Panduan Lengkap Sales Force Automation (SFA) untuk Bisnis

Di tengah persaingan bisnis ketat saat ini, SFA (Sales Force Automation) menjadi solusi untuk efisiensi penjualan bisnis. Pasalnya, aplikasi ini dapat menyederhanakan proses penjualan bisnis dengan mengotomatiskan tugas penjualan berulang.

Maka dari itu, sistem Sales Force Automation banyak digunakan oleh bisnis yang mampu meningkatkan produktivitas salesman serta penjualan bisnis.

Simak informasi selengkapnya tentang sales force automation di artikel berikut ini.

Apa itu Sales Force Automation (SFA)?

Sales force automation adalah sebuah sistem untuk mengelola proses penjualan lebih efisien, efektif, dan lebih cepat. Aplikasi SFA ini mampu mengotomatiskan alur penjualan berluang seperti mengelola prospek, prakiraan penjualan dan memantau kinerja tim.

Tidak hany itu saja, SFA secara otomatis mencatat dan melacak setiap tahapan penjualan seperti proses penjualan, interaksi pelanggan, hingga kinerja sales.

Berkat kemampuan aplikasi SFA, tim sales dapat fokus untuk menjangkau lebih banyak pelanggan, mengotomatiskan proses penjualan, pendapatan serta omzet bisnis juga meningkat.

Mengapa Sales Force Automation Penting bagi Bisnis?

Berdasarkan diagram alokasi waktu tugas sales di atas dapat dipahami bahwasanya seorang sales memiliki tugas yang sangat padat untuk melakukan sebuah penjualan.

Sehingga, tidak heran apabila ditemukan kinerja sales yang tidak efektif dan akhirnya berdampak pada performa penjualan bisnis secara keseluruhan.

Hal tersebut didukung sebuah penelitian mengungkapkan hanya 37% waktu salesman dihabiskan untuk penjualan. Sementara sisanya (63%) untuk menyelesaikan tugas lainnya seperti membuat laporan.

Namun, hal tersebut tidak perlu Anda takutkan apabila Anda menggunakan aplikasi sales force automation. Pasalnya aplikasi SFA membantu sales dan tim untuk merampingkan tugas administratif dan mengefektifkan produktivitas penjualan.

Tujuan Sales Force Automation

Berikut proses penjualaan yang otomatis diselesaikan oleh sales force automation:

– Memantau aktivitas tim penjualan

SFA akan otomatis mengingatkan anggota tim penjualan tentang langkah selanjutnya yang perlu mereka ambil. Hal ini memastikan mereka selalu mengambil tindakan yang benar pada waktu yang tepat, menciptakan peluang untuk meningkatkan penjualan.

– Otomatisasi proses penjualan

Aplikasi SFA mampu mengotomatiskan sebagian proses penjualan. Kemampuan ini membantu bisnis menjaga proses penjualan tetap berjalan tanpa melakukan apa pun.

Manfaat lain dari otomatisasi proses penjualan adalah manajer penjualan selalu tahu hanya tindakan paling efektif yang diambil oleh perwakilan di setiap tahap proses penjualan.

– Mengarahkan prospek secara otomatis

Selain menemukan prosepek, SFA juga mampu mengarahkan prospek ke tim penjualan yang benar berdasarkan metrik perusahaan seperti industri, lokasi, ukuran, atau seberapa sibuk perwakilan tersebut. Hal ini menghilangkan beban kerja manajer.

– Membuat laporan terkini

Sales force automation dapat menghasilkan laporan secara otomatis berdasarkan metrik waktu nyata. Laporan dapat dibuat berdasarkan metrik seperti prediksi penjualan, pendapatan, dan kinerja salesman. Hal ini menghemat waktu manajer untuk menganalisis kinerja tim.

– Menjadwalkan follow up

Tim penjualan tidak perlu takut lagi kehilanggan pelanggan. Sebab SFA akan otomatis menjadwalkan telepon dan rapat dengan pelanggan. Saat batas waktu akan tiba, aplikasi ini akan memberikan notifkasi peringatan ke tim penjualan agar menyelesaikan tugasnya tepat waktu.

Bagaimana Cara Kerja Sales Force Automation?

Selain mengetahui apa itu SFA, Anda juga perlu memahami cara kerja sales force automation. Cara kerja SFA sebenernya cukup sederhana dengan mengikuti siklus penjualan atau sales cycle untuk mempermudah salesman menyelesaikan tugasnya.

Secara umum SFA berbasis cloud/web terhubung dengan database atau sistem perusahaan. Sehingga, salesman dan unit kerja terkait selalu terhubung kapan saja dan di mana saja secara langsung.

Aplikasi SFA yang terintegrasi dengan sistem internal perusahaan, mempermudah salesman melihat rute perjalanan, daftar penagihan, mengetahui Key Performance Indicator (KPI), hingga dokumentasi perjalanan.

Sementara itu, manajer dan supervisor dapat dengan mudah memonitor aktivitas salesman, keuntungan penjualan, stok di gudang secara real-time melalui fitur sales monitoring di mana saja dan kapan saja.

Dengan sistem kerja yang terintegrasi ini, mampu mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh human error. Tim sales juga bisa fokus pada produktivitas penjualan dan pencapaian targetnya.

Apa saja Tugas yang Bisa Selesai Otomatis dengan SFA?

Seperti penjelasan sebelumnya, sales force automation bekerja mengotomatiskan tugas penjualan. Tugas-tugas tersebut seperti berikut:

– Menyeleksi Calon Pelanggan Potentsial

Setiap bisnis pasti memiliki banyak calon pelanggan (prospek). Namun, tidak semua prospek yang datang potensial menjadi pelanggan.

Pekerjaan untuk menyeleksi prospek potensial memakan waktu dan ketelian. Namun dengan aplikasi SFA, bisnis tidak pelu melakukannya lagi. Sebab aplikasi ini yang otomatis untuk memilahnya.

Sales force automation akan memisahkan prospek potensial berdasarkan informasi seperti sumber prospek, aktivitas mereka dan lainnya.

– Monitoring Aktivitas Prospek

Setelah menyeleksi prospek potensial, aplikasi SFA juga berguna untuk memantau aktivitas mereka dalam sistem. Misalnya setelah tim sales Anda menindaklanjuti prosepek tersebut, bagaimana respon mereka dan seterusnya.

Kemampuan tersebut tentu membuat Anda terhindar kehilanggan pelanggan. Salesman cukup melihat aktivitas prospek dari satu dasbor dan menentukan langkah berikutnya untuk menghasilkan penjualan.

– Mengirimkan Pengingat

Keunggulan lain dari sales force automation adalah kemampuan mengirimkan notifikasi pengingat. Misalnya pengingat bagi salesman dan pelanggan untuk bertemu.

Caranya Anda cukum mengatur jadwal bertemu. Kemudian saat mendekati hari H, aplikasi SFA akan mengirimkan notifikasi pengingat baik untuk salesman dan pelanggan tersebut.

Selain itu, kemampuan ini juga bisa untuk mengirimkan blast mengenai laporan dari interaksi yang terjadi, sehingga bisa menjadi bahan evaluasi untuk tindakan tim sales atau tim marketing selanjutnya.

Manfaat Sales Force Automation

Manfaat utama sales force automation (SFA) adalah membantu tim sales dalam proses penjualan, sehingga perusahaan dapat menjual produk/jasa lebih banyak. Kemampuan aplikasi SFA mengotomatiskan tugas berulang, membuat tim sales dapat mengerjakan tugas yang lebih penting.

Manfaat lainnya penggunaan aplikasi SFA adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan kinerja tim sales

SFA mengotomatiskan sebagian tugas tim sales berulang seperti admisnistrasi. Padahal tugas adminsistrasi menyita sebagian besar waktu tim sales. Aplikasi ini tim sales bisa menghemat waktu untuk melakukan penjualan, menghubungi prospek, mengatur strategi penjualan, dan lainnya.

2. Meminimalisir human error

Pekerjaan yang dilakukan secara manual beresiko terjadi human eror. Hal ini tidak akan terjadi apabila Anda menggunakan aplikasi SFA.

Misalnya mengirimkan email promosi, atau menghubungi pelanggan. Aplikasi SFA dapat mengirimkan notifikasi pengingat secara otomatis saat waktunya tiba. Jadi tidak ada lagi tugas yang terlupakan.

3. Mengatagorikan data penting

Aplikasi sales force automation dapat mengelola data secara otomatis, termasuk mengatagorikan data berdasarkan prioritas tertentu. Data penting dari berbagai saluran bisnis akan dikumpulkan dalam satu platform terpadu.

Hal ini memudahkan Anda untuk memantau dan mengaksesnya untuk menyusun strategi peningkatan bisnis.

4. Membantu manajer mendapat insight terhadap efektivitas proses sales

Aplikasi sales force automation memiliki fitur pelaporan dan analisis yang memudahakan tim sales melihat mana yang berhasil dan tidak. Hal ini dapat membantu dalam menyusun strategi sales yang lebih baik.

Apa Fungsi Sales Force Automation bagi Bisnis?

Sales force automation memiliki banyak fungsi. Adapun beberapa fungsinya adalah sebagai berikut:

Sales management: SFA membantu bisnis dan penjualan dalam melakukan proses perencanaan, penyusunan strategi dan target, penerapan, monitoring hingga evaluasi penjualan untuk mencapai target yang telah ditentukan.
Pipeline management: Gunakan SFA untuk mengawasi dan mengarahkan penjualan di masa depan dalam berbagai tahap, yang memungkinkan manajer untuk menjawab beberapa pertanyaan penting terkait penjualan.
Contact management: Sales force automation memiliki dabatase terpusat yang memungkinkan Anda untuk mengelola dan memperbarui kontak pelanggan Anda secara mudah.
Task management: Kelola tugas proyek besar secara efektif, efisien, dan sesuai jadwal aktual dalam proses siklus hidupnya.
Project management: Memastikan setiap proyek yang Anda tangani dapat dikelola dan dilakukan dengan baik secara maksimal.
Customer relationship management: Penjualan tidak hanya bagaimana meningkatkan angka penjualan, tetapi juga tentang menjaga hubungan pelanggan agar mereka dapat melakukan repeat order dan menjadi pelanggan yang loyal.

Apa Saja Fitur-Fitur Aplikasi Sales Force Automation?

Saat ini di pasar lokal maupun global, terdapat berbagai pilihan aplikasi sales force automation yang tersedia. Setiap aplikasi menawarkan fitur yang berbeda-beda.

Berikut ini adalah fitur-fitur wajib pada aplikasi sales force automation:

– Pelaporan dan analisis

Aplikasi sales force mampu memberikan laporan sales secara otomatis dan real-time. Fitur ini membantu manajer saat memerlukan analisis kinerja sales dan tim dengan cepat. Laporan ini juga mempermudah membuat perencanaan berdasarkan prediksi akurat kinerja perusahaan.

Pelaporan tersebut biasanya berupa kinerja tiap individu tim sales dengan melacak KPI software, pendapat bulanan atau tahunan, serta tren penjualan produk.

– Laporan dapat Anda Kustomisasi sesuai Kebutuhan

Aplikasi sales force automation yang baik dapat memberikan Anda keleluasaan untuk membuat default laporan sendiri. Selain itu, Anda dapat kustomisasi laporan yang sudah ada sesuai kebutuhan.

– Otomatisasi dokumen dan quotation

Pembuatan dokumen dan quotation tidak lagi dilakukan secara manual karena telah diotomatisasi oleh sistem. Aplikasi CRM dapat menghasilkan dokumen secara instan dalam bentuk dokumen template spreadsheet atau word.

– Otomatisasi Formula pada Dokumen

Template dokumen dari aplikasi sales force automation dapat embed formula layaknya spreadsheet pada excel sehingga memberikan fleksibilitas pada pengguna

– Pelacakan aktivitas tim melalui GPS

Adanya sistem mobile pada aplikasi SFA mempermudah melakukan pelacakan lokasi sales di lapangan sehingga manager akan mendapat notifikasi keberadaan mereka. Tim sales hanya perlu melakukan scan kartu nama untuk menghindari pemasukan data secara manual.

– Manajemen sales pipeline

Aplikasi SFA membantu sales force dalam memvisualisasikan sales pipeline dan memodifikasinya sesuai proses sales yang sedang berjalan. Baik perusahaan B2B maupun B2C akan terbantu melihat berbagai sudut pandang proses deals dengan fitur manajemen sales pipeline.

Deals yang sedang berlangsung dapat dengan mudah dipindahkan ke tahapan mana pun pada tampilan board. Sales force dapat mengatur tanggal deadline beserta pengingat agar tidak ada deals yang terlewat.

– Tiket dengan Tampilan 360 Derajat

Aplikasi sales force automation yang baik dapat memberikan fitur tiket dengan menyajikan data secara 360 derajat. Semua yang perlu Anda ketahui mengenai informasi calon prospek atau klien yang masuk dalam fitur tiket ini.

– Fitur Komunikasi Antar Tim

Fitur komunikasi memudahkan Anda dalam membuat catatan terhadap setiap kontak, perusahaan, kesepakatan, atau proyek yang sedang Anda jalankan.

Anda juga dapat menyimpan file dengan rapih dan semua data percakapan atau komunikasi antar tim melalui fitur catatan dan tugas dapat tersimpan dalam tiket.

– Detail Aktivitas melalui Timeline dalam Tiket

Aplikasi SFA memiliki fitur untuk menyajikan tiket dengan linimasa mengenai aktivitas lengkap mulai dari komunikasi antar tim, percakapan dengan pelanggan atau prospek, status kesepakatan, touchpoint, hingga jadwal pertemuan.

– Sistem Pesanan Pembelian (purchase order system)

Pesanan pembelian inbound dapat dilakukan secara otomatis. Pengelolaan pesanan pembelian bisa melalui website maupun saluler . Selain itu, perusahaan juga dapat melakukan integrasi dengan ERP (enterprise resource planning) maupun sistem internal perusahaan.

– Otomatisasi Notifikasi dan Tugas

Fitur aplikasi sales force automation yang baik memiliki fitur otomatisasi untuk mengingat rekan satu tim tentang kejadian atau event tertentu. Selain itu, Anda juga dapat membuat tugas secara otomatis.

Apa Perbedaan Aplikasi SFA dan Aplikasi CRM?

Sebagai pelaku bisnis, mungkin Anda tidak asing dengan apa itu SFA dan CRM. Pada dasarnya sales force automation dan customer relationship management berkesinambungan, karena SFA merupakan bagian dari CRM. Namun, secara fungsi terdapat perbedaan mendasar di antara keduanya.

CRM umumnya berfungsi untuk membantu bisnis dalam mengelola hubungan dengan pelanggan. Maka Aplikasi CRM memiliki kaitan yang erat dengan bagian customer service dan berfokus dalam menyimpan informasi berupa kontak pelanggan dan interaksi yang terjadi dengan pelanggan, serta bagaimana mempertahankan pelanggan.

Namun, sebenarnya fungsi CRM tidak hanya untuk mengelola hubungan pelanggan saja, tetapi juga membantu bisnis dalam mengotomatisasi dan mengelola proses penjualan. Dengan demikian, tidak heran apabila fungsi sales force automation dapat ditemukan dalam aplikasi CRM, khususnya aplikasi CRM all-in-one.

Walaupun secara mendasar keduanya berbeda, fitur aplikasi SFA dan CRM biasanya terdapat dalam satu aplikasi CRM.

Apa saja Contoh Aplikasi Sales Force Automation (SFA) Terbaik?

Rekomendasi Aplikasi Sales force automation (SFA) terbaik untuk bisnis adalah

1. Mekari Qontak

Mekari Qontak menyediakan aplikasi sales force automation yang mampu mengelola, melacak serta menyederhanakan seluruh alur penjualan. Aplikasi SFA Qontak menggunakan sistem CRM Omnichannel.

Sistem Omnichannel CRM mempermudah memantau aktivitas tim penjualan maupun pelanggan dari berbagai saluran bisnis. Selain itu, tim penjualan juga dapat dengan mudah berkomunikasi dan berkolaborasi pada platform yang sama.

Fitur sales force automation Mekari Qontak seperti berikut:

Tampilan 360 derajat manajemen database
Memiliki pengaturan akses hierarki database
Menyimpan semua catatan, komunikasi, tugas, dan file secara lengkap
Laporan penjualan, layanan pelanggan, serta ticket yang dapat disesuaikan
Laporan garis trend dan aktivitas yang memuat laporan mingguan/bulanan serta analisis bisnis yang rinci
Visualisasi penjualan, tiket, dan project pipeline
Fitur drag and drop, pop ups, dan filter yang kuat dengan multiple pipelines
Menangani kesepakatan yang telah berakhir serta mengelola pipeline yang saling terhubung
Dokumen yang dapat disesuaikan dari Word atau Spreadsheet

2. Pipedrive

Pipedrive adalah contoh aplikasi sales force automation yang memudahkan bisnis dalam mengelola data penjualan dan pelanggan mereka. Aplikasi ini memberikan akses manajer dan tim penjualan untuk membuat tugas dan catatan rapat di mana pun.

Fitur-fitur Pipedrive, adalah:

Sistem Otomatisasi
Akses daftar tugas dan kontak Anda secara instan
Temukan pelanggan dan detail kesepakatan
Pencatatan meeting dan panggilan telepon, dapat disinkronkan langsung ke aplikasi web
Membuat panggilan telepon dan email baru hanya dengan satu ketukan
Log panggilan telepon
Jelajahi bisnis Anda pada tampilan peta
Bisa berjalan di atas platform mobile + web.

3. Robi SFA

Robi SFA adalah contoh aplikasi SFA yang memudahkan dalam bisnis memantau kinerja tim sales lapangan dengan pelacakan lokasi GPS. Dengan Robi SFA, Anda dapat lebih mudah mengetahui kondisi dilapangan dan membantu menyusun strategi penjualan.

Dashboard Robi SFA dapat membantu manajer dalam pengelolaan kegiatan penjualan. Seperti membuat jadwal kunjungan harian sales, memastikan kehadiran sales, update stock, taking order, dan sebagainya.

Fitur-fitur Robi SFA, sebagai berikut:

Pencatatan kehadiran tim sales (presensi)
Pengelolaan kegiatan penjualan multi-sentral
Pencatatan waktu dan lokasi kunjungan toko
Pembuatan jadwal kunjungan toko
Pengelolaan tugas sales
Bisa memperbarui kunjungan toko yang sudah dilakukan secara real-time.
Report sales dan analisis melalui Dashboard

Dapatkan Aplikasi untuk Sales Force Automation Anda

Aplikasi sales force automation membantu sales force dalam mengotomatisasi proses sales sehingga lebih produktif dalam melakukan penjualan. Namun, untuk mendapatkan hasil terbaik gunakanlah aplikasi SFA yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Mekari Qontak menyediakan aplikasi CRM terbaik di Indonesia untuk mengotomatiskan proses penjualan atau SFA. Aplikasi CRM Qontak telah membantu bisnis dalam meningkatkan produktivitas hingga 64%.

Lebih 3500+ perusahaan menggunakan Mekari Qontak untuk menangani penjualan dan bisnsi mereka. Selain itu, Mekari Qontak memiliki ISO 27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan.