Membangun Whatsapp untuk Customer Service

whatsapp untuk customer service

Bagaimana cara membangun Whatsapp untuk Customer Service?

Pelayanan terhadap pelanggan atau customer service merupakan hal yang sangat penting dalam bisnis. Tanpa pelanggan tidak akan terjadi penjualan. Di masa krisis saat ini, bisnis berlomba-lomba untuk memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan untuk menciptakan kepuasan dan loyalitas mereka terhadap perusahaan. Banyak hal yang dapat digunakan untuk meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan, salah satunya adalah menggunakan Whatsapp untuk customer service.

Pada artikel sebelumnya kita telah mempelajari apa itu Whatsapp Business API, fitur, dan dasar-dasar lainnya. Pada artikel ini mari pelajari bagaimana Whatsapp dapat digunakan sebagai alat untuk membantu customer service di perusahaan Anda.

Mengenal Whatsapp for Business

Seperti yang kita tahu (atau mungkin bagi yang belum tahu), Whatsapp mengeluarkan versi khusus untuk bisnis yang dinamakan Whatsapp for Business. Versi ini digunakan oleh bisnis untuk mempermudah interaksi dengan pelanggan. Terdapat dua jenis Whatsapp for Business, yaitu Whatsapp Business biasa dan Whatsapp Business Official. Pada artikel ini kami akan secara khusus membahas mengenai Whatsapp Business Official atau Whatsapp API.

Whatsapp Business Official merupakan integrasi dari Whatsapp Business Official atau Whatsapp Business API dengan sistem CRM Sales, dan sistem Customer Service untuk mengembangkan dan mengotomatisasi bisnis Anda. Whatsapp Business API dapat digunakan oleh berbagai jenis bisnis untuk meningkatkan komunikasi dengan pelanggan di seluruh dunia.

Apa saja yang bisa dilakukan Whatsapp untuk customer service?

Whatsapp API membantu bisnis untuk berkomunikasi dengan calon klien, pelanggan, dan karyawan. Integrasi Whatsapp dengan sistem CRM akan mempermudah pengelolaan dalam mengirimkan notifikasi dan mengatasi customer service, di antaranya yaitu:

  1. Memudahkan pelanggan untuk berinteraksi dengan bisnis.

Pelanggan dapat memulai percakapan dan meminta bantuan terkait detail pembelian, update pengiriman, dll

 

 

  1. Meningkatkan respon terhadap keluhan pelanggan

Salah satu kelebihan Whatsapp Business API adalah 1 nomor bisa dipegang oleh banyak CS, tidak seperti Whatsapp Business biasa yang hanya bisa dipegang oleh 2 agen CS. Hal ini tentu memudahkan tim CS dalam meng-handle pelanggan sehingga mereka tidak kewalahan dan meningkatkan kinerja mereka menjadi lebih baik.

  1. Sistem CRM memungkinkan agen CS untuk mengirimkan Outbond Whatsapp Message

  2. Adanya chatbot sebagai auto responder untuk menjawab FAQ dan memberikan informasi umum lainnya

  3. Mempermudah melacak transaksi pembelian dan pemesanan yang terintegrasi dengan aplikasi CRM

  4. Software CRM memungkinkan agen CS untuk membuat invoice pembelian dan detail bill hanya dengan 1 klik

  5. Mengirimkan reminder atau pengingat terkait pembayaran maupun event/promo terbaru

  6. Semua database pelanggan (nama, nomor telepon, pesanan) akan disimpan dalam satu platform yang mempermudah manajemen untuk menggunakan database tersebut dalam strategi marketing. (Baca: 5 Metode CRM untuk Meningkatkan Marketing Anda)

Bagaimana Whatsapp untuk Customer Service Bekerja?

Untuk mengetahui bagaimana menggunakan Whatsapp untuk customer service, mari pelajari bagaimana alur Whatsapp Official Business dalam menerima dan mengirim pesan serta integrasinya dengan sistem CRM.

  • Pesan Masuk
  1. Pesan Whatsapp pelanggan masuk ke panel obrolan multi CS, kemudian diterima oleh agen CS yang sedang bertugas
  2. Percakapan berlangsung antara agen CS yang ditugaskan dengan pelanggan
  3. Database profil pelanggan dan riwayat obrolan akan disimpan dalam sistem CRM untuk pemantauan dan pengelolaan data

whatsapp untuk customer service

Tipe Pesan Masuk

  • Customer service
  • FAQ (frequently asked questions)
  • Inquiry billing/history
  • Tracking

 

  • Pesan Keluar
  1. Pesan keluar akan dikirim dari Sistem CRM ke Whatsapp pelanggan. Satu pesan keluar dapat dikirim ke banyak pelanggan tanpa batas
  2. Pesan terkirim akan ditampilkan juga di panel obrolan multi CS

whatsapp untuk customer service

Tipe Pesan Keluar

  • Pengiriman faktur
  • Pengingat
  • Notifikasi
  • OTP
  • Konfirmasi

Seperti telah dijelaskan pada artikel sebelumnya, terdapat 2 jenis pesan yang dapat dilakukan pada Whatsapp Business Official atau Whatsapp Business API: Message Template dan Session Message. Dalam mengirim pesan keluar, Anda dilarang untuk mengirim pesan yang berisi promosi/campaign.

Kesimpulan

Whatsapp Business Official atau Whatsapp API dapat melakukan banyak hal untuk membantu bisnis dalam menangani customer service. Membangun Whatsapp untuk customer service dapat meningkatkan layanan terhadap pelanggan sehingga menciptakan kepuasan dan loyalitas pelanggan. Dengan demikian, Anda dapat mempertahankan pelanggan (customer retention) yang akan berujung pada meningkatnya penjualan.

Tidak banyak perusahaan di Indonesia yang memiliki lisensi Whatsapp official business partner. Selain itu, salah satu kekhawatiran bisnis adalah dari segi biaya. Walaupun ada cara tertentu seperti menggunakan whatsapp business apk, hal ini akan berisiko pada perusahaan.

Salah satu Whatsapp Business API Indonesia yang paling banyak digunakan dan sudah terjamin adalah Qontak. Qontak dapat memberikan solusi Whatsapp, Sales, dan CRM terlengkap untuk mengembangkan dan mengotomatisasi bisnis Anda. Segera hubungi kami untuk konsultasi bisnis Anda lebih lanjut.  

× Contact Us!