih pada WhatsApp bisnis Anda, Anda memerlukan API. Qontak.com akan membantu proses pendaftaran dan juga mengupgrade akun Anda, sehingga Anda tidak perlu repot melakukannya.
Apa perbedaan antara WA Business biasa dan WA auto respon dari Qontak.com?
    • Tidak ada bot di WA Business biasa. Anda tidak dapat mengintegrasikan WhatsApp Anda dengan sistem lain atau melakukan otomatisasi apa pun di dalam WA Business. Sedangkan dengan WA autoresponder Qontak.com, Anda dapat mengintegrasikannya dan memiliki sistem bot yang baik.
Dapatkah saya melakukan upgrade dari WA Business saya ke WA auto respon Qontak.com?
    • Ya, Anda dapat melakukannya dengan menggunakan nomor yang sudah Anda punya.
Bisakah saya melakukan promosi dengan WA auto respon ini?
    • Anda hanya diizinkan untuk memberikan info promosi / kampanye ketika diminta oleh pelanggan.

Tonton penjelasan singkat mengenai WA autoresponder berbasis API by Qontak.com pada video berikut ini:

You may also like

0 comments

By