Qontak WhatsApp

Chatbot WhatsApp: 5 Cara Mudah Membuat Bot di WA

chatbot-WhatsApp

Penerapan Chatbot WhatsApp pada Business

Beberapa perusahaan mulai menggunakan Chatbot WhatsApp untuk “menggantikan” peran customer service (CS). Hal ini tidak lepas dari kemampuan Chatbot WhatsApp yang mampu merespon permintaan pelanggan dalam waktu cepat.

Berbeda dengan CS yang membutuhkan waktu 5-8 menit untuk menyelesaikan satu permintaan pelanggan. Chatbot mampu merespon lebih dari 1000 pelanggan dalam waktu bersamaan. WhatsApp Business Chatbot juga mulai dimanfaatkan perusahaan sebagai media promosi atau marketing.

5 cara membuat Chatbot WhatsApp dengan mudah diantaranya:

  1. Bermitra official WhatsApp Business Partner di Indonesia (Qontak.com)
  2. Lakukan Verifikasi Akun Facebook Business Manager
  3. Pilih Nomor dan Isi Profil WhatsApp API
  4. Menyusun Alur Percakapan Chatbot WhatsApp
  5. Lakukan Uji Coba Chatbot

chatbot-WhatsApp-banyak-agen


Apa itu Chatbot WhatsApp?

Chatbot WhatsApp adalah robot virtual yang mampu memberikan respon pelanggan secara otomatis. Bot WhatApp dirancang untuk merespon pelanggan seperti seorang manusia pada umumnya, bukan sebuah robot virtual. Hal ini meringankan kerja tim customer service menyelesaikan permintaan pelanggan lebih cepat.

Cara membuat Bot WhatsApp haruslah melalui WhatsApp Business API. API WhatsApp Business bersifat fleksibel sehingga dapat diintegrasikan dengan aplikasi lainnya, salah satunya adalah software CRM dan Sales. Integrasi WhatsApp atau WhatsApp Integration dengan software CRM sering juga disebut WhatsApp CRM. Integrasi WhatsApp dengan CRM membantu bisnis mengelola hubungan pelanggan dengan lebih baik.


Apa saja Manfaat Chatbot WhatsApp Business?

WhatsApp Bot API didesain untuk dapat terintegrasi dengan sistem lain yang terdapat pada bisnis, seperti CRM, sehingga memungkinkan terjadinya komunikasi yang mulus antara bisnis dengan pelanggan. Respon yang cepat dari chatbot membuat pelanggan tidak harus menunggu lama untuk memperoleh jawaban atas pertanyaan mereka. Hal ini sangat penting untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

WA-Bot

Berikut Manfaat Chatbot WhatsApp digunakan sebagai customer service:

1. Mengirimkan pengingat dan notifikasi

Memberikan notifikasi kepada pelanggan melalui WhatsApp jauh lebih efektif dan bisa langsung dilihat oleh pelanggan dibandingkan melalui media lainnya seperti email. Mengapa? Karena notifikasi WhatsApp akan muncul pada tempat yang sering dilihat oleh pelanggan, yaitu handpdhone. Dengan demikian pelanggan tidak akan melewatkan notifikasi yang penting dari bisnis Anda.

2. Merespon keluhan dan pertanyaan pelanggan dengan cepat secara real time

Menjalankan operasional customer service selama 24/7 dapat menjadi sangat mahal jika harus memperkerjakan seorang admin. Belum lagi harus membayar lebih untuk uang lembur. Chat otomatis mungkin tidak dapat menangani seluruh permintaan pelanggan, namun dengan WhatsApp official business account dengan bot Anda dapat dengan mudah menyediakan customer support yang terus tersedia.

WhatsApp business chatbot dapat melayani permintaan pelanggan untuk menjawab pertanyaan repetitif, seperti ketersediaan barang, informasi produk, pesanan baru, maupun pengiriman. Dengan demikian bisnis dapat meningkatkan customer experience dengan biaya yang rendah.

WA-Bot-chat

3.  Mengenalkan katalog produk kepada pelanggan

Chatbot dapat mengirim pesan broadcast mengenalkan katalog produk Anda ke banyak nomor sekaligus dalam waktu bersamaan melalui WhatsApp bulk atau WA blast. Cara ini lebih efektif dibandingkan mengirimkan pesan manual satu persatu. Selain itu lebih hemat biaya daripada harus mencetak brosur. Anda juga dapat melihat laporan berapa jumlah pesan terkirim, gagal dan dibaca.

4.  Mengirimkan status ticket dan penyelesaiannya

Chatbot mampu mengirimkan status ticket kepada pelanggan secara otomatis. Misalnya saat pemesanan tiket pesawat, robot virtual ini akan mengirimkan laporan tiket berhasil dipesan berikut dengan lampiran dokumen tiket ke pelanggan via WhatsApp. Apabila ada perubahan jadwal bot juga akan mengirimkan ulang informasi terbaru ke WhatsApp pelanggan.

5.  Mengumpulkan feedback pelanggan

Memahami kebutuhan pelanggan sangatlah penting untuk meningkatkan kualitas produk dan jasa yang diberikan bisnis. Namun, seringkali pelanggan malas untuk mengisi form feedback.

WhatsApp dapat memudahkan bisnis untuk mengumpulkan feedback pelanggan. Chatbot dapat digunakan untuk mengajukan beberapa pertanyaan, seperti penilaian terhadap kualitas layanan maupun masukkan lainnya. Memberikan pertanyaan langsung melalui chatbot dapat mendorong tingkat respon dari pelanggan.

6. Menawarkan kemudahan akes kepada pelanggan

Dengan WA business chatbot, pelanggan tidak perlu mengunduh aplikasi terpisah untuk dapat memperoleh informasi tentang bisnis yang ingin dihubungi. Pelanggan hanya perlu berinteraksi melalui chatbot di WhatsApp, layaknya kita mengirim pesan kepada orang lain.


Fitur Apa saja yang dibutuhkan Chatbot WhatsApp?

Untuk menjalankan fungsi sebagai customer service, Chatbot memerlukan dukungan dari fitur-fitur canggih sehingga mendapatkan hasil maksimal. Berikut daftar fitur-fitur wajib yang dimiliki Chatbot WhatsApp:

– WhatsApp Multi Agents/Users

Fitur ini memungkinkan menggunakan satu nomor WhatsApp dengan banyak agen atau admin di berbagai perangkat sekaligus. sehingga apabila chatbot tidak dapat menangani permintaan pelanggan, ada banyak pilihan admin/CS yang bisa membantu. Hal ini dapat meningkatkan pelayanan pelanggan.

– WhatsApp Rotator

Fitur Rotator ini akan meneruskan pelanggan/prospek yang tidak dapat diselesaikan oleh Bot secara adil ke tim CS secara otomatis sesuai dengan yang telah ditentukan. Dengan begitu tidak ada pelanggan yang merasa terabaikan karena semua dilayani dengan cepat dan tepat.

WA-Rotatot-qontak

– WhatsApp Automation

Sistem automation pada WhatsApp bot akan menyimpan dan mengunduh semua percakapan yang terjadi didalam WA, termasuk informasi kontak pelanggan. Semua data tersebut akan disimpan di sistem CRM, sehingga saat dibutuhkan dapat diakses dengan mudah oleh tim customer service.

– WhatsApp Auto Reply

WhatsApp auto reply akan merespon dan menjawab setiap pesan yang masuk dari pelanggan secara otomatis. Isi pesan auto reply dapat didesain sesuai dengan kebutuhan bisnis seperti greeting message, harga produk, membantu transaksi, memberikan gambar produk dan lainnya.

chatbot-WhatsApp-auto-reply

– WhatsApp Bulk

WhatsApp bulk atau WhatsApp blast dapat mengirimkan pesan ke nomor tak terbatas secara bersamaan, meski penerima tidak menyimpan nomor bisnis Anda. Hal ini dapat mengefisiensikan waktu dan produktivitas tim CS untuk menjangkau banyak pelanggan sekaligus

– Integrasi

WhatsApp Bot terintegrasi dengan CRM yang akan mengembangkan hubungan bisnis dengan Pelanggan, mendorong pertumbuhan bisnis serta meningkatkan loyalitas pelanggan dengan menjalin hubungan yang baik.

whatsapp-integrasi

– Report

Bot WhatsApp dilengkapi dengan laporan analitik yang menampilkan interaksi tim CS dengan pelanggan dalam satu dashboard terpadu. Dari dashboard tersebut dapat terlihat pencapaian kinerja tim, tren penjualan hingga kontak pelanggan. Dengan melihat report, manajer/supervisor dapat menyusun strategi berikutnya untuk meningkatkan layanan pelanggan.


Bagaimana Cara Membuat Chatbot WhatsApp?

Setelah mengetahui bagaimana manfaat WA Chatbot untuk customer service, mungkin Anda penasaran bagaimana cara membuat Chatbot WhatsApp. Berikut langkah-langkah yang bisa Anda ikuti untuk membuat Chatbot WhatsApp:

Step 1. Bermitra official WhatsApp Business Partner di Indonesia (Qontak.com)

WA-Business-by-Qontak

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan untuk membuat Chatbot WhatsApp adalah bermitra dengan partner resmi WhatsApp Business API di Indonesia Qontak.com. Kemudian Qontak.com akan membantu Anda mendapatkan WhatsApp API dan Chatbot lebih mudah.

Saya Mau Coba Gratis Qontak Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak Sekarang!

 Step 2. Lakukan Verifikasi Akun Facebook Business Manager

FBM-for-Chatbot-Whatsapp-

Verifikasi akun Facebook Business Manager cukup merepotkan untuk dilakukan sendiri dan memerlukan waktu lama. Qontak.com akan membantu Anda mendapatkan verifikasi aku Facebook Business Manager untuk bisa menggunakan Chatbot. Anda hanya perlu menyiapkan dokumen seperti:

  • Nama perusahaan
  • Website URL
  • Email berdomain sama dengan website
  • SIUP/NIB/NPWP bisnis

Step 3. Pilih Nomor dan Isi Profil WhatsApp API

chatbot-WhatsApp-profil

Pilih nomor kontak yang akan digunakan untuk akun WhatsApp API. Nomor ini akan digunakan untuk seterusnya, jadi pastikan untuk selalu aktif. setelah itu Anda bisa mulai melengkapi profil akun WhatsApp Business dengan mengisi jam operasional, website bisnis, katalog dan lainnya.

Step 4. Menyusun Alur Percakapan Chatbot WhatsApp

whatsapp-chatbot-qontak

Pada tahap ini, berarti WhatsApp Business Anda telah aktif. Selanjutnya Anda bisa memulai menyusun alur percakapan yang akan dilakukan Chatbot dengan pelanggan. Caranya dengan memperkirakan pertanyaan/permintaan apa saya yang umum diajukan pelanggan. Setelah itu Anda bisa menyusun respon yang akan Chatbot berikan, termasuk respon apabila ada pertanyaan atau permintaan yang tidak ada pada daftar yang telah Anda buat.

Sebelum mulai submit ke panel Qontak.com, sebaiknya konsultasikan dahulu alur tersebut bersama Qontak.com. Mereka selalu siap membantu Anda, termasuk membuatkan alur Chatbot khusus untuk Anda.

Step 5. Lakukan Uji Coba Chatbot

Trial-and-Error-WhatsApp-Chatbot

Setelah Chatbot selesai dan bisa digunakan, ada baiknya melakukan uji coba terlebih dahulu. Hal ini untuk memastikan bahwa Chatbot bisa digunakan sesuai dengan yang Anda inginkan. Apabila ada kendala dalam uji coba, Anda bisa konsultasi dengan Qontak.com.


Bagaimana Cara Chatbot WhatsApp Bekerja untuk Customer Service?

WhatsApp Bot bekerja memberikan respon pelanggan secara otomatis sesuai alur yang telah Anda buat sebelumnya. Namun sebelum mulai menggunakannya, pastikan akun WhatsApp Business Anda telah ditingkatkan menjadi WhatsApp API. Cara memperolehnya adalah dengan mendaftar ke official Business Partener WhatsApp API di Indonesia seperti Qontak.com.

Saya Mau Coba Gratis WhatsApp Chatbot Qontak Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Qontak Sekarang!

Berikut Cara kerja WhatsApp Chatbot setelah Anda memiliki WhatsApp API:

  • Chatbot menyimpan alur percakapan yang telah Anda buat sesaat setelah membuat WhatsApp Business API.
  • Saat pelanggan mengirimkan pesan, Bot WhatsApp API akan memilah respon mana yang paling sesuai dari alur yang telah dibuat.
  • Beberapa Chatbot akan mengirimkan greeting message sebelum memberikan respon yang sesuai.
  • Sebagian Bot WhatsApp dirancang mengirimkan FAQ yang dapat dipilih pelanggan untuk menyelesaikan masalahnya mandiri (self service).
  • Untuk permintaan yang kompleks atau tidak ada dalam alur, Chatbot akan mengarahkan pelanggan untuk ditangani oleh customer service.
  • Semua interaksi dengan pelanggan akan otomatis disimpan oleh Chatbot secara real time, sehingga bisnis dapat dengan mudah melihat statistik chatbot, seperti berapa jumlah interaksi yang terjadi.

qontak-chatbot-wa-feature


Bagaimana Menggunakan Chatbot WhatsApp untuk Customer Service?

Chatbot WhatsApp business merupakan salah satu cara terbaik untuk berhubungan dengan pelanggan pada media yang selalu mereka gunakan setiap hari. Untuk menggunakan Chatbot WA sebagai customer service, Anda perlu mendaftar partner Official Business WhatsApp Partner di Indonesia, salah satunya Qontak.com.

Qontak.com akan membantu mendapatkan Chatbot WA Business untuk customer service Anda. Fitur canggih dari Qontak.com akan memudahkan Anda dalam menggunakan Chatbot layaknya berkomunikasi menggunakan aplikasi WhatsApp pada umumnya. Dengan begitu dapat meningkatkan customer service bisnis Anda untuk membangun loyalitas pelanggan.

Hubungi Qontak.com sekarang atau dengan mengisi form coba gratis di samping kanan!

Frequently Asked Question tentang Chatbot WhatsApp

Mengapa saya membutuhkan API untuk membuat Chatbot WhatsApp?
      • Untuk mendapatkan fitur

    Chatbot WhatsApp

      yang lebih canggih bagi bisnis, Anda memerlukan API. Qontak.com akan membantu proses pendaftaran dan juga mengupgrade akun Anda, sehingga Anda tidak perlu repot melakukannya.
Apa perbedaan antara WhatsApp Business dan Chatbot WhatsApp API?
    • Tidak ada bot di WhatsApp Business biasa. Anda tidak dapat mengintegrasikan WhatsApp Anda dengan sistem lain atau melakukan otomatisasi apa pun di dalam WhatsApp Business. Sedangkan dengan API, Anda dapat mengintegrasikannya dan memiliki sistem Chatbot yang lebih baik.
Dapatkah saya melakukan upgrade dari WhatsApp Business saya ke Chatbot WhatsApp?
    • Ya, Anda dapat melakukannya dengan menggunakan nomor yang sudah Anda punya.
Bisakah saya melakukan promosi dengan Chatbot WhatsApp?
    • Anda hanya diizinkan untuk memberikan info promosi / kampanye ketika diminta oleh pelanggan.

 

You may also like

By