Kelebihan dan Kekurangan CRM yang Wajib Bisnis Ketahui!

Di era perkembangan teknologi saat ini, banyak bisnis menggunakan aplikasi CRM untuk mengelola usahanya lebih efektif. Aplikasi CRM memiliki sistem yang berguna untuk mengelola penjualan, marketing dan customer service secara terpadu.  Telepas dari kelebihan tersebut, CRM juga memiliki kekurangan yang perlu  bisnis perhatikan.

Kelebihan dan kekurangan CRM ini akan saling melengkapi. Misalnya dibalik kelebihan CRM yang mampu mengelola aktivitas bisnis secara otomatis, terdapat kekurangan CRM yakni menghilangkan unsur manusia di dalam bisnis.

Pelajari selengkapnya kelebihan dan kekurangan bagi perusahaan pada artikel berikut!

Apa Kelebihan Menggunakan CRM?

Kelebihan utama CRM adalah dapat mengelola seluruh penjualan, marketing dan customer service dalam satu database. Kelebihan penggunaan CRM lainnya adalah sebagai berikut:

1. Semua yang Anda perlukan ada di satu tempat

Kelebihan CRM pertama adalah mampu mengumpulkan semua data pelanggan dalam satu database terpusat. Hal ini memungkinkan semua orang memiliki akses terhadap informasi yang sama. Sehingga, tiap anggota dapat bekerja lebih produktif dengan berfokus pada memenuhi kepuasan pelanggan.

2. CRM adalah solusi yang terukur

Agar dapat bertahan, sebuah perusahaan harus memiliki database pelanggan yang memahami value proposition yang ditawarkan kepada mereka. Seiring dengan bertambahnya jumlah pelanggan, akan semakin sulit untuk memenuhi kebutuhan masing-masing pelanggan untuk keperluaan pemasaran.

Dengan aplikasi CRM, Anda dapat mengukur biaya operasional dari laporan kelebihan dan kekurangan database marketing. Sistem ini akan berkembang seiring dengan berkembangnya perusahaan sehingga semua kebutuhan dapat terpenuhi secara efektif.

3. CRM dapat melakukan penggalian data

Aplikasi CRM dapat membantu melihat laporan penjualan tertentu dan analisis lainnya sehingga dapat membantu perusahaan menemukan mana yang berhasil dan mana yang membutuhkan perubahan. Aplikasi CRM membantu untuk menemukan dimana kemajuan terjadi salah satunya dari laporan kelebihan dan kekurangan database marketing.

Kemudian Anda dapat memanfaatkan data tersebut untuk membuat penyesuaian secara langsung. Dengan begitu, Anda bisa membuat keputusan yang lebih bijak.

4. Mengakses data dari mana saja

Kelebihan ini berkat dengan adanya aplikasi mobile CRM. Penggunaan sistem CRM di smartphone memungkinkan Anda untuk mengakses data dari mana saja dan tetap update dengan segala perubahan yang terjadi.

Dulu, kekurangan aplikasi CRM hanya bisa diakses melalui komputer. Namun dengan aplikasi mobile CRM tidak hanya meningkatkan penggunaan CRM, tetapi juga produktivitas. Data dari Forrester menunjukkan bahwa produktivitas tim meningkat sebesar 50% dengan penggunaan aplikasi mobile CRM.

5. Mempercepat proses deals

Ketika mengelola proses penjualan, terutama untuk metode inbound sales, diperlukan membuat sales funnel bagi tim penjualan agar berjalan sesuai dengan proses. Dengan aplikasi CRM, Anda dapat mengintegrasi aktivitas tiap pelanggan.

Contohnya tim marketing dapat mengelola perkembangan tiap negosiasi yang terjadi, aktivitas yang telah dilakukan, dan langkah selanjutnya dari laporan kelebihan dan kekurangan database marketing. Dengan demikian, proses deals dapat berlangsung lebih cepat

6. Mengurangi biaya harian keseluruhan perusahaan

Dengan mengetahui laporan aplikasi CRM, Anda dapat menyesuaikan kebutuhan pelanggan lebih efektif. dengan begitu biaya akan menurun akibat meningkatnya produktivitas. Sebab kejadian hilangnya data-data penting maupun kehilangan pelanggan tidak akan terjadi lagi dengan adanya sistem pada aplikasi CRM.

7. Memperoleh laporan bisnis yang akurat

Dengan aplikasi CRM, Anda tidak perlu lagi repot membuat laporan aktivitas bisnis secara manual. Sebab aplikasi ini dapat membuatnya secara otomatis. Anda juga bisa mengunduhnya langsung dalam format docs, excel, pdf atau lainnya.

Terlebih data yang terkumpul dari aplikasi CRM terupdate secara real time. Jadi Anda tidak perlu khawatir lagi laporan aktivitas bisnis yang Anda download ketinggalan jaman. Hal ini mempermudah Anda untuk membuat strategi peningkatkan bisnis yang lebih baik.

8. Meningkatkan penjualan

Kelebihan CRM sebelumnya mejelaskan bahwa sistem ini mampu mendorong kinerja tim secara keseluruhan. Hal ini juga secara tidak langsung akan berdampak pada peningkatan penjualan bisnis.

Pasalnya tim bisa fokus melakukan pemjualan, sementara CRM akan menyelesaikan tugas berulang seperti mengelola data pelanggan dalam sistem terpusat. Tim juga bisa dengan mudah mengakses data tersebut dengan mudah untuk mendukung penjualan.

9. Membangun kolaborasi tim yang baik

Kelebihan CRM bagi bisnis laiinnya adalah Anda tidak perlu berpindah aplikasi untuk berinteraksi dengan tim lainnya. Termasuk meneruskan permintaan pelanggan ke mereka.

Kemudahan komunikasi internal ini memungkinkan Anda untuk menyelesaikan permintaan lebih cepat. Hal ini tentu menguntungkan sebab pelanggan akan merasa puas dengan pelayanan Anda.

10. Meningkatkan retensi pelanggan

Terakhir kelebihhan CRM adalah membantu bisnis mempertahankan pelanggan yang sudah ada (customer retention). Sayangnya sebagian besar bisnis hanya fokus mencari pelanggan baru hingga melupakan pelanggan lama.

Akibatnya mereka kehilanggan pelanggan. Padahal biaya yang keluar untuk mempertahankan pelanggan relatif lebih terjangkau daripada mendapatkan pelanggan baru. Dengan menggunakan CRM, Anda dapat menjaga hubungan dengan pelanggan dan mempertahankan mereka agar tetap setia pada bisnis Anda.

Rekomendasi: 19 Aplikasi CRM Terbaik 2023 untuk Bisnis Anda

Apa saja Kekurangan menggunakan CRM?

Selain kelebihannya, CRM juga memiliki beberapa kekurangan sebagai pertimbangan. Berapa kekurangan tersebut, mungkin bisa mempengaruhi operasional atau layanan bisnis Anda. Berikut beberapa kekurangan dari menggunakan CRM meliputi:

1. Menghilangkan unsur manusia dalam perusahaan

Menggunakan aplikasi CRM tentu membuat otomatisasi proses bisnis. Namun, hal ini akan membuat pelanggan kehilangan unsur manusia yang terkadang dibutuhkan. Sebagai contoh, Anda tentu akan lebih senang ditangani oleh orang langsung dibandingkan oleh mesin penjawab otomatis.

Walaupun mengotomatisasi sebuah tugas akan memudahkan bisnis Anda, akan lebih baik jika memiliki hubungan personal yang baik dengan pelanggan. Hal ini untuk menghindari hilangnya nilai sentuhan manusia pada bisnis Anda.

2. Adanya kemungkinan kendala keamanan

Meskipun aplikasi ini aman, kenyataan bahwa data-data yang ada tersimpan secara terpusat dapat berpotensi membuat perusahaan khawatir.

Bagaimana jika terjadi mati listrik, kehilangan sinyal, dan aplikasi tidak menyimpan data terakhir? Atau bagaimana jika terdapat karyawan yang tidak memasukkan data dengan akurat? Oleh sebab itu, backup dan sistem monitoring yang dapat mengamankan data Anda.

3. Perlu adanya pelatihan

Pemasangan aplikasi CRM akan mengubah keseluruhan sistem perusahaan. Perlu adaptasi bagi seluruh karyawan untuk terbiasa dan mempelajari cara kerja sistem yang baru. Proses adaptasi ini akan membutuhkan waktu yang mungkin dapat memperlambat pekerjaan.

4. Dukungan teknis

Perusahaan membutuhkan dukungan teknis dalam implementasi aplikasi CRM, dan hal ini membutuhkan biaya tersendiri. Perusahaan dapat mengandalkan tim teknis mereka, atau menggunakan pihak ketiga. Biaya ini akan muncul jika aplikasi yang Anda gunakan masih belum berbasis cloud.

5. Kemungkinan kehilangan data

Beberapa sistem CRM saat ini akan ter-backup secara otomatis di cloud. Namun, tidak semua sistem dapat melakukannya. Backup data secara manual terkadang diperlukan. Jika tidak dilakukan secara teratur, akan ada kemungkinan data yang hilang. Bahkan, sistem cloud juga bisa gagal jika ada masalah dengan koneksi internet atau server.

Pertimbangan Kelebihan dan Kekurangan CRM, Apa yang Harus Anda Lakukan?

Penerapan CRM pada perusahaan memberikan beberapa kelebihan yang sayang dilewatkan seperti, meningkatkan kepuasan pelanggan, mendorong produktivitas bisnis secara keseluruhan. Sayangnya selain kelebihan tersebut, terdapat kekurangan seperti  bisa menghilangkan sentuhan manusia pada bisnis Anda.

Namun setelah mempelajari kelebihan dan kekurangan CRM di atas, Anda dapat menganalisis kebutuhan perusahaan Anda lebih baik. Dengan mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan, kelemahan CRM di atas tidak akan membawa kerugian besar, melainkan mendatangkan banyak manfaat untuk perusahaan Anda.

Mekari Qontak menawarkan aplikasi CRM yang membantu Anda mengatasi kekurangan-kekurangan di atas. aplikasi Qontak sudah berbasis cloud sehingga Anda tidak perlu takut kehilangan data perusahaan Anda. Dengan sistem cloud, Anda juga tidak perlu khawatir dengan biaya maintenance.

Selain itu, Qontak juga dapat diakses pada smartphone sehingga Anda dapat mengakses data yang dibutuhkan kapanpun dan dimanapun. Anda juga tidak perlu khawatir dengan adaptasi sistem karena sistem kami sangat mudah dan akan diberikan pelatihan terlebih dahulu untuk perusahaan Anda.

Tak hanya itu saja, Qontak juga telah dipercaya lebih dari 3000 persuahaan dan Qontak tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan.