Qontak WhatsApp

Sistem Customer Service: Definisi, Tugas & Fungsi

Sistem-Customer-Service-Fungsi-Fitur-dan-Manfaatnya

Semua Hal Penting yang Wajib Diketahui Dari Sistem Customer Service

Mengapa pelanggan itu penting? Sebab dari pelanggan, pebisnis dapat menganalisa dan mengetahui apakah produk Anda diminati atau tidak. Namun untuk memperoleh pelanggan bukanlah hal yang mudah, diperlukan sebuah usaha yang konsisten, stabil, dan terencana untuk membangun customer relation dan customer satisfaction. Sistem customer service solusi tepat, mencegah bisnis kehilangan pelanggan.

Inilah 6 Tugas Penting yang Dikerjakan Sistem Customer Service Pada Bisnis:

  1. Membuat Laporan customer service
  2. Mengelola Database dan History
  3. Memudahkan Kolaborasi antar Admin
  4. Autoresponder
  5. Integrasi dengan Aplikasi lain

Baca Juga: Pentingnya Customer Service, Jangan Anggap Remeh

 

pelajari-fungsi-manfaat-dan-fitur-sistem-customer-service


Apa itu Sistem Customer Service?

Sistem customer service adalah aplikasi untuk customer service yang membantu mengotomatiskan serta meningkatkan kualitas layanan pelanggan. Aplikasi ini memiliki kemampuan untuk mengukur, mengelola, dan mengoptimalkan layanan pelanggan.

Dengan menggunakan customer service software, pelaku bisnis akan lebih mudah untuk mengetahui cara terbaik yang dapat ditempuh untuk meraih kesuksesan. Selain itu mampu menciptakan pengalaman pelanggan yang menyenangkan, sehingga meningkatkan loyalitas mereka.


Apa Fungsi Sistem Customer Service Bagi Bisnis?

Fungsi utama dari sebuah customer service system yang baik adalah untuk meningkatkan pengalaman pelanggan. Aplikasi customer service ini menggunakan kecerdasan buatan AI (Artificial Intelligence) serta pemrosesan bahasa alami NLP (Natural Language Processing) yang berfungsi untuk mengotomatiskan interaksi pelanggan.

Selain itu meningkatkan produktivitas agen customer service jika terdapat masalah yang terlalu kompleks untuk diselesaikan secara otomatis. Aplikasi ini menggabungkan teknologi dengan praktik terbaik yang telah diuji dan terbukti menghasilkan fungsi yang optimal. Selain itu, aplikasi untuk customer service ini akan berfungsi lebih optimal jika terintegrasi dengan sistem CRM dan sistem layanan pelanggan lainnya. Customer service software yang demikian akan memberikan pengalaman yang menyenangkan dan konsisten.

Saya Mau Coba Gratis Qontak.com Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak.com Sekarang!

 Apa Manfaat Sistem Customer Service?

Customer service system bermanfaat bagi bisnis dalam meningkatkan layanan pelanggan jauh lebih baik. Salah satunya adalah layanan pelanggan yang selalu aktif selama 24/7, berbeda dengan tenaga CS yang terbatas jam operasional. Hal ini yang dirasakan juga oleh perusahaan BUMN PT PGN.

Manfaat yang dapat bisnis Anda peroleh dari system customer service adalah sebagai berikut:

  • Menyediakan layanan pelanggan selama 24 jam nonstop, membuat bisnis Anda selalu ada saat pelanggan membutuhkan
  • Memberikan respon lebih cepat dengan bantuan robot virtual dengan kecerdasan AI atau lebih dikenal Chatbot.
  • Meningkatkan kinerja tim customer service karena sebagian besar sistem terotomatisasi
  • Memudahkan bisnis dalam melihat dan mengukur laporan kinerja tim customer service secara otomatis
  • Melacak seluruh riwayat dan percakapan antara bisnis dan pelanggan
  • Sistem customer service mengelola dan mengorganisir seluruh informasi pelanggan secara terpusat


Apa Tugas Sistem Customer Service?

Setelah mengetahui manfaat apa saja yang akan Anda dapatkan jika menggunakan customer service system, Anda juga harus mengetahui fitur apa saja yang wajib ada pada sebuah aplikasi customer service yang baik. Gunakan hal ini sebagai panduan saat memilih customer service software terbaik untuk bisnis Anda.

1. Membuat Laporan Customer Service

Aplikasi untuk customer service secara otomatis membuat laporan mengenai aktivitas layanan pelanggan. Dari laporan ini, pelaku bisnis akan memperoleh data yang akurat, lengkap, dan terperinci dalam satu dashboard. Hal ini akan memudahkan penggunanya dalam memantau bisnis mereka dan menyusun strategi bisnis lebih baik.

dashboard-pelaporan-sistem-customer-service

2. Mengelola Database dan History

Customer service software dapat membantu tim customer service akan menyimpan seluruh riwayat percakapan pelanggan secara otomatis dalam satu Database. Hal ini memudahkan tim CS Anda untuk memahami setiap pelanggan dengan lebih baik. Selain itu database pelanggan Anda dapat tersimpan dan terorganisir dengan baik pada aplikasi tersebut.

aplikasi-untuk-sales-manajemen-kontak-sistem-customer-service

3. Memudahkan Kolaborasi antar Admin

Aplikasi customer service memungkinkan penggunanya (dalam hal ini tim yang berasal dari departemen yang berbeda) untuk melakukan kolaborasi atau kerjasama secara efektif saat menanggapi tiket dari pelanggan yang masuk. Contoh kolaborasi yang mungkin dibutuhkan adalah mendelegasikan admin tertentu untuk menjawab pertanyaan dari pelanggan, yang tidak bisa dijawab admin pertama.

sistem-tag-sistem-customer-service

4. Autoresponder

Sistem customer service ini didukung kecerdasan buatan AI. Salah satu kemampuannya adalah memberikan respon kepada pelanggan secara otomatis, melalui chat template, chatbot, dan sebagainya. Hal ini membantu bisnis Anda dapat memberikan respon cepat dan menyelesaikan masalah sederhana tanpa melibatkan admin CS.

automatic-reply-sistem-customer-service

5. Integrasi dengan Aplikasi lain

Aplikasi untuk customer service dapat terIntegrasi dengan saluran bisnis dan aplikasi apapun, salah satunya sistem CRM Omnichannel yang dijalankan pada bisnis tersebut. Hal ini memudahkan Anda dalam mengorganisir dan mengelola informasi dari berbagai saluran ke dalam satu sistem database.

integrasi-omnichannel-sistem-customer-service

Baca Juga: Jenis, Fitur, dan Manfaat Aplikasi untuk Customer Service 


Bagaimana Cara Kerja Sistem Customer Service?

Agar dapat memberikan pelayanan yang memuaskan kepada para pelanggan, setiap pegawai CS harus memahami dan menguasai cara kerja yang sesuai dengan standar perusahaan. Begitu juga dengan customer service system yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis.

Sistem customer service mulai bekerja saat pelanggan berinteraksi. Dimana pelanggan yang memiliki pertanyaan atau permintaan akan menghubungi perusahaan melalui channel yang disediakan. Setiap pesan yang dikirim oleh pelanggan dianggap sebagai interaksi.

Kemudian Interaksi tersebut akan otomatis diubah menjadi tiket dan disimpan dalam  customer service system. Setelah itu agen CS akan memfollow up ticket tersebut dengan menanyakan langsung pelanggan. Percakapan antara pelanggan dan CS pun terjadi hingga ditemukan solusi. Pelanggan akan merasa puas apabila permasalahanya berhasil diselesaikan.

Berikut ini adalah beberapa cara kerja sistem customer service dalam melayani pelanggan:

  • Memberikan informasi yang lengkap seputar produk perusahaan sesuai kebutuhan pelanggan atau prospek
  • Menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan pelanggan atau pihak lain yang berkepentingan
  • Menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan kebijakan, prosedur, dan aturan yang berlaku di perusahaan
  • Mengatasi keluhan dan menyelesaikan permasalahan pelanggan agar tetap loyal.
  • Memberikan penjelasan dengan bahasa yang mudah dipahami kepada pelanggan yang memiliki latar belakang ekonomi dan pendidikan beragam.
  • Menjadi perantara pelanggan dan perusahaan dengan cara meneruskan keluhan pelanggan kepada pihak manajemen perusahaan sehingga dapat dilakukan perbaikan.

Rekomendasi Artikel: 6 Aplikasi Customer Service Terbaik di Indonesia dan 5 Strategi Omnichannel Customer Service untuk Perusahaan


Bagaimana Cara Mendapatkan Sistem Customer Service Terbaik?

Untuk memilih aplikasi yang terbaik, Anda harus membuat daftar yang berisi kebutuhan bisnis Anda dalam melayani pelanggan. Pilih aplikasi untuk customer service yang memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

Anda dapat memperoleh customer service software terbaik melalui Qontak.com. Mengapa? Karena Qontak.com merupakan penyedia system customer service dengan fitur lengkap sehingga cocok untuk berbagai kalangan bisnis.

Selain itu Qontak.com berpengalaman dalam melayani bisnis lokal sehingga Qontak.com dapat lebih memahami kebutuhan bisnis Anda. Sistem customer service Qontak.com juga dijalankan dengan sistem CRM Omnichannel yang memiliki banyak fitur unggulan yang memudahkan proses bisnis Anda dari awal sampai akhir, karena dapat juga terintegrasi dengan saluran bisnis penting lainnya.

Hubungi Qontak.com sekarang atau dengan mengisi form COBA GRATIS di samping kanan!

You may also like

By