Mengelola Data dengan Customer Relationship Management

customer relationship management

Saat ini, kita hidup di era berbasis data. Bisnis dengan berbagai ukuran dan jenis industri menghadapi kendala yang sama ketika mengelola data, terutama data pelanggan. Database customer merupakan data yang penting, namun sering kali bisnis kewalahan dalam mengelolanya. Lalu bagaimana cara perusahaan saat ini mengelola seluruh data pelanggan mereka secara efektif? Jawabannya adalah dengan software pengelolaan customer atau customer relationship management.

CRM atau customer relationship management mengacu pada sistem bisnis yang dirancang untuk mengelola interaksi – interaksi yang terjadi terhadap pelanggan dan calon pelanggan. Tujuannya adalah untuk membantu bisnis mengembangkan hubungan yang dapat bertahan lebih lama dengan para pelanggan, mendorong pertumbuhan bisnis dan meningkatkan loyalitas pelanggan.

Menerapkan CRM untuk mengelola database customer merupakan langkah yang penting. Saat ini, semakin banyak perusahaan yang mengambil langkah strategis dalam mengelola dan memusatkan data pelanggan mereka secara proaktif melalui software CRM.

Manfaat mengelola data dengan Customer Relationship Management

Memiliki database yang rapi memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan. Salah satu keuntungan terbesarnya adalah membantu pengambilan keputusan dan memberikan pelaporan yang efektif kepada perusahaan. Pengelolaan data secara efektif memberikan informasi detail progress yang telah dicapai terhadap tujuan bisnis dan menjadikan perusahaan yang berbasis data.

Sebaliknya, ketika perusahaan tidak mengelola data customer secara efektif, tim akan sulit untuk bekerja secara maksimal. Waktu mereka akan habis untuk mencari informasi ketimbang berhubungan langsung dengan pelanggan.

Mengelola data pelanggan dalam sebuah database terpusat yang dapat diakses semua orang dapat meningkatkan efisiensi perusahaan dengan memberikan:

  • Akses yang cepat dan mudah terhadap informasi customer yang relevan
  • Sumber data terpercaya untuk kerja sama internal tim
  • Pelaporan yang transparan untuk meningkatkan akuntabilitas
  • Mengurangi sistem yang tumpang tindih

Selain itu, customer relationship management juga memberikan manfaat secara spesifik kepada tiap divisi dalam perusahaan sebagai berikut:

  • Marketing: melakukan campaign secara akurat dan relevan terhadap penjualan
  • Sales: menuntun calon pelanggan melewati proses sales
  • Support: membantu memahami keluhan pelanggan

Bagaimana customer relationship management bisa membantu perusahaan?

Salah satu tantangan dalam mengelola data customer adalah bagaimana cara yang tepat untuk menyusunnya.

Cara yang banyak digunakan oleh perusahan untuk mengelola database customer mereka adalah menggunakan spreadsheet dan shared cloud drive seperti Google Drive. Namun, cara tersebut memiliki banyak kekurangan. Tanpa menggunakan perangkat lunak CRM, perusahaan akan sulit untuk menyusun dan mengontrol data yang dimiliki.

Mengelola data di spreadsheet memang bisa membantu menyimpan data kontak prospek dan klien, namun tidak memberikan gambaran mereka secara utuh.

Dengan menggunakan software CRM seperti Qontak, perusahaan dapat memperoleh gambaran utuh pelanggan secara 360 derajat dari satu layar dalam perspektif yang statis dan dinamis. Dengan Qontak, perusahaan memiliki detail menyeluruh klien, mulai dari percakapan, deal (dalam proses, menang, atau kalah), riwayat kontak dengan perusahaan, serta task dan jadwal janji temu klien.

customer relationship management
Tampilan 360 derajat pada Qontak.com

Selain itu, sales pipeline sistem CRM membantu perusahaan melihat tahapan proses sales tiap klien dalam tampilan metode kanban. Dengan fitur-fitur tersebut, perusahaan dapat menyimpan dan mengelola data selaras dengan funnel pelanggan.

4 cara mengelola dan menyimpan data dengan Customer Relationship Management

Menggunakan CRM akan membantu menstrandarisasi data secara terstruktur. Namun, terkadang banyak terjadi kendala yang menyebabkan fungsi CRM tidak berjalan maksimal. Untuk mencegah hal tersebut, berikut adalah beberapa hal yang dapat dilakukan:

  1. Fokus terhadap pemakaian pengguna

Salah satu penyebab kegagalan utama fungsi CRM adalah kurangnya pemakaian pengguna. Hal tersebut memang tidak dapat dicapai dalam waktu singkat. Perusahaan harus meluangkan waktu memberikan pelatihan yang cukup untuk memaksimalkan penggunaan sistem CRM dan memastikan pengguna mengelola data dengan seharusnya.

  1. Mengintegrasikan sistem

Melakukan integrasi CRM dapat meningkatkan alur data pelanggan dan mengurangi kendala administrasi pada end user. Salah satu integrasi yang sering dilakukan adalah dengan Whatsapp, atau sering disebut dengan Whatsapp CRM. Integrasi ini memudahkan otomatisasi penyimpanan data yang berasal dari Whatsapp, mulai dari kontak hingga riwayat percakapan dengan pelanggan.

customer relationship management

  1. Membatasi user permission

Beberapa data yang bersifat sensitive tidak perlu bisa diakses untuk pegawai dari seluruh departemen. Software CRM yang baik memiliki pengaturan siapa saja yang bisa mengakses data tersebut. Perusahaan harus selektif siapa saja yang bisa mengakses dan mengubah data-data yang penting.

customer relationship management

  1. Selektif terhadap data yang disimpan

Tentu tidak semua data pelanggan harus disimpan. Menyimpan dan mengelola datatabase customer tidak sama dengan menimbun data. Perusahaan harus dapat memilah mana saja data yang penting untuk disimpan dan mana yang tidak. Hal ini untuk memastikan data terkelola dengan rapi dan selaras dengan pertumbuhan perusahaan.

Tingkatkan hubungan pelanggan dengan pengelolaan data menggunaan customer relationship management

Proses dan sistem pengelolaan data mungkin tidak dapat meningkatkan sales atau mengurangi cost perusahaan dalam waktu singkat. Namun, jika dilakukan dengan tepat, mengelola data dengan cermat dapat memberikan dampak jangka panjang bagi perusahaan. Hal ini terutama jika perusahaan ingin menskalakan operasional bisnis dan melayani lebih banyak pelanggan.

Ingin mengelola data pelanggan Anda lebih baik? Hubungi kami sekarang dan dapatkan free trial.

× Contact Us!