Pentingnya Sales Tracking System untuk Bisnis

sales tracking system

Mengapa bisnis membutuhkan sales tracking system?

Ketika menjalani sebuah bisnis, kita tentu menjual produk atau jasa yang dibutuhkan oleh target audience. Bagaimana cara mengetahuinya? Jawabannya adalah melalui sales tracking system. Di era digital sepert sekarang ini, hal tersebut bukanlah hal yang sulit lagi. Saat ini, semakin banyak software as a service (SaaS) yang dapat membantu bisnis dalam melacak sales.

Mengetahui siapa prospek Anda sebelum berinteraksi dengan mereka sangatlah penting. Tanpa melakukan riset lebih dalam, Anda dapat kehilangan kesempatan untuk meninggalkan kesan yang baik kepada mereka. Itulah salah satu fungsi dari sales tracking system. Namun, apakah itu saja fungsinya?

Apa itu Sales Tracking System?

Sales tracking merupakan sebuah proses dalam mendokumentasi seluruh interaksi antara calon pelanggan dengan bisnis, mulai dari touch point awal seperti riwayat chat dan telepon, bagaimana mereka melewati sales funnel, sampai mereka benar-benar menjadi pelanggan. Hal tersebut memungkinkan bisnis untuk memperoleh gambaran visual tentang bagaimana proses calon pelanggan dengan bisnis dan pada titik mana mereka muncul di siklus sales. Sales monitoring juga membantu bisnis memahami efektivitas dari sales funnel.

Sementara itu, sales tracking system merupakan sebuah sistem yang membantu melakukan proses tersebut. Sistem ini dapat berupa software atau aplikasi. Salah satu software yang banyak digunakan adalah software CRM (customer relationship management). Software ini tidak hanya dapat melacak sales saja, tetapi juga sekaligus menjalin relasi yang baik dengan pelanggan.

Bagaimana proses sales tracking system berlangsung?

  1. Mengidentifikasi target audience

Dalam sebuah proses sales dan marketing, bisnis harus memahami siapa pelanggan mereka terlebih dahulu. Langkah ini akan membantu merencanakan sisa proses sales dengan lebih jelas.

sales tracking system

  1. Mengidentifikasi sumber audience

Langkah selanjutnya adalah bisnis harus harus mengetahui di platform mana audience mereka akan muncul, baik online maupun offline. Cari tahu platform media sosial apa yang sering mereka gunakan, keywords yang mereka cari, dan website yang sering dikunjungi. Hal ini membantu bisnis dalam membuat daftar seluruh point of entry yang memungkinkan.

  1. Menentukan pada tahapan mana prospek masuk

Selanjutnya tentukan pada tahap mana saja prospek kemungkinan masuk. Tahapan ini bervariasi untuk tiap bisnis dan industri. Hal ini membantu Anda untuk melihat secara sekilas pada tahap mana prospek berada kapan pun.

  1. Menentukan bagaimana cara customer dapat tertarik dengan bisnis

Identifikasi bagaimana cara mempengaruhi prospek agar tertarik. Hal ini bisa dilakukan melalui email marketing, webinar, konten media sosial, dan sebagainya. Daftar seluruh titik komunikasi prospek dengan bisnis Anda. Langkah ini untuk memastikan bisnis dapat melacak tindakan apa yang membantu mempengaruhi prospek untuk melakukan pembelian.

  1. Menentukan metric yang diukur secara konsisten

Ketika sudah memiliki sistem, langkah terakhir adalah mengetahui apa saja yang harus diukur dengan sales tracking system. Misalnya, jumlah traffic website, rata-rata waktu yang diperlukan prospek menjadi customer, dan lain-lain. Anda dapat menentukan ini melalui metode OKR atau KPI. Selanjutnya, buatlah laporan berdasarkan kebutuhan untuk memaksimalkan proses pelacakan sales bisnis Anda.

Indikator yang harus diukur pada sales tracking system

Sebuah proses pelacakan sales yang baik harus dapat membantu Anda mengukur indikator sebagai berikut:

  • Jumlah sales dari tiap sumber
  • Total sales dalam jangka waktu tertentu
  • Jumlah sales per tenaga sales
  • Waktu rata-rata untuk melakukan close deal

Fitur-fitur wajib dalam sales tracking system

Untuk membantu melacak proses sales dengan benar, Anda harus memiliki sebuah sistem yang dilengkapi dengan fitur tertentu. Beberapa fitur penting yang harus diperhatikan yaitu:

  1. Software yang mudah disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan proses bisnis agar dapat mengelola bisnis dengan mudah.
  2. Aplikasi mobile dan GPS offline. Dengan fitur ini, Anda dapat menggunakan aplikasi mobile untuk mengelola bisnis dan melacak lokasi GPS tim sales di lapangan walaupun tanpa akses internet.
  3. Dashboard pelaporan dengan analisis yang dapat disesuaikan, misalnya disaring berdasarkan per tenaga sales, tim, atau periode waktu tertentusystem CRM
  4. Software KPI dan manajemen tugas untuk melacak kinerja tim dengan metric yang dapat disesuaikan sehingga dapat meningkatkan sales dan operasional bisnis
  5. Otomatisasi dokumen. Fitur ini memudahkan dalam mengunggah template Spreadsheet dan Word untuk mengotomatisasi seluruh dokumen secara instant sehingga dapat menghemat waktu dan biaya
  6. Integrasi dengan Whatsapp, Chat, dan Call Center untuk dapat merekam percakapan secara instant
  7. Sales pipeline yang jelas. Sales pipeline harus dapat mudah dipahami untuk mengetahui apa yang terjadi pada tiap tahapan prospek.

sales tracking system

Manfaat sales tracking system

  • Memperoleh insight yang lebih detail dan mendalam terhadap sales funnel
  • Memantau kinerja dan kualitas tim secara berkala
  • Mengetahui produk/jasa, wilayah, dan sales force mana yang memberikan keuntungan maksimal dan mengapa
  • Memahami ketika terjadi suatu masalah dan mencegah risiko
  • Memiliki komunikasi yang lebih baik dengan target audience dengan memonitor perilaku mereka
  • Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi kebutuhan dan menyesuaikan layanan mereka
  • Meningkatkan pendapan dan produktivitas tim sales
  • Menghemat biaya perusahaan

Kesimpulan

Sales tracking system sangat pening untuk melacak dan mengelola tim sales Anda. Jika Anda tertarik untuk menggunakannya, Anda dapat memperolehnya di sini.

× Contact Us!