10 Manfaat Call Center atau Contact Center

Membangun sebuah Call Center bukanlah sekedar merekrut pegawai dan memfasilitasi pegawainya dengan sebuah telepon. Merupakan suatu kewajiban bagi setiap bisnis untuk memiliki layanan call center yang baik. Melalui call center atau contact center, Anda akan dapat manfaat dengan mudah untuk memonitor, melacak, mengelola dan meneruskan panggilan telepon untuk berinteraksi dengan pelanggan Anda.

Ketika terdapat banyak sekali panggilan yang masuk ke dalam bisnis Anda, maka fitur ‘Perangkat Lunak Call Center‘ akan ikut berperan. Fitur tersebut umumnya dikenal sebagai “Customer Relationship Management Software (CRM)“. Alat ini bermanfaat membantu ketika bisnis Anda dibanjiri oleh permintaan dari klien.

  • ‘Call center software‘ dapat membantu merampingkan proses pengoperasian call center setiap hari sehingga Anda bisa mendapatkan hasil yang terbaik dari tim pegawai call center Alat khusus ini dirancang untuk membantu tim call center dengan berbagai cara. Alat ini dapat menyinkronkan proses pelacakan, mengelola dan mengarahkan panggilan telepon masuk dan keluar serta mengelola rute panggilan kepada pegawai yang paling tepat.
  • Alat ini juga memfasilitasi layanan pemantauan dan pencatatan panggilan yg bertujuan sebagai penjaminan kualitas. Selain itu, alat ini juga memberikan sebuah skrip kepada para pegawai untuk meningkatkan produktivitas, layanan pelanggan serta untuk meningkatkan efisiensi dan untuk menyediakan fitur pelaporan yang lebih baik untuk bidang

Mengingat pentingnya peran yang dimiliki oleh alat ini dalam menyederhanakan manajemen hubungan pelanggan, kami akan menjelaskan manfaat utama dari call center atau contact center.

  1. Manajemen Layanan Pelanggan yang Disempurnakan

Ketika pelanggan Anda membutuhkan bantuan atau ketika mereka menghadapi masalah yang berkaitan dengan produk atau layanan Anda, call center di perusahaan Anda lah yang akan mereka hubungi untuk pertama kalinya untuk mendapatkan bantuan secara profesional. Ketika pelanggan menelepon Anda, mereka berharap Anda akan menangani masalah yang mereka hadapi dengan cepat, efisien, dan profesional.

Mereka juga berharap bahwa sebagai pegawai, Anda pasti memiliki catatan informasi mengenai mereka dan akan mampu menjawab setiap pertanyaan mereka tepat waktu. Dikarenakan beban panggilan yang berat, kadangkala seorang pegawai tidak akan mampu menangani setiap panggilan yang masuk.

Di sinilah waktu yang tepat bagi Anda untuk dapat memanfaatkan perangkat lunak call center. Perangkat lunak call center akan meneruskan panggilan berdasarkan kategori produk atau layanan, lokasi pelanggan dan akan memastikan bahwa mereka ditangani oleh pegawai yang terbaik dalam bidang tersebut.

Perangkat lunak ini juga memungkinkan para pegawai untuk mengakses, mengumpulkan dan bertukar informasi secara cepat dan mudah agar tercipta proses penanganan yang lancar diantara para pegawai, yang tentu saja akan mempersingkat waktu tunggu bagi para pelanggan.

  1. Peningkatan Fitur Pelaporan

Peningkatan pelaporan yang berkaitan dengan manajemen merupakan fitur lain yang ditawarkan oleh perangkat lunak call center. Perangkat lunak yang luar biasa ini mampu memberikan semua perincian penting yang manajer bisnis perlukan untuk membuat rencana strategis dan keputusan penting.

Beberapa manfaat fitur pelaporan pada perangkat lunak call center  adalah membantu manajemen dengan menyertakan tingkat penjualan, pendapatan per panggilan, waktu kasus, kategori kasus, dan kemampuan untuk mengevaluasi jumlah panggilan.

  1. Peningkatan Produktivitas dan Efisiensi

Sistem perangkat lunak call center membantu meningkatkan produktivitas secara keseluruhan dan memungkinkan penanganan panggilan telepon secara efisien. Ketika seorang pegawai menggunakan perangkat lunak, mereka akan dapat menangani semua panggilan masuk dan keluar dengan cepat dan mudah.

Mereka juga dapat melacak panggilan dengan mudah dan mempercepatnya saat dibutuhkan. Selain itu, dengan memasang sistem perangkat lunak, maka pegawai call center dapat dengan mudah meneruskan panggilan ke pegawai yang tepat serta mendapatkan pembaruan tentang panggilan yang masuk sesegera mungkin, yang nantinya memungkinkan pegawai tersebut untuk merespons dan bertukar informasi penting secara efisien.

  1. Peningkatan Akses Data

Dengan perangkat lunak call center, seorang pegawai dapat memiliki akses yang lebih baik untuk meninjau data pelanggan. Perangkat lunak call center dapat mengatur data klien secara terpusat serta memiliki informasi tentang segala sesuatu mulai dari info pribadi hingga riwayat pembelian dan layanan pelanggan. Hal ini memungkinkan seorang pegawai untuk berinteraksi dengan para pelanggan tepat waktu dan komprehensif dengan cara yang sesuai.

  1. Peningkatan Komunikasi dan Tanggung Jawab

Karena ini merupakan basis data terpusat, maka perangkat lunak call center memungkinkan para pegawai di berbagai departemen untuk berbagi dan mengomunikasikan informasi yang benar tentang klien melalui sebuah pembaruan. Misalnya, pegawai bidang penjualan dapat dengan mudah berkomunikasi dan berbagi pembaruan terkait dengan penjualan dengan anggota tim penjualan lainnya, sedangkan pegawai call center atau pegawai layanan pelanggan dapat dengan mudah melacak dan memantau tugas atau kasus layanan yang telah diselesaikan oleh rekan kerja mereka sehingga ia dapat melakukan langkah penting selanjutnya tanpa mereplikasi informasi yang telah diberikan sebelumnya oleh rekan kerjanya.

Selain itu, perangkat lunak call center juga menawarkan akuntabilitas yang lebih besar, dimana setiap pegawai jelas memahami tanggung jawab pribadi dalam proses penjualan dan layanan pelanggan sehingga ia dapat bertanggung jawab atas setiap keberhasilan dan kegagalan yang dihasilkan.

  1. Penurunan Biaya

Peningkatan produktivitas dan efisiensi pada akhirnya akan mengurangi biaya call center karena waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk mengelola layanan pelanggan akan menjadi lebih sedikit. Call center yang menggunakan fitur panggilan prediktif yang terintegrasi dengan perangkat lunak call center akan mengurangi biaya secara besar-besaran. Ini disebabkan karena fitur panggilan akan mengotomatiskan dan menangkap semua aktivitas panggilan penting secara langsung ke dalam perangkat lunak untuk menciptakan manajemen kepemimpinan yang meningkat seiring waktu dengan melacak waktu yang ideal untuk menelepon pelanggan dan memberikan metrik yang berguna dalam waktu yang sebenarnya yang dapat meningkatkan penjualan tanpa perlu menginstal perangkat telekomunikasi mahal lainnya.

  1. Penjualan yang Lebih Baik

Perangkat lunak call center memiliki kekuatan untuk mendorong penjualan secara instan. Hal ini merupakan salah satu manfaat terbesar dari perangkat lunak. Dengan menggunakan perangkat lunak ini, seorang manajer penjualan dapat menangani permintaan pra-penjualan pelanggan yang ada secara efektif. Mereka dapat memiliki akses untuk melihat riwayat transaksi dengan mudah, dapat memproses pesanan, memeriksa jaminan, memberikan kredit, dan menangani layanan purna jual secara efisien.

Mereka juga dapat terlibat dalam penjualan silang karena catatan penjualan yang terdapat dalam basis data memiliki informasi yang berguna terkait dengan kebiasaan membeli dan preferensi ideal pelanggan mengenai berbagai produk dan layanan yang ada.

  1. Pengalaman Pelanggan Yang Luar Biasa

Pengalaman pelanggan dapat meningkat ketika seorang pegawai call center memberikan informasi yang sesuai dan akurat dengan sentuhan personal. Perangkat lunak call center dapat mempersingkat pemrosesan data, sehingga hal tersebut dapat meningkatkan retensi pelanggan dan loyalitas pelanggan terhadap sebuah brand atau merek.

Basis data ini juga ideal untuk merekam, mengamati dan mengevaluasi tanggapan pelanggan tentang produk dan layanan Anda, dimana tanggapan pelanggan tersebut akan sangat berguna untuk mengetahui kebutuhan pelanggan serta dapat menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih signifikan.

  1. Peningkatan Keamanan

Salah satu masalah utama tidak hanya terdapat pada call center tetapi juga pada bidang lain (yang biasanya beroperasi pada basis data) yaitu seperti pada keamanan data. Anda akan selalu memiliki resiko kehilangan informasi pelanggan dan perusahaan yang penting jika Anda tidak memiliki sistem keamanan yang handal dan lancar.

Perangkat lunak call center hadir dengan fitur keamanan yang bisa diandalkan yang berfungsi untuk menjaga data klien dan data perusahaan agar sepenuhnya aman dalam cadangan cloud. Hanya penyedia layanan yang memiliki wewenang untuk meninjau dan melaksanakan protokol keamanan lebih lanjut jika diperlukan.

Jadi Anda tidak perlu mengeluarkan biaya atau merasa kesulitan untuk menyewa tenaga profesional untuk meninjau dan memelihara sistem tersebut. Inilah alasan mengapa terdapat banyak pengguna yang lebih mengandalkan sistem keamanan cloud dibandingkan dengan metode cadangan data lainnya.

  1. Mudah Digunakan

Karena banyak bisnis sedang bermigrasi ke penyimpanan cloud saat ini, maka Anda dapat mencari solusi call center yang didasarkan pada sistem penyimpanan virtual yang dapat Anda atur dan operasikan dengan mudah untuk bisnis Anda.

Kesimpulan
Jadi, semua deskripsi di atas merupakan manfaat yang dapat diberikan oleh perangkat lunak call center. Jika Anda ingin mencari perangkat lunak call center terbaik untuk bisnis Anda, maka pertama-tama yang Anda harus lakukan adalah memilih perangkat lunak yang memenuhi kriteria dan kebutuhan Anda.

Jangan tunda lagi, cobalah Qontak CRM & Call Center Software selama 14 hari gratis, sekarang juga.

You may also like

× Contact Us!