Qontak WhatsApp

Mengenal Pentingnya Tugas & Peran Customer Service

Mengenal Pentingnya Tugas & Peran Customer Service

Kenali Pentingnya Customer Service Bagi Perusahaan Lebih Dalam!

Pentingnya customer service (CS) bagi bisnis terlihat dari tugas yang harus mereka selesaikan. Salah satu tugas penting CS adalah berperan sebagai pasukan terdepan yang berhadapan langsung dengan pelanggan baik sebelum atau sesudah membeli produk. Artinya mereka harus bisa  memberikan kenyamanan bagi pelanggan sehingga memenuhi ekspektasi mereka.

Customer service juga harus berperan mendengarkan keluhan maupun menjawab pertanyaan pelanggan. Mereka juga kerap dituntut untuk menjadi pemecah masalah yang dihadapi pelanggan. Mereka harus menemukan win-win solution untuk pelanggan dan perusahaan sendiri.

Kenali Pentingnya Customer Service Bagi Perusahaan Lebih Dalam!


Apa yang Dimaksud Pentingnya Customer Service?

Customer service adalah layanan pelanggan yang disediakan perusahaan. CS berperan sebagai sarana konsultasi, pusat informasi dan pemecah masalah pelanggan. Artinya pelanggan bisa mendapatkan informasi lengkap mengenai produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan, termasuk mendapatkan solusi dari keluhan atau masalah yang mereka hadapi.

Perusahaan wajib menyediakan customer service untuk menghasilkan pelanggan loyal dan setia. Pasalnya pelayanan pelanggan yang baik dapat membangun brand image sekaligus melakukan aktivitas promosi. Layanan pelanggan yang baik juga mampu menghasilkan net promoter score yang jauh lebih baik. Net Promoter Score adalah indikator kemampuan berbagi maupun memberikan rekomendasi terhadap brand yang jauh lebih unggul.

Dengan kemajuan teknologi, bentuk dari pelayanan pelanggan semakin beragam. Perusahaan tidak sebatas memberi pelayanan melalui telepon atau datang langsung ke gerai. Dengan adanya aplikasi customer service yang terintegrasi dengan sistem CRM memungkinakan perusahaan memberi pelayanan melalui website, email, SMS, hingga media sosial.


Apa saja Tugas dan Peran Customer Service pada Perusahaan?

Peran dan tugas customer service pada bisnis sangatlah penting. Hal ini dikarenakan para agen berhubungan langsung dengan pelanggan. Pelayanan pelanggan yang buruk akan mencoreng nama perusahaan tersebut. Oleh karenanya Anda perlu memahami baik peran dan tugas customer service seperti berikut:

1. Berhadapan langsung dengan pelanggan

Pentingnya Customer Service Bertemu Pelanggan

Customer service adalah garda terdepan yang berhubungan langsung dengan pelanggan. Oleh karena itu, mereka perlu menguasai seluruh informasi tentang perusahaan dan berbagai pertanyaan dari pelanggan. Selain itu, CS juga harus bersiap menghadapi keluhan pelanggan, serta memberikan solusi atas keluhan tersebut.

2. Pentingnya customer service untuk menjalin hubungan baik

Pentingnya Customer Service Menjalin Hubungan Baik

Tugas customer service tidak hanya menjawab semua keluhan atau pertanyaan pelanggan, tapi juga harus menjaga hubungan baik dengan mereka. Apabila pelanggan mengalami kendala, CS harus dapat menyelesaikannya.

Tips sederhana untuk menjaga hubungan adalah dengan bersikap ramah kepada setiap pelanggan dan memberikan pelayanan secara maksimal. Meskipun kini pelanggan tidak harus bertemu langsung, keramahan dan pelayanan maksimal seorang CS secara online ataupun telepon juga perlu dilakukan.

3. Melayani Pelanggan

Pentingnya Customer Service Melayani Pelanggan

Tugas utama customer service adalah melayani pelanggan baik secara langsung atau via telepon atau chatting. Biasanya pelanggan akan menyampaikan keluhan atau pertanyaan seputar  produk yang ditawarkan. Oleh karena itu, CS harus menjelaskan semua informasi yang dibutuhkan pelanggan secara rinci. Jangan lupa semua keluhan atau informasi dari pelanggan harus tercatat rapi untuk digunakan di lain kesempatan.

4. Mendalami semua Informasi terkait produk dan perusahaan

Peran lain customer service adalah menjawab segala pertanyaan dari pelanggan. Meski terkadang pertanyaan yang diajukan cukup ‘aneh’. Oleh karena itu sebagai persiapan seorang CS harus mengetahui detail informasi ataupun sejarah dari perusahaan dan produk yang dijual atau ditawarkan, termasuk informasi pelanggan sebelumnya.

5. Mampu meyakinkan pelanggan

 

Customer service yang baik mampu meyakinkan pelanggan untuk bertransaksi. Agar dapat meyakinkan pelanggan, seorang CS harus memiliki argumen yang tepat dan masuk akal. Selain meyakinkan, CS juga harus membuat pelanggan puas dengan memenuhi semua kebutuhan mereka.

6. Mengorganisir Administrasi

Pentingnya Customer Service Aplikasi Customer service

Hampir semua karyawan pada bisnis bertanggung jawab untuk mengorganisir administrasi perusahaan, termasuk seorang customer service. Namun hal ini tidak akan menjadi beban CS, dengan bantuan aplikasi customer service. Pasalnya aplikasi layanan pelanggan akan mengorganisir administrasi secara otomatis.

Saya Mau Coba Gratis Qontak.com Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak.com Sekarang!


Apa Pentingnya Peran Customer Service Pada Perusahaan?

Seiring perkembangan zaman, banyak pelaku usaha sadar bahwa peran CS jauh lebih penting dari sekedar menjawab telepon pelanggan. Peran CS dapat dikembangkan ke kebagian lain seperti customer relation, promosi, marketing, dan sales yang bisa mendatangkan keuntungan lebih bagi perusahaan.

Berikut alasan pentingnya customer service bagi sebuah bisnis:

  • Bagian brand image artinya CS adalah perwakilan perusahaan untuk berkomunikasi langsung dengan pelanggan. Mereka dituntut harus mengetahui kebutuhan dan ekspektasi pelanggan yang harus dipenuhi oleh perusahaan.
  • Pentingnya customer service untuk membuat pelanggan bahagia yang akan berdampak kepuasan pelanggan. Diharapkan pelanggan yang puas akan menyebarkan kabar dari mulut ke mulut sehingga kesempatan mendapatkan pelanggan baru semakin besar.
  • Pelanggan cenderung menjadi loyal pada perusahaan setelah menerima pelayanan sangat baik dari CS. Bahkan dikutip dari hubspot, 67% pelanggan rela membayar lebih mahal untuk mendapat pelayanan lebih baik.
  • CS bisa memberikan masukkan pada perusahaan berdasarkan data yang dikumpulkan oleh pelanggan. Dengan begitu, perusahaan dapat berbenah diri untuk memenuhi ekspektasi dan kebutuhan pasar.

TIPS: 5 Cara Meningkatkan Layanan Pelanggan Anda


Bagaimana Strategi Meningkatkan Bisnis dengan Customer Service?

Mengingat pentingnya pengaruh customer service pada perusahaan Anda, maka peran mereka perlu dioptimalkan. Salah satu cara efektif adalah dengan menggunakan Aplikasi customer service. Berikut cara-cara meningkatkan bisnis dengan Aplikasi CS:

– Ciptakan kepuasan pelanggan

Pentingnya customer service untuk memastikan pelanggan puas dengan pelayanan yang diberikan. Tim CS Anda harus interaktif dan responsif terhadap semua keluhan atau pertanyaan yang diajukan pelanggan. Mereka juga harus mampu memberikan solusi untuk setiap keluhan pelanggan sehingga kepercayaan pelanggan akan tumbuh. Jangan mengakhiri pembicaraan terlebih dahulu atau tunggu sampai pelanggan mengucapkan terimakasih.

– Untuk Mengedukasi Pelanggan

Customer service ditujukan agar solutif pada setiap pengaduan atau pertanyaan. Diharapkan solusi dari keluhan yang diberikan terkait informasi fitur, promo, layanan atau produk dari perusahaan Anda. Kesempatan ini sekaligus digunakan untuk mengedukasi pelanggan mengenai produk Anda.

– Mengelola Data Pengaduan dan Pertanyaan

Pentingnya CS untuk mengumpulkan setiap keluhan yang masuk menjadi data perusahaan. Data tersebut dijadikan bahan evaluasi. Segera benahi permasalahan yang ada sehingga pelanggan merasakan perubahan yang signifikan.

– Berikan Garansi

Garansi atau pelayanan tambahan biasanya diberikan agar pelanggan merasa aman dengan produk yang dibeli dalam jangka waktu tertentu. Anda bisa menerapkan prinsip ini saat memberikan pelayanan.  Misalnya CS menawarkan produk gratis atau diskon sebagai bentuk penyesalan guna mengambil hati pelanggan kembali.

– Meminimalisir prosedur pengaduan

Buang prosedur yang menyulitkan pelanggan. Semakin mudah pelanggan menyampaikan pengaduan, persoalan semakin cepat teratasi. Diharapkan membuat mereka menjadi loyal.

– Lengkapi dengan Fitur Live Chat

Fitur live chat memungkinkan pelanggan untuk menghubungi customer service Anda mudah dan cepat. Pelanggan hanya perlu mengetik pesan, tanpa perlu mencari alamat email atau telepon. Agen CS pun dapat lebih mudah mengarahkan konsumen dalam menemukan solusi dari permasalahannya. Untuk mendapatkan fitur live chat, Anda dengan mengintegrasi aplikasi CS Anda dengan sistem CRM.

Tonton video berikut untuk mengetahui lebih jauh mengenai aplikasi customer service:

Hal yang perlu CS Anda hindari: 5 Contoh Manajemen Pelayanan Pelanggan yang Buruk


Apa saja Skill Customer Service yang wajib dimiliki?

Menurut Stefani Amini seperti yang dilansir dari destinationcrm.com, ada 5 elemen penting menjadi customer service yang baik, seperti berikut:

  • Buatlah pelanggan merasa penting, dihargai dan diperlakukan layaknya orang. Tetap ramah meski diperlakukan menjengkelkan, ucapkan terimakasih setiap ada kesempatan dan jangan sungkan meminta maaf bila bersalah. Pelanggan akan menyukai itu semua. Pentingnya CS untuk membuat pelanggan senang, meski mereka tidak selalu benar.
  • Pelanggan terkadang tak benar-benar membeli barang atau jasa, melainkan solusi untuk menyelesaikan masalahnya. Di sinilah pentingnya customer service untuk mengerti, identifikasi dan antisipasi kebutuhan pelanggan. Semakin cepat tim CS menyelesaikan masalah, maka pelanggan akan menghargai perusahaan Anda. Pelanggan juga merasa dihargai karena perusahaan mengerti kebutuhan mereka.
  • Pentingnya customer service untuk mendengarkan pelanggan secara efektif dan memberinya perhatian penuh, sehingga tim bisa memberikan saran terbaik. Jangan lupa untuk membuka percakapan dan identifikasi dari jawaban yang mereka buat. Jika pelayan dalam bentuk live chat atau website, gunakanlah text box yang dapat dipetik sehingga pelanggan mudah dalam menyampaikan keluhan, saran dan kritik. Gunakanlah saran yang relevan untuk perbaikan perusahaan.
  • Customer service yang baik selalu responsif terhadap segala masukan dari pelanggan. Berilah jawaban solutif bukan terlihat seperti robot atau template maksimal 30 menit setelah keluhan masuk. Jika jawaban tidak mungkin dipenuhi, tawarkan untuk menyelidiki masalah tersebut dan berjanji untuk memberi jawaban dalam waktu tertentu.
  • Penting untuk selalu sabar, meski berhadapan pelanggan tidak sabaran atau marah-marah. Usahakan memberikan pelayanan yang tidak bisa didapatkan di tempat lain. Tawarkan sesuatu yang tidak terduga, sehingga meningkatkan nilai perusahaan Anda dimata pelanggan.

Saya Mau Coba Gratis Qontak.com Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak.com Sekarang!


Maksimalkan Peran Pentingnya Customer Service dengan Qontak.com Sekarang!

Pentingnya layanan pelanggan bagi perusahaan Anda sudah tidak perlu dipertanyakan. Mengingat pentingnya CS yang besar, tanggung jawab yang diemban juga cukup berat dimana harus responsif, interaktif dan solutif. Sayangnya Tim CS Anda tidak mungkin untuk standby selama 24/7. Oleh karenanya Anda perlu mengotomatisasi layanan pelanggan dengan sebuah sistem.

Aplikasi layanan pelanggan membantu bisnis dalam mengelola, mengorganisir dan merespon seluruh permintaan pelanggan. Aplikasi ini membantu melacak seluruh permintaan CS hanya dengan satu klik saja dan biasanya terintegrasi dengan sistem CRM. Salah satu penyedia sistem CRM popular di Indonesia adalah Qontak.com

Sistem CRM Qontak.com terintegrasi dengan aplikasi WhatsApp Business API sebagai solusi layanan pelanggan pada bisnis. Dengan demikian, seluruh informasi yang dibutuhkan bisnis Anda mengenai pelanggan berada dalam satu platform.

Hubungi Qontak.com sekarang atau dengan mengisi form COBA GRATIS di bawah ini:

You may also like

By