Bagaimana Mencegah Kegagalan CRM Project?

project crm

Jika bisnis tidak dapat memilih dan mengimplementasi dengan baik, CRM project akan berakhir terbengkalai. Bagaimana menghindari terjadinya hal tersebut?

Pelanggan adalah penopang agar sebuah bisnis dapat berjalan. Oleh sebab itu, penting bagi sebuah bisnis untuk memiliki suatu platform yang menyimpan seluruh data tentang pelanggan. Sistem CRM atau customer relationship management merupakan solusi atas hal tersebut. Software CRM membantu perusahaan untuk menyimpan dan mengelola seluruh data pelanggan. Sayangnya, tidak semua CRM project dalam perusahaan berjalan sesuai dengan harapan.

Software CRM yang tidak diterapkan dengan baik akan menjadi sebuah investasi sia-sia yang tidak digunakan oleh karyawan dan tidak memberikan manfaat bagi perusahaan. Namun, hal tersebut dapat dihindari jika kita mengetahui apa saja yang menyebabkan terjadinya kegagalan fungsi CRM.

Terdapat beberapa hal yang dapat menyebabkan fungsi CRM pada perusahaan tidak berjalan dengan baik. Pada artikel sebelumnya, kita telah membahas 5 Alasan Mengapa Fungsi CRM Anda Gagal. Selain itu, menurut Forrester (2009), terdapat 4 faktor utama yang menyebabkan mengapa CRM project dapat gagal:

  • Kurangnya strategi CRM
  • Terlalu berfokus pada teknologi, bukan pada orangnya
  • Gagal dalam beradaptasi
  • Kurang memperhatikan proses yang berlangsung

Secara umum, penyebab gagalnya CRM project disebabkan oleh tidak adanya strategi, perbaikan proses, dan kesulitan dalam beradaptasi. Pada artikel ini, kita akan membahas bagaimana mencegah agar CRM project tidak terjadi di perusahaan Anda.

6 Cara Menghindari Kegagalan CRM Project

  1. Kembangkan strategi dan visi bisnis Anda

Hal ini harus menjadi inisiatif dari seluruh perusahaan, bukan hanya di level manajerial saja. Dengan melibatkan seluruh karyawan, mereka yang terdampak pada perubahan akibat sistem CRM dapat memberikan masukkan. Merekalah yang berhadapan langsung dengan pelanggan sehingga mereka tahu apa saja yang menjadi keluhan pelanggan serta kendala mereka dengan proses dan sistem yang ada.

Berikan mereka kesempatan untuk memberi masukkan terhadap visi dan strategi perusahaan. Hal ini akan mendorong mereka untuk mau menggunakan sistem CRM ketika sudah terpasang.

crm project

  1. Buat komitmen dengan karyawan untuk mau beradaptasi dengan CRM project

Adaptasi karyawan adalah salah satu penyebab utama kegagalan CRM project. Walaupun telah memilih software CRM yang tepat, karyawan yang tidak dapat beradaptasi akan menghambat keberhasilan implementasi CRM.

Beberapa karyawan akan merasa tidak nyaman dengan kehadiran sistem CRM. Ada yang merasa penggunaan software CRM hanya untuk keuntungan atasan saja, ada juga yang merasa khawatir dengan keamanan data yang tersimpan di dalamnya. Kekhawatiran ini dapat membuat karyawan merasa ragu untuk memasukkan data ke dalam sistem dan sulit untuk beradaptasi.

Untuk mencegah hal tersebut, komunikasikan dengan jelas kepada tiap karyawan manfaat dari penggunaan CRM bagi perusahaan. Taktik lain yang dapat digunakan adalah libatkan beberapa karyawan dalam pemilihan software. Hal ini dapat meningkatkan komitmen mereka dan membantu mengomunikasikannya kepada karyawan yang lain.

Perusahaan juga bisa menerapkan sistem insentif, yaitu memberikan reward kepada mereka yang berhasil menggunakan sistem CRM yang baru.

  1. Jangan terburu-buru dengan proses implementasi CRM project

Para ahli sepakat bahawa perusahaan memerlukan waktu untuk implementasi. Selain itu, pada awal penggunaannya, libatkan beberapa karyawan saja.

Para pengguna awal sangat penting untuk keberhasilan penggunaan CRM. Pastikan mereka dapat menggunakannya dengan benar dan membantu mereka dalam melakukan tugas lebih efektif. Setelah itu, beritahukan keberhasilan mereka kepada karyawan lainnya. Hal ini sangat penting untuk membantu memberikan pemahaman kepada pihak yang skeptic dan memastikan seluruh karyawan dapat menggunakannya dengan baik.

  1. Berikan pelatihan yang cukup

Ketika perusahaan terburu-buru dalam implementasi, terkadang mereka lupa untuk memberikan pelatihan kepada karyawan. Padahal, pelatihan yang cukup dan mendalam sangat penting untuk keberhasilan CRM.

Berikan mereka satu hari untuk dapat melihat dan mempelajari sistemnya sebelum memulai pelatihan. Hal ini memberikan kesempatan kepada mereka untuk mempersiapkan pertanyaan dan memahami lebih baik.

Pelatihan sebaiknya dilakukan face-to-face untuk memastikan seluruh karyawan memahami betul bagaimana sistem CRM digunakan. Pastikan juga vendor CRM yang dipilih memberikan pelatihan kepada tim Anda, seperti yang dilakukan Qontak.

  1. Pastikan seluruh data dimasukkan dengan benar

Memberikan pelatihan yang cukup kepada karyawan sangat penting untuk memastikan mereka memasukkan data dengan benar. Akan lebih baik lagi jika software CRM yang Anda pilih menyediakan panduan kepada penggunanya melalui video tutorial di Youtube untuk membantu memudahkan memasukkan data, seperti yang dilakukan Qontak.

  1. Pilih software CRM yang tepat

Banyak perusahaan yang memilih software CRM tanpa mempertimbangkan kebutuhan perusahaan sehingga terdapat fitur-fitur yang sebenernya tidak dibutuhkan.

Untuk menghindari hal tersebut, pastikan memilih software dengan fitur dan fungsi CRM yang berdampak secara langsung terhadap proses bisnis Anda. Perusahaan juga harus mempertimbangkan bagaimana software tersebut dapat memberikan manfaat bagi karyawan yang menggunakannya.

Baca juga: 5 Hal Penting dalam Memilih Aplikasi CRM Jakarta dan Indonesia Terbaik

Sebagai contoh, dalam masa pandemic seperti saat ini, banyak perusahaan yang menerapkan sistem kerja remote atau work from home (WFH). Pilihlah CRM yang memiliki modul untuk melacak aktivitas dan KPI karyawan secara remote serta memiliki sistem mobile.

crm project

Pelajari juga apa saja key performance indicators (KPI) penting yang dapat membantu mereka dalam melakukan tugas, sehingga carilah software yang dapat melacak hal tersebut sekaligus dapat mengelola KPI perusahaan.

Terakhir, pelajari juga hambatan administrasi apa yang dihadapi karyawan. Pastikan CRM dapat membantu tim sales dalam melakukan otomatisasi atau sering disebut dengan sales force automation (SFA). Pilih software yang dapat merekam seluruh interaksi pelanggan secara langsung. Hal ini untuk memastikan sistem yang dipilih dapat memberikan fungsi yang relevan dan penting untuk menjamin keberhasilan CRM project di perusahaan Anda.

crm project

Jika Anda saat ini sedang mencari software CRM yang tepat, hubungi kami sekarang untuk membantu Anda memilih sistem yang tepat untuk bisnis Anda.

× Contact Us!