Pengertian Manajemen Proyek, Tujuan, Tahapan, dan Elemennya

Tahukah Anda kalau di balik proyek yang berhasil ternyata terdapat upaya yang baik? Upaya tersebut dikenal juga dengan manajemen proyek atau project management.

Dengan menerapkan project management, bisnis atau tim yang terkait dapat memaksimalkan kinerja proyek dan mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan.

Lalu, apa saja yang diperlukan untuk melakukan manajemen proyek yang baik? Untuk mengetahuinya, yuk simak pembahasan lengkap tentang apa itu manajemen proyek di bawah ini!

Pengertian Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah upaya yang menggabungkan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik khusus untuk memberikan sesuatu yang bernilai kepada orang-orang.

Sederhananya, project management adalah proses memimpin tim untuk mencapai tujuan proyek atau menyelesaikan proyek dalam jangka waktu tertentu. Ini mencakup perencanaan, komunikasi, pelacakan, dan dokumentasi proyek.

Apa Tujuan dan Fungsi Manajemen Proyek?

Tujuan utama manajemen proyek adalah untuk merencanakan dan mengelola proyek agar dapat diselesaikan dengan baik dan mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan.

Berdasarkan Project Management Institute (PMI) bahwa perusahaan yang tidak memasukkan manajemen proyek dengan tepat dalam strategi mereka menghadapi risiko kegagalan keseluruhan yang lebih tinggi, dengan tingkat kegagalan mencapai 60% lebih tinggi.

Oleh sebab itu, manajemen proyek perlu melibatkan identifikasi dan pengelolaan risiko, manajemen sumber daya yang cermat, komunikasi yang jelas dengan seluruh pihak-pihak terkait, dan penganggaran yang cerdas.

Apa Manfaat Manajemen Proyek?

Manajemen proyek bermanfaat untuk mendukung tim dalam perencanaan, pengelolaan, dan pelaksanaan tugas agar dapat memenuhi persyaratan proyek sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Kinerja tim yang lebih efisien

Manajemen proyek dapat membantu memastikan bahwa tim dapat menyelesaikan pekerjaan tepat waktu dan pada waktu yang tepat. Sehingga menjadi lebih efisien dan efektif dalam menghasilkan produk yang sukses.

2. Memberikan kualitas yang lebih baik

Dengan project management, Anda dan tim dapat memiliki kualitas pekerjaan yang lebih baik, karena memiliki semua waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan.

3. Membantu pertumbuhan dan perkembangan tim

Mengerjakan tugas secara individual dapat memberikan beban yang lebih besar, tetapi ini tidak jika dibagi dengan manajemen yang baik.

Setiap anggota tim dapat memiliki waktu untuk fokus pada pekerjaannya dan bahkan memiliki ruang yang cukup untuk bertumbuh serta berkembang menjadi lebih baik.

4. Memberikan lebih banyak fleksibilitas

Ada banyak kemungkinan perubahan yang dapat terjadi dalam sebuah proyek. Oleh karena itu, project management dapat membantu tim untuk menyesuaikan jalur proyek dan meminimalisir risiko yang mungkin terjadi ke depannya.

5. Transparan dan akuntabel

Manfaat yang terakhir dan kalah penting adalah membantu memberikan laporan yang transparan dan akuntabel. Mengingat, semua proses proyek dicatat dan dikelola dengan sebaik mungkin.

Elemen Manajemen Proyek

Dalam manajemen proyek, terdapat empat elemen penting yang tak boleh dilewatkan, antara lain:

– Sumber daya (Resources)

Sumber daya merupakan elemen penting dalam project management, karena ini dapat mempengaruhi keseluruhan operasional proyek. Apakah proyek dapat berhasil atau malah sebaliknya.

Adapun sumber daya yang dimaksud adalah orang, peralatan, perangkat keras, dan perangkat lunak terbaik.

– Waktu (Time)

Selain sumber daya, elemen waktu seperti durasi tugas dan manajemen jadwal adalah faktor penting lainnya yang harus diperhatikan dalam project management.

Mengingat, elemen ini dapat menunjukkan seberapa baik project management hingga dapat menyelesaikan proyek sesuai dengan target waktu atau jadwal yang telah ditentukan.

– Uang (Money)

Sebuah proyek tentu dapat berjalan apabila memiliki uang yang cukup. Ini karena biaya, kontinjensi, keuntungan memainkan peranan penting dalam keberlangsungan proyek itu sendiri.

– Cakupan (Scope)

Elemen project management yang terakhir adalah cakupan atau scope, yakni ukuran proyek, sasaran, dan persyaratan yang akan menjadi dasar dari proyek itu sendiri.

5 Tahapan Manajemen Proyek

Dalam penerapannya, project management dapat dibagi menjadi lima tahapan atau langkah seperti berikut ini:

1. Inisiasi Proyek (Initiation)

Langkah manajemen proyek yang pertama adalah inisiasi proyek untuk mendefinisikan proyek secara luas. Ini bertujuan untuk memberikan gambaran umum tentang tujuan dan persyaratan proyek.

2. Perencanaan Proyek (Planning)

Kemudian, Anda dapat melanjutkan dengan melakukan perencanaan seperti membuat roadmap untuk diikuti oleh tim Anda.

Selama tahap ini, manajer proyek harus mengatur tim, menyiapkan sumber daya kolaboratif, dan menetapkan tujuan yang jelas.

3. Eksekusi Proyek (Execution)

Langkah yang ketiga adalah proses eksekusi proyek. Pada proses ini, tim akan mengembangkan dan menyelesaikan proyek sesuai dengan roadmap atau rencana yang telah dibuat sebelumnya.

4. Pemantauan Proyek (Monitoring)

Pemantauan proyek bertujuan untuk memastikan bahwa hasil proyek selaras dengan rencana pengelolaan yang telah ditetapkan. Misalnya seperti tujuan proyek, kualitas, biaya, kinerja, dan masih banyak lagi.

5. Penutupan Proyek (Close)

Setelah proyek selesai, tim harus secara resmi melakukan penutupan. Umumnya, manajer proyek akan mengadakan pertemuan post mortem untuk mengevaluasi keberhasilan dan kegagalan proyek.

Adapun tujuan dari penutupan ini adalah untuk membantu tim mengidentifikasi hal-hal yang berjalan dengan baik dan menjadi area untuk perbaikan.

Maksimalkan Manajemen Proyek Bisnis Anda Sekarang!

Pentingnya project management bagi bisnis tidak perlu dipertanyakan lagi. Namun, melakukan project management secara manual mungkin bisa menjadi hal yang merepotkan. Oleh karena itu, Anda dapat menggunakan bantuan alat canggih seperti aplikasi manajemen proyek.

Dalam hal ini, Anda dapat meningkatkan produktivitas perusahaan Anda dengan Mekari Qontak, salah satu penyedia aplikasi CRM terbaik di Indonesia. Aplikasi Mekari Qontak dapat membantu untuk melakukan task management, sehingga Anda dapat mengelola tugas yang harus diselesaikan dalam proyek secara efektif.

Selain itu, tiap anggota dapat melihat tugas, deadline, serta status seluruh anggota tim. Hal ini akan mempermudah kolaborasi antar anggota tim serta membuat jadwal dan perencanaan yang lebih baik.

Data yang tersimpan pada cloud juga mempermudah tiap anggota untuk memperoleh data yang dibutuhkan dengan mudah. Bagimana, sangat menarik bukan?

Jadi tunggu apa lagi? Yuk, Dapatkan FREE TRIAL Aplikasi CRM Mekari Qontak selama 14 hari sekarang!