Qontak WhatsApp

Call Center: Pengertian, Manfaat dan Tugasnya

manfaat-call-center

Mengenal Call Center dan Kegunaannya bagi Bisnis

Di tengah persaingan bisnis ketat saat ini, sebagian bisnis berlomba memberikan layanan pelanggan terbaik. Salah satunya adalah menyediakan pusat layanan pelanggan (call center). Sebab layanan panggilan telepon ini, selain berfungsi untuk menyelesaikan masalah pelanggan, juga sebagai telemarketing, client telepon hingga debt collection.

Seiring perkembang teknologi, bisnis menyediakan pusat layanan pelanggan selama 24 jam. Hal ini sangat membantu pelanggan untuk menyampaikan keluhan, masukan, atau bertanya mengenai produk kapan saja mereka butuhkan. Masih banyak keuntungan dari penggunaan layanan pelanggan satu ini. Semuanya akan dibahas secara lengkap pada artikel di bawah ini.


Apa itu Call Center?

Call center adalah pusat layanan panggilan telepon yang berasal dari pelanggan. Tujuan bisnis memiliki pusat layanan pelanggan adalah untuk memberikan layanan pelanggan yang diharapkan akan berimbas pada peningkatan penjualan.

Saat ini banyak bisnis telah memanfaatkan software yang membantu tugas call center atau aplikasi call center. Alat ini bermanfaat membantu ketika bisnis Anda dibanjiri oleh permintaan dari klien.

Aplikasi call center dapat membantu merampingkan proses pengoperasian pusat panggilan setiap hari. Alat ini menyinkronkan pelacakan, mengelola dan mengarahkan panggilan telepon masuk dan keluar serta mengelola rute panggilan kepada pegawai yang sesuai.

Alat ini juga memfasilitasi layanan pemantauan dan pencatatan panggilan yg bertujuan sebagai penjaminan kualitas. Selain itu, aplikasi juga memberikan membantu karyawan untuk meningkatkan produktivitas, meningkatkan efisiensi, serta menyediakan fitur pelaporan yang lebih baik.

Saya Mau Coba Gratis Qontak.com Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak.com Sekarang!

Baca juga: 8 Aplikasi Helpdesk Berbasis Web, No. 1 Wajib


Apa Manfaat Manfaat Call Center?

Mengingat pentingnya peran yang dimiliki oleh aplikasi dalam menyederhanakan manajemen hubungan pelanggan, kami akan menjelaskan manfaat utama dari call center, sebagai berikut:

1.   Manajemen Layanan Pelanggan Disempurnakan

Call Center-Manajemen Layanan Pelanggan

Ketika pelanggan membutuhkan bantuan atau menghadapi masalah yang berkaitan dengan produk, contact center lah yang akan mereka hubungi untuk bantuan secara profesional. Ketika pelanggan menelepon Anda, mereka berharap Anda akan menangani masalah yang mereka hadapi dengan cepat, efisien, dan profesional.

Di sinilah waktu yang tepat bagi Anda untuk dapat memanfaatkan aplikasi call center Indonesia. Software call center meneruskan panggilan berdasarkan kategori produk, lokasi pelanggan, dan memastikan bahwa mereka ditangani pegawai terbaik dalam bidang tersebut.

Aplikasi ini juga memungkinkan para pegawai untuk mengakses, mengumpulkan dan bertukar informasi secara cepat dan mudah agar tercipta proses penanganan yang lancar di antara para pegawai, yang tentu saja akan mempersingkat waktu tunggu bagi para pelanggan.

2.   Peningkatan Fitur Pelaporan

Fitur Pelaporan Call Center

Peningkatan pelaporan yang berkaitan dengan manajemen merupakan fitur lain yang ditawarkan oleh aplikasi call center. Aplikasi yang luar biasa ini mampu memberikan semua perincian penting yang manajer bisnis perlukan untuk membuat rencana strategis dan keputusan penting.

Beberapa manfaat fitur pelaporan pada aplikasi call center  adalah membantu manajemen dengan menyertakan tingkat penjualan, pendapatan per panggilan, waktu kasus, kategori kasus, dan kemampuan untuk mengevaluasi jumlah panggilan.

3. Peningkatan Produktivitas dan Efisiensi

Call Center- Peningkatan Produktifitas dan efektivitas

Sistem layanan pelanggan membantu meningkatkan produktivitas secara keseluruhan dan memungkinkan penanganan panggilan telepon secara efisien. Ketika seorang pegawai menggunakan aplikasi, mereka akan dapat menangani semua panggilan masuk dan keluar dengan cepat dan mudah.

Mereka juga dapat melacak panggilan dengan mudah dan mempercepatnya saat dibutuhkan. Selain itu, dengan memasang sistem aplikasi, maka pegawai contact center dapat dengan mudah meneruskan panggilan ke pegawai yang tepat serta mendapatkan pembaruan tentang panggilan yang masuk sesegera mungkin, yang nantinya memungkinkan pegawai tersebut untuk merespons dan bertukar informasi penting secara efisien.

4. Peningkatan Akses Data

Call Center-Peningkatan Akses Data

Dengan aplikasi , seorang pegawai dapat memiliki akses yang lebih baik untuk meninjau data pelanggan. Aplikasi call center dapat mengatur data klien secara terpusat serta memiliki informasi tentang segala sesuatu mulai dari info pribadi hingga riwayat pembelian dan layanan pelanggan. Hal ini memungkinkan seorang pegawai untuk berinteraksi dengan para pelanggan tepat waktu dan komprehensif dengan cara yang sesuai.

5. Peningkatan Komunikasi dan Tanggung Jawab

Penggunaan aplikasi memungkinkan para pegawai di berbagai departemen untuk berbagi dan mengkomunikasikan informasi yang benar tentang klien. Misalnya, pegawai sales dapat dengan mudah berkomunikasi dan berbagi pembaruan terkait dengan penjualan dengan anggota tim penjualan lainnya. Kemudian pegawai contact center dapat dengan mudah melacak dan memantau layanan yang telah diselesaikan oleh rekan kerja mereka. Dengan begitu, ia dapat melakukan langkah penting selanjutnya tanpa mereplikasi informasi yang telah diberikan sebelumnya oleh rekan kerjanya.

Selain itu, aplikasi call center juga menawarkan akuntabilitas yang lebih besar, dimana setiap pegawai jelas memahami tanggung jawab pribadi dalam proses penjualan dan layanan pelanggan sehingga ia dapat bertanggung jawab atas setiap keberhasilan dan kegagalan yang dihasilkan.

6. Penurunan Biaya

Peningkatan produktivitas dan efisiensi pada akhirnya akan mengurangi biaya contact center karena waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk mengelola layanan pelanggan akan menjadi lebih sedikit. Fitur panggilan prediktif yang terintegrasi dengan aplikasi  layanan pelanggan akan mengurangi biaya secara besar-besaran. Ini disebabkan fitur panggilan akan mengotomatiskan dan menangkap semua aktivitas panggilan penting secara langsung ke dalam software untuk menciptakan manajemen. Caranya adalah dengan melacak waktu yang ideal untuk menelepon pelanggan dan memberikan metrik yang berguna yang dapat meningkatkan penjualan tanpa perlu menginstal perangkat telekomunikasi mahal lainnya.

7. Pengalaman Pelanggan Yang Luar Biasa

Call Center-Pelanggan Puas

Pengalaman pelanggan dapat meningkat ketika seorang pegawai contact center memberikan informasi yang sesuai dan akurat dengan sentuhan personal. Aplikasi call center dapat mempersingkat pemrosesan data, sehingga hal tersebut dapat meningkatkan retensi pelanggan dan loyalitas pelanggan terhadap sebuah brand atau merek.

Basis data ini juga ideal untuk merekam, mengamati dan mengevaluasi tanggapan pelanggan tentang produk dan layanan Anda, dimana tanggapan pelanggan tersebut akan sangat berguna untuk mengetahui kebutuhan pelanggan serta dapat menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih signifikan.

8. Penjualan yang Lebih Baik

Call Center-Peningkatan Penjualan

Aplikasi call center memiliki kekuatan untuk mendorong penjualan secara instan. Hal ini merupakan salah satu manfaat terbesar dari aplikasi. Dengan menggunakan aplikasi ini, seorang manajer penjualan dapat menangani permintaan pra-penjualan pelanggan yang ada secara efektif. Mereka dapat memiliki akses untuk melihat riwayat transaksi dengan mudah, dapat memproses pesanan, memeriksa jaminan, memberikan kredit, dan menangani layanan purna jual secara efisien.

Mereka juga dapat terlibat dalam penjualan silang karena catatan penjualan yang terdapat dalam basis data memiliki informasi yang berguna terkait dengan kebiasaan membeli dan preferensi ideal pelanggan mengenai berbagai produk dan layanan yang ada.

9. Peningkatan Keamanan

Masalah utama tidak hanya terdapat pada contact center, tetapi juga pada bidang lain yang biasanya beroperasi dengan database, seperti pada keamanan data. Anda akan memiliki resiko kehilangan informasi pelanggan dan perusahaan yang penting jika Anda tidak memiliki sistem keamanan yang handal dan lancar.

Aplikasi call center hadir dengan fitur keamanan yang berfungsi untuk menjaga data klien dan data perusahaan agar sepenuhnya aman dalam cadangan cloud. Hanya penyedia layanan yang memiliki wewenang untuk meninjau dan melaksanakan protokol keamanan lebih lanjut jika diperlukan.

Jadi Anda tidak perlu mengeluarkan biaya atau merasa kesulitan untuk menyewa tenaga profesional untuk meninjau dan memelihara sistem tersebut. Inilah alasan mengapa terdapat banyak pengguna yang lebih mengandalkan sistem keamanan cloud dibandingkan dengan metode cadangan data lainnya.

10. Mudah Digunakan

Call Center-Mudah Digunakan

Banyak bisnis yang bermigrasi ke penyimpanan cloud saat ini, Anda pun perlu mencari solusi contact center pada sistem penyimpanan virtual. Anda dapat mengatur dan mengoperasikannya dengan mudah untuk bisnis Anda.

Rekomendasi Artikel, Baca: Software Call Center: Cara Kerja dan 10 Pilihan Terbaik


Apa Tugas Call Center?

Sebagian besar tugas call center adalah menerima panggilan telepon dari pelanggan. Selain itu masih banyak tugas pusat layanan panggilan seperti berikut ini:

  • Menerima panggilan telepon masuk dari pelanggan.
  • Mendengarkan setiap keluhan dengan baik yang disampaikan pelanggan.
  • Menjadi sumber informasi konsumen terkait produk dan layanan perusahaan
  • Memberikan jawaban dengan benar dari setiap pertanyaan mengenai masalah-masalah yang diajukan konsumen tentang produk perusahaan.
  • Aktif melayani pelanggan dengan ramah dan cepat.
  • Memberikan solusi terbaik terhadap permasalahan yang dihadapi oleh pelanggan.
  • Merekam pembicaraan dengan pelanggan
  • Media telemarketing perusahaan dengan menawarkan produk sebagai solusi dari pertanyaan pelanggan.

Saya Mau Coba Gratis Qontak.com Sekarang!

atau

Saya Mau Bertanya Ke Sales Qontak.com Sekarang!


Apa Perbedaan Call Center dengan Customer Service?

Tugas kedua call center dan customer service (CS) Dimana keduanya berhubungan langsung dengan pelanggan. Bahkan beberapa bisnis menggabungkan keduanya sebagai sebagai satu tim CS.

Namun sebenarnya customer service bertugas untuk memberikan pelayanan pada pelanggan melalui panggilan telepon atau pesan instan Biasanya saat konsumen ada keluhan, konsumen akan menyampaikan pada customer service.

Sementara call center biasanya bertugas menawarkan suatu hal pada konsumen. Misalnya saat pelanggan menelpon call center untuk minta dipesankan makanan, call center akan menjelaskan tentang menu harian dan juga diskon atau semacamnya yang sedang berlaku.


Tingkatkan Call Center Bisnis Anda Sekarang!

Jadi, dari penjelasan diatas dapat disimpulkan banyak sekali manfaat yang dapat diberikan oleh call center. Oleh karena itu, Anda perlu mengelola pusat panggilan ini dengan baik, salah satunya melalui software atau aplikasi call center. Software call center terbaik di Indonesia dapat Anda peroleh melalui Qontak.com.

Jangan tunda lagi, cobalah layanan pusat panggilan dan CRM Qontak.com selama 14 hari GRATIS, sekarang juga.

Hubungi Qontak.com sekarang atau dengan mengisi form COBA GRATIS dibawah ini:

You may also like

By