Qontak WhatsApp

IP Call Center: Fitur, Manfaat dan Kelebihannya

Panduan IP Call Center

Semua Hal yang Perlu Anda Ketahui Sebelum Menggunakan IP Call Center

Setiap bisnis pasti memiliki banyak agen call center untuk melayani pelanggan mereka lebih cepat. Hadirnya teknologi IP call center sangat dibutuhkan oleh bisnis sering dihubungi oleh pelanggan terkait dengan jasa atau produk yang banyak dicari oleh pelanggan.

VoIP call center dan fitur canggih yang dimilikinya akan membantu bisnis memberikan layanan yang cepat, mudah dan terpadu untuk menciptakan pengalaman pelanggan yang menyenangkan. Pelanggan yang merasa puas dengan layanan yang Anda berikan tidak akan sungkan untuk membayar lebih, bahkan melakukan repeat order.

Semua Hal Mengenai IP Call Center


Apa itu IP Call Center?

IP call center adalah teknologi yang memungkinkan penggunanya melakukan panggilan telepon melalui jaringan internet. Teknologi VoIP contact center ini mampu mengubah suara dari jaringan internet sebagai data yang terkonsolidasi. Dengan begitu, Anda dapat melayani panggilan dari mana saja secara virtual.

Ada tiga cara melakukan panggilan VoIP call center. Metode pertama disebut softphone, yang hanya membutuhkan perangkat komputer dan headset – tidak perlu telepon analog. Kedua dengan menggunakan telepon VoIP yang berupa headset yang dirancang khusus untuk menggunakan VoIP call center. Terakhir adalah menggunakan adaptor VoIP dengan telepon analog. Jadi ketiga metode tersebut dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan bisnis.


Bagaimana Cara Kerja IP Call Center?

IP call center bekerja menangkap gelombang suara (panggilan dari pelanggan) untuk diubah menjadi paket data digital. Kemudian dikirim ke server IPBX melalui hub. Paket data digital tersebut akan diubah menjadi data analog, sehingga akan menjadi gelombang suara yang akan dikeluarkan melalui speaker milik Agent customer service.

Setiap panggilan akan diteruskan secara otomatis ke agen oleh sistem Automatic Call Distributor (ACD). Sementara apabila agen sibuk terdapat fitur Queue System yang akan mengatur  antrian pelanggan untuk diterima oleh Agent. Layanan IP CRM call center juga memungkinkan agen melakukan panggilan keluar (Outbound) melalui Predictive Dialer.

Saya Mau Coba Gratis Qontak.com Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak.com Sekarang!

Pelajari juga Cara Kerja Software Call Center, baca: Software Call Center: Cara Kerja dan 10 Pilihan Terbaik


Apa Manfaat Menggunakan IP Call Center?

Penggunaan IP call center banyak diminati dibandingkan analog. Hal ini tidak lepas dari banyaknya manfaat yang ditawarkan layanan IP CRM call center, seperti dibawah ini:

– Hemat Biaya

VoIP menggunakan jaringan internet untuk lalu lintas suara dan data. Hal ini dapat menghemat biaya pemeliharaan, peralatan, manajemen serta biaya operasional.

– Komunikasi Multisaluran Terpadu

VoIP contact center mendukung layanan panggilan dari berbagai seperti telepon ke email, IM, SMS, panggilan video, dll. Semua panggilan yang masuk dari saluran tersebut akan diantrekan bersama.

– Fleksibel

Daripada masuk ke beberapa sistem untuk melakukan fungsi seperti ‘memindahkan, menambah, dan mengubah’, sistem berbasis IP memungkinkan supervisor untuk memasukkan data sekali saja untuk memperbarui beberapa penyimpanan data. Dengan begitu Anda lebih fleksibel dalam memecahkan masalah/ persoalan yang dihadapi. Dimana Anda tidak perlu khawatir berpindah aplikasi untuk menyelesaikan permasalahan pelanggan.

– Diakses darimana saja

Call center berbasis IP lebih mudah digunakan dibandingkan sistem call center tradisional. Dimana VoIP contact center hanya membutuhkan koneksi internet/broadband berkecepatan tinggi. Artinya Anda dapat mengakses VoIP call center dari rumah, lapangan atau mana saja melalui PC dan telepon (softphone/smartphone) untuk menangani panggilan pelanggan.


Apa saja Fitur Wajib yang dimiliki IP Call Center?

Dalam bekerja, IP call center dibantu oleh fitur-fitur canggih. Berikut fitur-fitur yang wajib dimiliki layanan IP CRM call center diantaranya:

1. Interactive Voice Response (IVR)

IP Call Center IVR

IVR merupakan perangkat pengenalan suara yang akan mengarahkan penelpon ke agen  tertentu. Fitur ini menyediakan opsi bagi pelanggan untuk melayani diri mereka sendiri (self service), hal ini mengurangi beban kerja tim call center.

2. Call Recording

IP Call Center Recording call

Fitur memungkinkan agen untuk merekam dan menyimpan panggilan telepon sebagai file audio pada sistem. File tersebut dapat didengarkan kembali kapan saja saat dibutuhkan.

3. Automatic Call Distribution (ACD)

IP Call Center ACD

ACD bertugas mengarahkan panggilan prospek atau pelanggan ke agen tertentu yang relevan secara otomatis.  Dimana panggilan akan didistribusikan ke agen sesuai dengan kriteria yang ditentukan telah Anda misalnya berdasarkan jam operasional, opsi IVR, dan sebagainya.

4. Predictive Dialer

Sebagian bisnis menugaskan tim call center untuk melakukan panggilan keluar. Melalui fitur predictive dialer, tim dapat menghubungi nomor telepon yang terdapat pada daftar dipanggil secara bersamaan.

5. Dashboards & Reporting

IP Call Center qontak

Fitur ini akan memberikan laporan rinci terkait durasi panggilan, biaya, dan metrik berguna lainnya. Dengan melihat laporan tersebut, supervisor atau manajer dapat mengevaluasi kinerja tim dan mempertimbangkan strategi bisnis selanjutnya.


Apa Kelebihan Menggunakan IP Call Center?

Kelebihan menggunakan VoIP call center adalah kemudahan dalam penggunaanya sebagai pusat layanan panggilan. Selain itu masih banyak kelebihan lainnya, meliputi:

  • Memanfaatkan infrastruktur jaringan data yang sudah ada untuk suara. Sehingga tidak memerlukan tambahan biaya bulanan untuk penambahan komunikasi suara.
  • Penggunaan bandwidth yang lebih kecil daripada telepon biasa. Teknik pemampatan data memungkinkan suara hanya membutuhkan sekitar 8 kbps bandwidth.
  • Memungkinkan digabung dengan jaringan telepon lokal yang sudah ada dengan peralatan yang ada, misal dari PC sambung ke telepon biasa, IP phone handset.
  • Integrasi dengan berbagai alat bisnis mereka bersama-sama untuk menciptakan satu platform yang kuat. Seperti dengan aplikasi CRM atau layanan IP CRM call center dapat mentransfer data secara mulus antara alat yang berbeda dan mengaktifkan fungsionalitas klik untuk panggilan.
  • Menjangkau pelanggan lebih luas dan menyelesaikan banyak masalah pelanggan.
  • Antrian panggilan memungkinkan bisnis untuk merutekan panggilan ke departemen, tim, atau individu yang sesuai. Ini mengurangi jumlah waktu yang terbuang dari mentransfer panggilan dan akan membantu pelanggan Anda mendapatkan bantuan yang mereka butuhkan dari agen dengan keahlian yang sesuai

Saya Mau Coba Gratis Qontak.com Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak.com Sekarang!

Baca juga: 10 Aplikasi Call Center Gratis Terbaik, No 1 Wajib!


Dapatkan IP Call Center Terbaik Sekarang!

Penggunaan IP Call Center mendatangkan banyak keuntungan dan kelebihan bagi bisnis. Seperti yang telah dijelaskan diatas, VoIP contact center tidak hanya berfungsi untuk membantu tim customer service Anda dalam mengerjakan tugasnya, namun juga akan meningkatkan customer experience  yang pada akhirnya dapat mengembangkan bisnis Anda.

Anda bisa mendapatkan VoIP call center dari Qontak.com. Layanan IP CRM call center dari Qontak.com dapat disesuaikan dengan mudah sesuai kebutuhan, memiliki fitur wajib yang lengkap seperti sistem otomatisasi, serta disertai dengan laporan dan analisis yang tepat dan akurat. Salah satu laporan yang diberikan adalah KPI call center pada bisnis yang Anda jalani.

Saya Mau Coba Gratis Qontak.com Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak.com Sekarang!


Frequently Asked Question

Apakah VoIP call center Qontak.com dapat diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada?
    • VoIP call center Qontak.com sudah open API, artinya dapat diintegrasikan dengan sistem apapun selama sistem tersebut juga open API.
Berapa harga VoIP call center?
    • Harga VoIP call center Qontak.com adalah mulai dari Rp200.000/agent/bulan.
Lebih baik menggunakan on-premise atau on-cloud?
    • Lebih baik menggunakan aplikasi berbasis cloud karena tidak memerlukan proses instalasi dan meminimalisir kehilangan data.
Apakah VoIP call center bisa melakukan panggilan keluar?
    • Beberapa VoIP call center seperti Qontak.com dapat menerima panggilan (Inbound) dan melakukan panggilan keluar (Outbound).
Apakah panggilan masuk dapat didistribusikan ke Agent?
    • Panggilan masuk dapat didistribusikan secara otomatis ke Agent yang bertugas (online) sehingga mengurangi waktu tunggu pelanggan.

 

Jika Anda pertanyaan lain, Isi Form di bawah:

You may also like

0 comments

By