Aplikasi Project Management: 9 Manfaat Utamanya

Aplikasi Project Management 9 Manfaat Utamanya

Bagaimana Aplikasi Project Management Membantu Sebuah Bisnis?

Di zaman yang sudah berkembang saat ini, mengelola proyek tidak lagi dilakukan secara manual menggunakan post it yang ditempel pada papan tulis. Cara tersebut sangatlah tidak efisien dan kemungkinan terjadi human error sangat besar. Bisnis memerlukan sebuah alat atau aplikasi project management yang efisien dan efektif dari segi biaya untuk merampingkan alur kerja mereka.


Apa itu Aplikasi Project Management?

Aplikasi project management atau project management software merupakan aplikasi yang dirancang untuk memfasilitasi pengerjaan proyek dan membuatnya lebih efisien. Aplikasi project management bisa diatur sesuai dengan kebutuhan organisasi sehingga dapat digunakan oleh berbagai jenis dan ukuran bisnis. Namun, ketika seorang project manager memutuskan untuk menggunakan aplikasi project management, mungkin akan terdapat beberapa anggota tim yang masih ragu.

Benarkah aplikasi manajemen proyek atau project management software dapat mempermudah alur kerja mereka? Apakah biaya yang dikeluarkan sesuai dengan manfaat yang diberikan?

Keraguan tersebut sangat wajar dalam implementasi sebuah sistem baru. Dengan mengetahui bagaimana project management software membantu proyek Anda, project manager dapat meyakinkan anggota timnya untuk menggunakan software dimaksud. Simak keuntungan dan dampak positif dari penggunaan aplikasi project management bagi bisnis berikut!


9 Manfaat Utama Aplikasi Project Management

1. Mempermudah kerjasama internal dan eksternal dalam aplikasi project management

Banyaknya tugas yang saling tumpang tindih antar departemen dan berbagai batasan yang ada terkadang menyulitkan tiap anggota tim untuk memahami apa yang terjadi di luar tim mereka sendiri. Dengan aplikasi project management, kendala tersebut dapat teratasi.

Salah satu manfaat terbesar dari penggunaan aplikasi project management adalah kemampuan untuk berkolaborasi antar departemen dan pihak eksternal seperti klien, vendor, dan stakeholder. Anggota tim dapat melihat tugas mereka di proyek dalam bigger picture dan apa yang sedang dilakukan anggota tim lain.

Sebagai contoh, Qontak.com sebagai salah satu software untuk melakukan project management memiliki fungsi task management. Dengan fungsi tersebut, Anda dapat melihat keseluruhan tugas yang sedang terjadi dalam proyek dan pada tahap apa tugas tersebut sedang berlangsung.

2. Melakukan penjadwalan lebih baik

Melacak milestone dalam proyek dapat menjadi sebuah tantangan, terutama ketika tiap anggota tim harus mengetahui apa yang harus diselesaikan dan kapan waktunya.

Fungsi task management pada aplikasi project management dapat membuat tugas dan memberikan kepada siapa tugas tersebut harus diselesaikan beserta tanggal dan status tugas tersebut. Anggota tim dapat melihat tugas tersebut secara visual masing-masing mengetahui mereka harus mengerjakan apa. Dengan demikian, tidak ada lagi alasan deadline yang miss akibat manajemen yang buruk.

aplikasi project management qontak task management

3. Mempermudah pendelegasian tugas

Memberikan tugas untuk masing-masing anggota tim dapat menghabiskan waktu untuk manajer, terutama pada proyek besar yang melibatkan departemen lain dengan lokasi yang berbeda-beda. Daripada melakukan briefing pada tiap orang, tugas tersebut dapat dengan mudah dimasukkan ke dalam timeline proyek dan diberikan kepada anggota tim yang bersangkutan beserta dengan instruksinya.

Hal ini akan mempermudah seluruh anggota tim dengan hanya mengecek aplikasi untuk melihat apa yang harus mereka lakukan dan kapan deadline-nya.

4. Membangun komunikasi yang lebih baik dengan klien

Dengan menggunakan aplikasi, Anda tidak perlu bertemu langsung dengan klien untuk memberikan progress terbaru. Pada project management software, Anda dapat mengatur agar klien dapat mengakses dan melihat progress yang sedang berlangsung. Hal ini akan mempermudah komunikasi Anda dengan klien.

5. Manajemen biaya

Hal lain yang dapat dilakukan aplikasi ini adalah manajemen biaya. Anda dapat melihat pengeluaran biaya secara real time dan mengidentifikasi mana yang menjadi pengeluaran terbesar. Hal ini dapat menjadi dasar pengambilan keputusan untuk mengelola biaya menjadi lebih efisien.

6. Akses untuk berbagi dokumen

Aplikasi manajemen proyek dapat menyimpan data secara terpusat pada satu platform pada sistem cloud. Hal ini menghindari kemungkinan terjadinya kehilangan data. Hal ini juga mempermudah melacak setiap perubahan yang terjadi pada dokumen sehingga akuntabilitas dan transparansi siapa yang mengubah dan perubahan apa yang dilakukan terjamin.

Selain itu, sistem ini juga memudahkan siapa pun yang memerlukan data tertentu dengan versi terbaru ketika hendak meeting dengan klien sesegera mungkin.

7. Menstandarisasi proses

Dengan project management software, semua orang akan mengetahui hal yang sama dan menggunakan template yang sama untuk membuat dan mengubah dokumen tertentu. Menstandarisasi semua hal dan memastikan tiap dokumen perusahaan sama merupakan hal yang penting. Ketika semua orang bekerja dengan cara yang sama, hal ini menunjukkan profesionalisme dan konsistensi serta kesatuan seluruh departemen.

8. Mengintegrasi anggota tim baru

Memiliki anggota tim baru di tengah-tengah proyek dapat menjadi kendala. Anda harus menjelaskan dan mengajari mereka dalam waktu yang singkat. Dengan aplikasi ini, anggota baru dapat melihat keseluruhan progress proyek dari awal secara jelas, beserta segala perubahan yang terjadi. Hal ini akan memudahkan mereka dalam mempelajari proyek dan langsung memberikan kontribusi yang efektif.

9. Remote working

Di tengah wabah virus Covid-19 saat ini, perusahaan mau tidak mau menerapkan remote working atau work from home. Hal ini menjadi tantangan bagi perusahaan, terutama untuk yang baru menerapkan sistem ini. Bagaimana mereka dapat tetap bekerja dari rumah?

Namun, perusahaan dapat sedikit lega dengan adanya aplikasi manajemen proyek. Dengan aplikasi ini, project manager dapat dengan mudah memastikan tugas terselesaikan tanpa harus mengecek secara langsung. Project manager dapat melakukannya dari rumah melalui laptop atau handphone, yang diperlukan hanyalah akses internet.


Permudah Bisnis Anda dengan Aplikasi Project Management!

Dengan mengetahui 9 manfaat di atas, kelebihan penggunaan aplikasi project management tidak terbantahkan lagi. Ketika dihadapkan dengan tugas kompleks yang terdiri dari anggota yang banyak dan tersebar di berbagai tempat, kendala utamanya adalah bagaimana mengelola organisasi, mendelegasikan tugas, dan melakukan komunikasi antar anggota. Project management software dapat mengatasi itu semua

Project manager dapat fokus memimpin proyek, sedangkan anggota tim mengetahui dengan pasti apa yang harus mereka lakukan. Dengan demikian, alur kerja dapat berjalan lebih mulus dan memberikan hasil yang memuaskan berbagai pihak.

Qontak.com adalah salah satu aplikasi manajemen proyek di Indonesia yang dapat membantu Anda dalam mengelola proyek dalam bisnis Anda. Hubungi kami sekarang untuk konsultasi dan mendapat free trial selama 14 hari.

You may also like