Kunci Sukses Implementasi Project Management Software

project management software

Bagaimana menerapkan project management software agar berhasil di perusahaan Anda?

Anda sudah tahu pentingnya project management software dan manfaatnya bagi kesuksesan proyek. Baca: Mengapa Aplikasi Manajemen Proyek Penting dan 9 Manfaat Utama Aplikasi Project Management.

Anda pun akhirnya memutuskan untuk menggunakan software atau aplikasi project management di perusahaan. Namun, bagaimana memastikannya berhasil? Apa kunci kesuksesan implementasi software tersebut?

Menggunakan software manajemen proyek dapat membantu pengelolaan proyek berada dalam satu platform. Penggunaan software juga meningkatkan koordinasi antar anggota tim sehingga memudahkan melacak progress dan status tugas individual dalam proyek. Namun, bagi anggota tim yang tidak terbiasa dalam penggunaan software atau aplikasi mungkin akan mengalami kesulitan dalam penerapannya.

Bagaimana menghindari kegagalan project management software?

Tidak ada cara yang pasti dalam memastikan keberhasilan software manajemen proyek. Cara tertentu mungkin berhasil untuk beberapa proyek, namun untuk proyek lainnya mungkin tidak. Salah satu yang pasti adalah project manager harus bertanggung jawab untuk memberikan pelatihan kepada anggota tim dalam menggunakan project management software agar mereka tidak kebingungan.

Jika Anda sedang merencanakan untuk menggunakan software atau aplikasi project management dalam organisasi, artikel ini dapat membantu agar anggota tim dapat menyelesaikan deadline dan tugas yang ada. Dengan demikian Anda dapat memastikan anggota tim dapat mengimplementasikan sistem dengan baik.

Kunci Keberhasilan Implementasi Project Management Software

  1. Menentukan Kebutuhan Bisnis

Menerapkan sebuah aplikasi project management harus ada dasarnya. Apakah itu?

Dasarnya adalah kebutuhan bisnis yang jelas, proposisi nilai yang solid, dan manfaat yang akan didapat setelah menerapkan aplikasi tersebut. Manfaat biasanya dilihat dari nilai ROI (return of investment) yang didapat perusahaan setelah memasang software.

Sebelum memutuskan untuk memasang software baru, Anda harus menetapkan kebutuhan bisnis yang jelas terlebih dahulu. Dengan demikian Anda dapat menghitung keuntungan dari implementasi software. Tanpa dasar yang jelas, software tidak akan diterapkan dengan baik.

  1. Pemilihan Vendor

Setelah menentukan kebutuhan bisnis, langkah selanjutnya adalah memilih vendor. Anda harus melakukan survey terhadap vendor yang tersedia di pasaran untuk memastikan vendor yang dipilih tepat.

  • Buatlah tim yang merupakan representatif dari manajemen atas, para ahli, dan pengguna akhir.
  • Identifikasi bagaimana proses kerja perusahaan Anda dalam mencapai suatu tujuan. Selidiki proses mana yang sudah baik dan mana yang perlu perbaikan.
  • Sesuaikan hasil identifikasi tersebut dengan solusi yang tersedia. Buat kriteria untuk mengevaluasi solusi mana yang dapat memenuhi kebutuhan Anda, seperti fitur, harga, dan hal lain yang penting untuk implementasi nantinya.
  • Beri nilai pada masing-masing kriteria. Hal ini akan mempermudah untuk melihat nilai dari tiap vendor yang ingin dipilih

Salah satu fitur yang penting dalam sebuah project managemen software adalah task management atau software manajemen tugas seperti yang dimiliki Qontak. Task management dapat membantu proyek dalam mengatur dan mengelola tugas secara efektif. Fungsinya antara lain adalah pembuatan tugas, perencanaan, penugasan, pelacakan, dan pembuatan laporan.

project management software
Task Management Qontak
  1. Pantau Konfigurasi Awal Software

Setelah memutuskan untuk memilih satu vendor, Anda harus memantau konfigurasi awal software tersebut. Anda bisa mengumpulkan manajemen atas untuk memberikan data-data yang diperlukan kepada tim teknis sehingga mereka dapat melakukan programming dan konfigurasi software manajemen proyek. Dengan demikian software dapat sejalan dengan kebutuhan operasional bisnis.

  1. Mengecek Implementasi Project Management Software

Ketika software sudah berjalan, pastikan anggota tim menggunakannya dengan benar. Demonstrasikan penggunaan software dan biarkan mereka untuk mencoba bagaimana software tersebut berjalan. Dengan hal ini mereka dapat menentukan proses mana yang sudah berjalan baik dan yang harus ditingkatkan.

  1. Pimpin Penggunaan Project Management Software

Ketika Anda menjadi orang yang berinisiatif untuk menerapkan software project management, tidak semua anggota tim akan senang. Mereka terbiasa dengan proses yang lama sehingga sebuah sistem baru dapat mengganggu alur kerja mereka.

Buatlah perencanaan yang mendeskripsikan seluruh tugas yang harus diselesaikan sebelum memulai penggunaan software. Hal ini untuk meminimalisir risiko pada implementasi awal software Anda. Walaupun dibutuhkan usaha bagi beberapa orang, pada akhirnya sebuah software akan mempermudah kerja mereka dalam penyelesaian proyek.

  1. Terbuka terhadap Masukan

Walaupun sudah melalui percobaan, selalu ada celah kemungkinan terjadi kendala dalam pelaksanaannya. Pastikan Anda terbuka terhadap masukan positif, misalnya dengan melakukan survey internal anggota tim secara berkala.

Mendengar masukan dari anggota tim sangat penting untuk mengembangkan implementasi software baru. Melakukan survey adalah salah satu cara yang efektif untuk menilai prosesnya. Anggota tim juga akan merasa pendapat mereka dihargai sehingga semakin mendorong keterlibatan mereka dalam proses.

Menerapkan software manajemen proyek dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan. Namun, jika tidak dilakukan dengan benar, penggunaan software tersebut akan menjadi usaha yang sia-sia. Langkah-langkah di atas dapat menjadi panduan agar implementasi project management software di perusahaan Anda berhasil.

Pastikan Anda memilih project management software yang tepat. Qontak merupakan salah satu penyedia solusi software manajemen proyek Indonesia yang dapat membantu produktivitas perusahaan Anda. Hubungi kami untuk konsultasi lebih lanjut.

× Contact Us!