10 Cara Terbaik Untuk Tetap Terorganisir Sebagai Manajer Proyek

Sebagai seorang manajer proyek, Anda adalah orang yang pada akhirnya bertanggung jawab untuk menjaga agar proyek yang dijalankan tetap berada pada jalurnya, terutama ketika muncul banyak tekanan.

Untuk menjadi seorang manajer proyek yang sukses, Anda harus mampu menyeimbangkan antara tenggat waktu, anggaran, dan kualitas pekerjaan. Hal ini bisa menjadi sangat rumit bahkan untuk proyek yang paling sederhana sekalipun, disinilah kemampuan organisatoris berperan. Kurangnya pengaturan dapat merugikan proyek apapun yang dijalankan, namun sebenarnya terdapat banyak cara yang dapat dilakukan untuk membantu Anda mencapai apa yang Anda rencanakan. Bagaimana cara seorang manajer proyek untuk tetap terorganisir? Inilah 10 tips yang dapat dilakukan:

 10 tips yang dapat dilakukan untuk tetap terorganisir:

  1. Tetapkan harapan di awal

    Sejak awal, Anda harus memberitahu tim atau karyawan Anda mengenai apa harapan Anda untuk proyek tersebut. Informasi ini harus mencakup tentang kualitas pekerjaan yang Anda harapkan, siapa yang akan bertanggung jawab untuk tugas tertentu, dan bagaimana tim Anda harus berkomunikasi satu sama lain. Semakin cepat Anda menjelaskan kepada anggota tim Anda mengenai apa yang diharapkan dari mereka, maka akan semakin mudah untuk memastikan bahwa semua orang bekerja ke arah dan tujuan yang sama serta akan menghilangkan segala kebingungan dan asumsi yang salah sejak awal.

  2. Tentukan ruang lingkup

    Sebagai manajer proyek, langkah pertama dalam proses perencanaan proyek adalah menentukan ruang lingkupnya. Untuk melakukan ini secara efektif, Anda perlu memahami hal-hal yang berkaitan dengan proyek tersebut, yaitu:

    • Hasil Kerja: Apa output dan hasil yang diharapkan?
    • Biaya: Apakah ada anggaran yang ditetapkan?
    • Jangka waktu: Berapa lama Anda harus menyelesaikan proyek tersebut?
    • Sumber daya: Sumber daya fisik, manusia, dan keuangan apa yang Anda miliki?
    • Pemegang saham : Siapa yang terlibat dalam proyek tersebut? Siapa pemberi pengaruh, pembuat keputusan, dan penerima?
  3. Ikuti sebuah template  (contoh)

    Saat mengelola sebuah proyek, jangan melakukan hal yang tidak diperlukan. Jika ini adalah proyek pertama Anda, buatlah contoh dokumen yang dapat Anda gunakan sebagai pedoman awal yang kuat. Hal ini akan membuat pekerjaan Anda menjadi lebih mudah, dan itu berarti Anda akan memiliki satu paket contoh yang bisa diterapkan sebagai referensi di masa mendatang. Menulis buku harian yang berisi tentang pekerjaan Anda, yaitu membuat catatan rinci tentang bagaimana Anda menangani masalah tertentu juga merupakan ide yang baik. Jika kemudian masalah serupa muncul, Anda akan memiliki referensi untuk mengatasinya.

  4. Tinjau perkembangan rencana proyek

    Rencana proyek pada dasarnya adalah peta proyek yang berisi informasi terperinci tentang ruang lingkup, biaya, dan jadwal proyek yang disetujui. Untuk meninjau perkembangan sebuah rencana proyek, Anda dapat mengajukan pertanyaan-pertanyaan dibawah ini:

    • Apakah tugas tersebut telah diselesaikan dengan efektif?
    • Apakah tenggat waktu yang diberikan masih realistis dibandingkan dengan seberapa cepat pekerjaan tersebut selesai? Jika tidak, adakah tugas yang membutuhkan perhatian lebih?
    • Apakah Anda masih memiliki sumber daya yang tepat yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut?

    Sangatlah penting untuk meninjau perkembangan proyek tersebut secara teratur menggunakan pembaruan dan tanggapan dari tim Anda. Jadikan ini sebagai prioritas selama rapat tim sehingga Anda dapat mengatasi masalah saat masalah itu muncul dan sesuaikan dengan rencana Anda jika diperlukan.

  5. Tetapkan batas waktu

    Tidak ada cara yang lebih baik untuk memastikan sesuatu dilakukan tepat waktu selain menetapkan kerangka waktu yang dapat dicapai terhadap tugas-tugas proyek tertentu. Sebuah studi di universitas menunjukkan bahwa para siswa akan benar-benar bekerja lebih efisien ketika sebuah tugas besar dipecah menjadi tugas-tugas kecil dengan waktu yang dibatasi. Anda harus yakin bahwa orang yang Anda beri tugas memiliki keterampilan dan kapasitas untuk menyelesaikan tugas tersebut tepat waktu. Menetapkan batas waktu yang tidak realistis dapat memberikan tekanan yang tidak semestinya pada sumber daya proyek, yang mengakibatkan kualitas pekerjaan yang buruk dan kelelahan pada anggota tim.

  6. Sering melakukan Meeting

    Sebagai seorang manajer proyek, sangatlah penting untuk bertemu dengan tim Anda secara berkala untuk mengomunikasikan pembaruan proyek, termasuk mengenai pencapaian atau keberhasilan serta beberapa masalah yang dihadapi.

    Sebuah penelitian yang dilakukan terhadap lebih dari 500.000 pertemuan menemukan bahwa orang-orang banyak menyambut dengan baik pertemuan yang diadakan pada hari Selasa pukul 14:30. Jika Anda bekerja dalam tim proyek virtual, carilah waktu yang paling cocok untuk sebagian besar anggota tim. Hal ini bisa menjadi tantangan bagi karyawan yang berada di beberapa zona waktu yang berbeda. Anda juga harus menetapkan waktu yang berbeda-beda untuk setiap rapat untuk menghindari rapat tengah malam berulang bagi sebagian karyawan yang sama.

  7. Kembangkan sistem pengarsipan yang efektif

    Mengelola sebuah proyek dapat diartikan sebagai mengelola tumpukan dokumen, yaitu membuat dan memperbaiki dokumen. Hal ini dapat menjadi sebuah mimpi buruk bagi Anda ketika Anda harus menemukan sebuah dokumen.

    Sistem pengarsipan yang tepat dengan sistem penamaan dokumen yang jelas akan membantu proses penyimpanan dokumen secara konsisten. Namun periksalah terlebih dulu apakah telah ada sistem penamaan khusus yang digunakan di perusahaan Anda. Jika tidak ada, maka Anda dapat mencari contoh penamaan dokumen. Pastikan Anda konsisten dalam melakukan pendekatan apapun.

  8. Mendelegasikan tugas secara efisien

    Mendelegasikan tugas merupakan salah satu keterampilan terpenting yang harus Anda miliki sebagai seorang manajer proyek. Kita memerlukan seni untuk melakukannya secara efektif, tetapi begitu Anda menguasainya, Anda akan terlepas dari tekanan yang muncul pada diri Anda sendiri serta dapat memberikan rasa tanggung jawab dan prestasi kepada anggota tim Anda. Alih-alih memberikan setiap orang pekerjaan besar yang harus diselesaikan, Anda dapat membaginya menjadi tugas yang lebih kecil atau sederhana.

    Berikan arahan dengan jelas dan pastikan setiap anggota tim tahu persis apa yang sedang mereka lakukan dan kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan. Anda juga harus memastikan bahwa orang yang Anda beri tugas memiliki informasi yang benar dan kemampuan untuk menyelesaikannya.

  9. Mengantisipasi masalah

    Kita semua berharap bahwa masalah tidak akan muncul, terutama ketika terdapat tenggat waktu ketat yang harus dipatuhi.

    Sayangnya, ini jarang terjadi. Justru, mengembangkan dan menjaga agar risiko dan masalah yang muncul selalu diperbarui seiring dengan mengatasi masalah tersebut sesegera mungkin dapat mencegah rencana proyek Anda menjadi serba salah. Jika terdapat masalah besar yang mengancam jalannya proyek Anda, maka proses yang telah ditentukan sebelumnya akan mengurangi kecemasan dan membuatnya lebih mudah untuk diselesaikan secara objektif agar menemukan solusi yang tepat. Komunikasi rutin dua arah dengan para pemegang saham utama juga penting untuk memastikan tidak ada kejutan di sepanjang jalan.

  10. Gunakan software manajemen proyek

Yang terakhir tetapi tentu saja tidak kalah penting, software manajemen proyek yang efektif sangatlah berharga bagi para manajer proyek terutama di dunia berbasis web seperti saat ini. Tidak ada yang lebih baik daripada solusi software online jika Anda mencari sebuah cara untuk menyimpan semua dokumen utama pada satu tempat, berbagi informasi dengan tim Anda dan mengelola tugas di hub pusat. Cobalah software manajemen proyek online Qontak dan lupakan keharusan untuk memperbarui lembar kerja serta daftar kegiatan yang rumit.

Jika Anda menginginkan sebuah cara yang lebih baik untuk mengatur proyek Anda, daftarkan diri Anda disini untuk memperoleh uji coba gratis dan mulailah bekerja lebih pintar, bukan bekerja lebih keras.

You may also like