Begini Cara Membalas Pesan Whatsapp Otomatis!

whatsapp otomatis

Ketika menjalankan sebuah bisnis, menjaga customer relation adalah hal yang sangat penting. Bisnis harus menyediakan saluran komunikasi agar pelanggan dapat menghubungi mereka. Media yang banyak digunakan saat ini adalah Whatsapp. Whatsapp memiliki berbagai fitur yang sangat membantu dalam menjalankan bisnis, terutama versi Whatsapp Business. Salah satu fitur yang cukup banyak dicari adalah membalas pesan Whatsapp otomatis.

Terdapat dua cara untuk memiliki fitur balasan Whatsapp otomatis atau auto-reply, yaitu dengan menggunakan Whatsapp Business dan Whatsapp Business API. Untuk mengetahui perbedaan antara keduanya dapat dibaca di sini.

Auto-reply menggunakan Whatsapp Business

Whatsapp Business merupakan platform yang ditujukan untuk bisnis kecil dan menengah. Versi ini memungkinkan bisnis mengatur “away messages” ketika bisnis sedang tidak tersedia di Whatsapp.

Sebagian besar bisnis memiliki jam operasional 8-12 jam per hari. Sangat mungkin bagi pelanggan untuk berinteraksi di luar jam tersebut. Apalagi, mereka pasti juga memiliki pekerjaan lain yang menyebabkan mereka baru bisa menghubungi di malam hari.

Ketika bisnis hanya berinteraksi dengan customer 8 jam per hari, mereka akan kehilangan potensi pendapatan.

Dengan menggunakan away message, bisnis dapat mengatakan ke customer bahwa mereka sedang tidak tersedia dan akan melayani mereka dengan segera. Hal ini mendorong mereka untuk masuk ke sales funnel lebih mudah.

Whatsapp Business membantu untuk mengatur balasan Whatsapp otomatis dan menjadwalkannya pada waktu yang diinginkan.

whatsapp otomatis

Langkah-langkah mengatur balasan Whatsapp otomatis:

  1. Pilih tanda tiga titik di bagian atas aplikasi Whatsapp. Selanjutnya klik Setting – Business Setting – Away Message
  2. Nyalakan tombol “Send away message”
  3. Selanjutnya, edit pesan yang akan muncul secara otomatis ke pelanggan nantinya
  4. Setelah pesan diubah, pilih jadwal bagaimana pesan tersebut akan dikirim.

Jenis jadwal yang dapat dipilih:

  • Always send: Pilihan ini dapat diipilih ini ketika bisnis sedang libur
  • Custom: Pada pilihan ini, bisnis dapat mengatur durasi waktu tertentu
  • Outside business hours: Fitur ini bedasarkan jam operasional yang dipasang pada profile Whatsapp Business. Pada pilihan ini, pesan akan terkirim secara otomatis ketika pesan masuk di luar jam tersebut.
  1. Selanjutnya, pilih penerima pesan. Penerima pesan dapat diatur sebagai berikut:
  • Everyone: Balasan akan terkirim ke seluruh pesan yang masuk
  • Everyone excluding a few: Seluruh pesan, kecuali beberapa yang tidak termasuk
  • A few out of the contacts: Hanya pelanggan yang menerima balasan
  1. Simpan seluruh pengaturan tersebut

Perlu diingat bahwa balasan Whatsapp otomatis hanya akan terkirim ketika tersedia jaringan internet aktif.

Terdapat beberapa kekurangan fitur auto-reply pada Whatsapp Business biasa:

  • Fitur ini ditujukan bagi bisnis kecil
  • Template yang digunakan hanya bisa satu jenis saja
  • Tidak bisa membantu menghasilkan prospek atau memberikan customer support
  • Memerlukan jaringan internet aktif
  • Tidak dapat di-customized
  • Hanya tersedia pada jam yang telah ditentukan

Untuk memiliki solusi balasan Whatsapp otomatis yang lebih canggih, bisnis dapat menggunakan Whatsapp Chatbot yang dapat dimiliki melalui Whatsapp API.

Membalas pesan Whatsapp otomatis dengan Whatsapp Business API

Whatsapp Business biasa hanya bisa memberikan satu template balasan otomatis. Namun dengan menggunakan API Whatsapp, bisnis dapat menjawab pertanyaan customer yang beragam. Terdapat dua fitur yang dapat digunakan untuk membalasan pesan Whatsapp otomatis pada Whatsapp API:

1. Menggunakan Auto-responder

Fitur auto responder kurang lebih sama dengan away message pada Whatsapp Business biasa. Sistem akan secara otomatis mengirim pesan sesuai dengan jam operasional bisnis.

whatsapp otomatis

Selain itu, pada Whatsapp Business API, Anda juga dapat membuat chat template lebih dari satu sesuai dengan kebutuhan. Template pesan akan otomatis terkirim sesuai dengan pesan yang masuk.

2. Menggunakan Whatsapp Chatbot

Whatsapp Chatbot merupakan platform percakapan otomatis. Bot dapat meniru interaksi manusia melalui penggunaan software. Whatsapp Bot API membantu meningkatkan bisnis dengan memungkinkan pelanggan berkomunikasi dengan perusahaan secara real-time setiap saat.

whatsapp otomatis

Whatsapp chatbot dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan umum atau frequently asked questions (FAQs). Ketika bot tidak dapat menjawab pertanyaan di waktu operasional bisnis, chat dapat dialokasikan ke agen CS. Alokasi agen ini dapat diatur secara manual maupun otomatis melalui round robin.

Alur percakapan yang dilakukan chatbot dapat didesain dan diubah sesuai dengan kebutuhan bisnis. selain itu, alur percakapan juga dapat dihubungkan dengan sistem lain melalui fungsi JSON API. Kelebihan lainnya adalah bisnis dapat melihat kinerja chatbot melalui laporan analitik, seperti berapa traffic interaksi yang terjadi, jumlah pengguna, dan lain sebagainya.

Fitur-fitur tersebut membuat balasan Whatsapp otomatis melalui chatbot jauh lebih unggul dibandingkan sekadar away message.

Bagaimana membuat balasan Whatsapp otomatis dengan Chatbot Whatsapp?

Langkah pertama untuk membangun bot Whatsapp adalah dengan memiliki API Whatsapp. Berbeda dengan Whatsapp Business biasa yang bisa diperoleh dengan mengunduh gratis pada Playstore atau Appstore, ada beberapa cara membuat API Whatsapp. Hal yang pasti adalah Anda harus bekerja sama dengan partner resmi Whatsapp seperti Qontak.

Partner resmi Whatsapp akan membantu mendaftarkan perusahaan Anda untuk memperoleh lisensi Whatsapp Business. Bisnis akan menerima beberapa pertanyaan untuk menentukan kualifikasi API selama proses pendaftaran. Selanjutnya tinggal menunggu persetujuan dari pihak Whatsapp untuk bisa mendapatkan API Whatsapp.

Qontak akan membantu membangun chatbot Whatsapp Anda, mulai dari desain template, hingga integrasi dengan sistem lain seperti CRM. Dengan demikian, Anda dapat memiliki satu tampilan dashboard terhadap seluruh touchpoint pelanggan. Qontak merupakan solusi lengkap all-in-one untuk bisnis Anda.

× Contact Us!